Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas en un centro de cuidado necesita más que una fecha y un recorrido. Hay que coordinar las inscripciones, las visitas guiadas, la recepción, la información para las familias y las necesidades de accesibilidad. Esta checklist reúne 70 tareas y 86 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar el programa hasta preparar el café, la señalización y el catering del día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir los espacios y la visita guiada
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar necesidades de accesibilidad
Enviar la información de aparcamiento
Publicar el programa en línea
Asignar guías
2 personas
Asignar a las anfitrionas y anfitriones
2 personas
Distribuir los puestos de información
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar las visitas guiadas
3 personas
Comprobar paneles informativos
2 personas
Imprimir folletos y formularios
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Hacer carteles de ruta
2 personas
Imprimir la lista de inscritos
Revisar el pedido de catering
Hacer la compra
2 personas
Marcar por separado las comidas de dieta
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Revisar refrigeradores
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar llaves y acceso
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
3 personas
Limpiar y vaciar las salas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puntos de información
4 personas
Preparar folletos y materiales
3 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Porcionar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Indicar a los visitantes el programa
2 personas
Atender los puestos de información
6 personas
Guiar visitas
4 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Coordinar actividades
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Reunir la vajilla y los materiales
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger las salas
4 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración y los carteles de ruta
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar el material impreso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillascant. 110
- Taburetes de barcant. 8
- Mostrador de recepción
- Mantelescant. 12
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 8
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátilescant. 3
- Pantallascant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Laminadora
- Enrollacablescant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Soportes para globoscant. 4
- Guirnaldascant. 6
- Centros de mesa floralescant. 12
- Banners informativoscant. 6
- Pancartas con nombrescant. 20
- Marcos de fotoscant. 10
- Tiras adhesivascant. 4
Catering
- Termoscant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cajas isotérmicascant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
- Filtros de cafécant. 200
- Palitos de azúcarcant. 200
- Varillas para mezclarcant. 200
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Guantes de cocinacant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Etiquetas de dietacant. 100
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Escobas de manocant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Botellas de spray de manoscant. 6
- Guantes de gomacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 10
- Lámparas nocturnascant. 4
Papeleo
- Folletoscant. 300
- Folletos del programacant. 150
- Formularios de inscripcióncant. 150
- Tarjetas de evaluacióncant. 150
- Bolígrafoscant. 40
- Portapapelescant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Papel A4cant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Cinta adhesivacant. 8
- Sets de tijerascant. 4
- Carteles de flechascant. 30
- Carpetas de presentacióncant. 20
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Señales de advertenciacant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Puntos de desinfeccióncant. 4
Actividades
- Puzlescant. 6
- Libros para colorearcant. 150
- Juegos de lápices de colorescant. 12
- Juegos de memoriacant. 4
- Pelotas blandascant. 6
- Materiales para actividadescant. 4
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad.
- No esperes al día anterior para repartir funciones: asigna guías, anfitriones y puestos de información con al menos 7 días de antelación, e incluye una sesión breve para los voluntarios.
- Prepara un recorrido alternativo para personas con movilidad reducida y comprueba cada espacio antes de publicar la información de aparcamiento y la ruta de visita.
- Imprime la lista de inscritos, las etiquetas con nombres, los folletos y los carteles de ruta el día anterior. Ten copias adicionales de cada documento para cambios de última hora.
- Separa y etiqueta las comidas dietéticas antes de montar el catering. Enfría las bebidas y deja preparado el punto de café y té al menos 30 minutos antes de recibir a las primeras familias.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la jornada. Abre el formulario de inscripción al mismo tiempo y fija una fecha límite de respuesta entre 5 y 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo se prepara una visita guiada en un centro de cuidado?
- Define los espacios, el recorrido y los responsables al menos 2 semanas antes. Haz una prueba completa del recorrido entre 3 y 5 días antes para detectar problemas de acceso, señalización o tiempos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula como mínimo una persona en recepción, una por cada puesto de información y un guía por cada grupo que salga a la vez. Confirma los turnos 7 días antes y prepara una persona de reserva.
- ¿Cuándo hay que preparar el catering y las bebidas?
- Revisa el pedido y las dietas entre 3 y 5 días antes. El día del evento, enfría las bebidas y monta el café y el té 30 minutos antes de la apertura; mantén las comidas dietéticas claramente separadas.
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