Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin improvisar
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido del visitante está decidido antes de enviar las invitaciones. Empieza fijando la fecha, el programa y la capacidad de cada visita; después coordina inscripciones, salas, voluntariado, técnica y catering. Reserva con antelación los recursos que suelen faltar, como proyectores, micrófonos, mesas de recepción y bebidas. En la última semana, prueba las actividades, revisa las presentaciones y recorre el edificio como si fueras un visitante nuevo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Distribuir espacios y salas
2 personas
- 3
Inscribir jornada de puertas abiertas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Actualizar la página web y las redes sociales
2 personas
- 6
Revisar el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Reservar visitas guiadas
- 10
Pedir el catering
- 11
Pedir bebidas
- 12
Reservar técnica
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Hacer el plano
- 15
Imprimir el programa
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Crear la señalización
2 personas
- 18
Recopilar las presentaciones
2 personas
- 19
Probar las actividades
3 personas
- 20
Revisar las presentaciones locales
3 personas
- 21
Comprobar el inventario
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Preparar los materiales
3 personas
- 24
Revisar refrigeradores
- 25
Limpiar previamente los espacios
3 personas
- 26
Montar mesas
4 personas
- 27
Colocar las sillas
4 personas
- 28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 29
Montar los puestos de información
4 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Colocar la señalización
2 personas
- 32
Conectar la técnica
2 personas
- 33
Preparar las presentaciones
3 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Preparar aperitivos
3 personas
- 36
Enfriar las bebidas
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Dar briefing al equipo de recepción
5 personas
- 39
Dar la briefing a los guías
8 personas
Evento
- 40
Recibir a los visitantes
4 personas
- 41
Registrar inscripciones
3 personas
- 42
Repartir el programa
2 personas
- 43
Guiar visitas
8 personas
- 44
Guiar las clases de prueba
6 personas
- 45
Realizar charlas informativas
6 personas
- 46
Coordinar actividades
6 personas
- 47
Realizar presentaciones
3 personas
- 48
Servir café y té
3 personas
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 53
Registrar objetos perdidos
- 54
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 55
Recoger el catering
3 personas
- 56
Desmontar materiales
5 personas
- 57
Retirar la decoración
3 personas
- 58
Apagar la técnica
2 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar los locales
5 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 64
Revisar el terreno
3 personas
- 65
Devolver el material prestado
2 personas
- 66
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 67
Archivar datos de inscripción
- 68
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 180
- Mesas altascant. 8
- Mostrador de recepción
- Percheros para vestuarioscant. 4
- Mantelescant. 24
- Postes separadorescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Pinzas de servircant. 12
- Bolsas neveracant. 4
Equipo
- Portátilescant. 6
- Proyectorescant. 4
- Pantallas de proyeccióncant. 4
- Altavocescant. 4
- Micrófonoscant. 3
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cables HDMIcant. 8
- Memorias USBcant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
- Routers sin contraseñacant. 2
Decoración
- Globoscant. 200
- Guirnaldascant. 12
- Pizarrascant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Carteles direccionalescant. 20
- Portaindicioscant. 20
- Portatarjetas de nombrecant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 6
- Lámparas de emergenciacant. 4
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 18
- Contenedores de basura exteriorescant. 8
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradorascant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobillas de bañocant. 8
- Guantes de gomacant. 12
- Cestos para la ropacant. 4
Papeleo
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 300
- Credencialescant. 250
- Papel A4cant. 2000
- Bolígrafoscant. 60
- Rotuladorescant. 48
- Portapapelescant. 20
- Cinta adhesivacant. 12
- Bloc de notascant. 30
Actividades
- Materiales de experimentocant. 8
- Kits de manualidadescant. 12
- Lápices de colorescant. 24
- Libros para colorearcant. 24
- Construccionescant. 8
- Materiales de juegocant. 10
- Pelotas deportivascant. 12
- Conoscant. 24
- Cronómetroscant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Extintorescant. 4
- Vallas de cuerdacant. 8
Guardarropa
- Perchascant. 200
- Percheroscant. 4
- Números para guardarropacant. 250
Presentación
- Paneles de presentacióncant. 16
- Pizarras de hojascant. 6
- Papel para rotafoliocant. 12
- Sets de imanescant. 12
- Expositores para folletoscant. 12
Consejos
- Cierra el programa y la distribución de salas antes de abrir las inscripciones. Indica la duración de cada visita guiada y deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar cruces en pasillos y recepción.
- Envía las invitaciones cuando el formulario ya esté probado. Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite de 7 días antes para poder ajustar el catering.
- Asigna responsables por espacio, no solo voluntarios para el día completo. Para cada sala debe haber una persona con el programa, las acreditaciones y un contacto claro para resolver incidencias.
- Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 días antes. Comprueba portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, cables HDMI, alargadores y regletas en las salas donde se utilizarán.
- Prepara la recepción y la señalización el día anterior. Coloca el mostrador, las acreditaciones y el plano de recorrido; revisa también mesas, sillas, percheros, cafeteras, termos, vasos y vajilla antes de limpiar los espacios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas catering, técnica, visitas guiadas y voluntariado. Deja cerrados el programa y los espacios unas 4 semanas antes, y reserva la última semana para confirmaciones y revisiones.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando el formulario de inscripción y el programa ya estén revisados. Envía un recordatorio 5-7 días antes con la hora de llegada, el plano y las indicaciones prácticas.
- ¿Cuánto tiempo debe durar una visita guiada?
- Calcula entre 30 y 45 minutos por visita, según el número de salas y actividades. Añade 15 minutos entre grupos para recibir a los siguientes visitantes, reorganizar materiales y evitar acumulaciones.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior?
- Comprueba durante 2-3 horas el recorrido completo: recepción, señalización, salas, presentaciones, actividades y equipos técnicos. También revisa el inventario, las bebidas, el catering, las acreditaciones y la limpieza de cada espacio.
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