Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perder el control

Una jornada de puertas abiertas funciona cuando el visitante sabe adónde ir desde que llega y el equipo conoce su papel. Empieza fijando la fecha, el programa y los espacios; después organiza las inscripciones, las visitas guiadas y la información que recibirán los asistentes. Durante la última semana, cierra el catering, confirma voluntarios e imprime planos, programas y tarjetas de nombre. El día anterior, comprueba la tecnología, enfría las bebidas y prepara el montaje para no improvisar al abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar espacios
3
Planificar las visitas guiadas
2 personas
4
Distribuir los stands de información
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Actualizar la lista de visitantes
11
Enviar confirmaciones
2 personas
12
Pedir el catering
13
Instruir a los guías
2 personas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Imprimir el plano
16
Imprimir el programa
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Crear señales de ruta
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Comprobar el material
2 personas
22
Marcar la distribución de la sala
2 personas
23
Montar mesas
4 personas
24
Colocar las sillas
4 personas
25
Montar el mostrador de registro
2 personas
26
Montar los stands informativos
6 personas
27
Montar la mesa de catering
3 personas
28
Montar el punto de café
2 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar señales de ruta
3 personas
31
Preparar el material de presentación
4 personas
32
Probar la técnica
2 personas
33
Preparar aperitivos
4 personas
34
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
35
Dar briefing al personal
3 personas

Evento

36
Atender la mesa de registro
3 personas
37
Recibir a los visitantes
3 personas
38
Repartir el programa
2 personas
39
Responder preguntas
4 personas
40
Atender los puestos de información
10 personas
41
Guiar visitas
4 personas
42
Realizar presentaciones
4 personas
43
Servir café y té
3 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Mantener limpia la mesa de catering
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Comprobar los baños
2 personas
49
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
50
Recoger objetos perdidos
51
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

52
Apagar el material de presentación
2 personas
53
Recoger el catering
4 personas
54
Recoger la vajilla
3 personas
55
Clasificar residuos
3 personas
56
Recoger mesas y sillas
5 personas
57
Retirar la decoración
3 personas
58
Limpiar las salas
4 personas
59
Limpiar los baños
2 personas
60
Retirar los carteles de ruta
2 personas
61
Devolver los materiales
3 personas
62
Devolver los objetos prestados
2 personas
63
Guardar el stock restante
2 personas
64
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilescant. 6
Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables HDMIcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Estaciones de cargacant. 3
Señales de orientacióncant. 14
Taburetescant. 24

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 80
Portanombrescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Bloc de notascant. 20
Folletos informativoscant. 250
Programascant. 150
Planoscant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Banners enrollablescant. 6
Decoración de mesacant. 20

Vajilla

Platoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Tazascant. 100
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras de servircant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y reserva los espacios antes de abrir las inscripciones. Define la duración de cada visita guiada y deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar cruces en pasillos y salas.
Abre el formulario con campos para nombre, número de asistentes y preferencias dietéticas. Actualiza la lista de visitantes a diario durante la última semana y envía la confirmación cuando la plaza esté realmente asignada.
Asigna a cada guía y voluntario una función concreta, un punto de encuentro y un horario. Prepara una breve instrucción por escrito: recorrido, duración, aforo y a quién avisar si surge una incidencia.
Coloca el mostrador de registro en la entrada y prepara allí tarjetas de nombre, bolígrafos, portapapeles y el plano. Imprime entre un 10 y un 15 % más de programas y planos que las inscripciones confirmadas para cubrir cambios y visitas sin reserva.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantallas, cables, regletas, altavoces y micrófonos. Marca la distribución de mesas y sillas, coloca las señales de orientación y deja listas las bebidas frías antes de que llegue el primer visitante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes: primero fecha, programa y espacios, después invitaciones e inscripciones. Reserva la última semana para confirmaciones, catering, voluntarios, impresión y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Abre el formulario cuando el programa y los horarios de las visitas guiadas estén cerrados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Envía las confirmaciones en un plazo máximo de 48 horas para que la lista sea fiable.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como referencia, asigna 1 persona al registro, 1 por cada visita guiada y 1 para resolver dudas o cubrir pausas por cada 40-50 visitantes. Añade al menos 2 personas de reserva si el evento dura más de 3 horas.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja montado o marcado el registro, la distribución de mesas y sillas, la señalización y el material impreso. Comprueba todos los equipos y enfría las bebidas entre 12 y 24 horas antes; así el día del evento solo tendrás que hacer el repaso final.

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