Zo organiseer je een open dag zonder last-minute problemen
Begin een open dag met een duidelijk programma, een logische bezoekersroute en één persoon die de planning bewaakt. Reserveer eerst de ruimtes en leg vast wanneer rondleidingen, informatiestands en presentaties plaatsvinden. Open daarna het aanmeldformulier, zodat je bezoekersaantallen, dieetwensen en de bezetting van vrijwilligers tijdig kent. In de laatste week draait alles om bevestigingen, plattegronden, naamkaartjes, catering en het testen van beeld en geluid. Op de dag zelf moeten registratie, bewegwijzering en ontvangst al klaarstaan voordat de eerste bezoeker arriveert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Ruimtes reserveren
- 3
Rondleidingen plannen
2 personen
- 4
Informatiestands indelen
2 personen
- 5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Bezoekerslijst bijwerken
- 11
Bevestigingen versturen
2 personen
- 12
Catering bestellen
- 13
Rondleiders instrueren
2 personen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
Plattegrond afdrukken
- 16
Programma afdrukken
- 17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 18
Routeborden maken
2 personen
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Materiaal controleren
2 personen
- 22
Zaalindeling markeren
2 personen
- 23
Tafels opstellen
4 personen
- 24
Stoelen plaatsen
4 personen
- 25
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 26
Informatiestands opbouwen
6 personen
- 27
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 28
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 29
Versiering ophangen
3 personen
- 30
Routeborden plaatsen
3 personen
- 31
Presentatiemateriaal klaarzetten
4 personen
- 32
Techniek testen
2 personen
- 33
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 34
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 35
Briefing medewerkers geven
3 personen
Event
- 36
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 37
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 38
Programma uitdelen
2 personen
- 39
Vragen beantwoorden
4 personen
- 40
Informatiestands bemannen
10 personen
- 41
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 42
Presentaties verzorgen
4 personen
- 43
Koffie en thee serveren
3 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Cateringtafel schoonhouden
2 personen
- 47
Afvalbakken legen
2 personen
- 48
Toiletten controleren
2 personen
- 49
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
- 50
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 51
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 52
Presentatiemateriaal uitschakelen
2 personen
- 53
Catering opruimen
4 personen
- 54
Servies verzamelen
3 personen
- 55
Afval sorteren
3 personen
- 56
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 57
Decoratie verwijderen
3 personen
- 58
Zalen schoonmaken
4 personen
- 59
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 60
Routeborden verwijderen
2 personen
- 61
Materialen terugbrengen
3 personen
- 62
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 63
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 64
Bezoekersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 120
- Registratiebalie
- Statafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopsaantal 6
- Beameraantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Oplaadstationsaantal 3
- Wegwijzerbordenaantal 14
- Krukkenaantal 24
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 80
- Naambadgehoudersaantal 80
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 20
- Informatiefoldersaantal 250
- Programmaboekjesaantal 150
- Plattegrondenaantal 150
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 6
- Markeerstiftenaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 12
- Rolbannersaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 20
Servies
- Bordenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 150
- Mokkenaantal 100
- Besteksetsaantal 150
- Serveerplateausaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
Verlichting
- LED-lampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk met tijdsblokken van 30 tot 45 minuten voor rondleidingen en plan minstens 15 minuten tussen twee groepen. Zo kunnen rondleiders teruglopen en voorkom je opstopping bij smalle doorgangen.
- Sluit de bezoekerslijst 3 tot 5 dagen voor de open dag. Gebruik het definitieve aantal voor catering, naamkaartjes, programmaboekjes en de indeling van vrijwilligers bij de registratiebalie.
- Maak één route vanaf de ingang langs registratie, informatiestands en rondleidingen. Plaats routeborden op elke kruising en druk de plattegrond en het programma uiterlijk de dag ervoor af.
- Test beamer, projectiescherm, microfoon, speakers en laptop minimaal 24 uur vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer ook HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations; die worden vaak pas gemist wanneer de eerste presentatie begint.
- Zet registratie, tafels, stoelen en informatiestands minstens 60 minuten voor opening klaar. Koel dranken op tijd, leg pennen en klemborden bij de balie en geef rondleiders en vrijwilligers vooraf een korte instructie met hun tijden en taken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, ruimtes en programma. Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de open dag, zodat je bezoekersaantallen en vrijwilligersplanning tijdig kunt bijsturen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?
- Reken minimaal op één vrijwilliger bij de registratie en één aanspreekpunt per actieve rondleiding of informatiestand. Bij groepen vanaf ongeveer 50 bezoekers is een extra persoon voor ontvangst, routevragen en onverwachte uitval verstandig.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag?
- Plan rondleidingen in blokken van 30 tot 45 minuten en houd 15 minuten wisseltijd aan. Beperk de groepsgrootte tot wat de ruimte en de stem van de rondleider aankunnen, en vermeld de starttijd op de bevestiging en het programma.
- Wanneer regel je catering voor een open dag?
- Bestel catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf op basis van de verwachte bezoekersaantallen. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef de definitieve aantallen 3 tot 5 dagen voor de open dag door.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!