Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del club de tenis
Una jornada de puertas abiertas de tenis necesita más que reservar las pistas y anunciar la fecha. Hay que coordinar las inscripciones, distribuir a los participantes por las clínicas, revisar redes y material, y preparar una recepción que funcione desde el primer minuto. Esta checklist reúne 57 tareas y 51 elementos para seguir el orden adecuado, desde la convocatoria hasta el montaje de las carpas, las mesas y el buffet. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: preferencias dietéticas, previsión meteorológica, tarjetas identificativas y bebidas frías.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar las pistas de tenis
Crear el programa para las clínicas
2 personas
Asignar voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista final de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el plano y el programa
Preparar la mesa de inscripciones
2 personas
Clasificar las pelotas de tenis
2 personas
Comprobar las raquetas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Inspeccionar la cancha de tenis
2 personas
Comprobar las redes de tenis
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el punto de inscripción
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Conectar la música
2 personas
Preparar el material deportivo por pista
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Distribuir raquetas
2 personas
Coordinar las clínicas de tenis
4 personas
Supervisar los cambios de pista
2 personas
Recoger pelotas de tenis
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Informar a los participantes sobre la membresía
2 personas
Anunciar el cierre
Seguimiento
Recoger el material deportivo
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Apagar el equipo de música
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesa plegablecant. 8
- Sillacant. 50
- Mesa del bufécant. 3
- Taburetecant. 6
Material deportivo
- Raqueta de teniscant. 30
- Pelota de teniscant. 120
- Mini red de teniscant. 4
- Conocant. 30
- Escalera de entrenamientocant. 2
- Arocant. 12
- Marcadorcant. 4
- Cesta de pelotascant. 6
- Cordóncant. 4
Vajilla
- Vaso reutilizablecant. 80
- Plato reutilizablecant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termocant. 4
- Fuente para servircant. 8
- Pinza para servircant. 6
- Tabla de cortarcant. 3
- Cuchillo de cocinacant. 3
Equipo
- Nevera portátilcant. 4
- Altavoz portátil
- Cable alargadorcant. 3
- Regletacant. 3
- Teléfono con batería
Decoración
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Globoscant. 100
- Camino de mesacant. 8
- Cartel con nombrecant. 6
Iluminación
- Guirnalda de luces LEDcant. 4
- Lámpara LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cubocant. 2
- Botiquín de primeros auxilios
Oficina
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafocant. 20
- Rotuladorescant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Folletos del programacant. 100
- Señal de rutacant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes de la jornada. Así puedes imprimir la lista final de participantes, preparar las tarjetas de nombre y agrupar las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- Prepara el programa de las clínicas al menos 7 días antes y asigna a cada voluntario una función concreta. Incluye quién atiende la mesa de inscripciones, quién acompaña a los grupos y quién repone el material deportivo.
- Revisa las pistas, las redes, las raquetas y las pelotas el día anterior, no justo antes de abrir. Clasifica las pelotas y deja listas las cestas, conos, aros y demás material para que cada clínica empiece sin interrupciones.
- Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Si se esperan cambios, monta las carpas y organiza mesas, sillas y el punto de inscripción de forma que la recepción pueda seguir funcionando.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y calcula, como referencia, dos bebidas por persona durante las primeras horas. Deja café, té, aperitivos, vasos, platos y cubiertos preparados en zonas separadas para evitar colas en la inscripción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de tenis?
- Empieza la convocatoria y la reserva de pistas entre 3 y 4 semanas antes. Deja cerrados el programa de clínicas, los voluntarios y la compra como mínimo 7 días antes, y haz la revisión final de participantes entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una jornada de tenis?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Ese margen permite imprimir la lista definitiva, preparar las tarjetas de nombre, distribuir los grupos y tener en cuenta las preferencias dietéticas.
- ¿Qué material hace falta para una jornada de puertas abiertas de tenis?
- Prepara una raqueta y varias pelotas por participante de cada clínica, además de cestas, redes pequeñas, conos, aros, escaleras de entrenamiento y marcadores. Comprueba todo el día anterior y separa el material por actividad para no perder tiempo durante el montaje.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para el evento?
- Calcula dos bebidas por persona para las primeras horas y añade un margen del 10 % si la asistencia no está totalmente confirmada. Compra los aperitivos después de cerrar las inscripciones y separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas.
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