Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una destilería
Una jornada de puertas abiertas en una destilería combina visitas guiadas, degustaciones, atención al público y, a menudo, venta directa. El orden de preparación importa: primero define la fecha, el recorrido y los horarios; después confirma proveedores, permisos y personal. Calcula los turnos de visita para evitar que se formen colas en la degustación o en la caja. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del evento con todo probado y señalizado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ruta de la visita guiada
2 personas
Preparar la selección de degustación
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Realizar los pedidos a los proveedores
Reservar el catering
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Asignar guías del recorrido
Programar al equipo de bar
Programar al equipo de caja
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Redactar las normas de la degustación
2 personas
Hacer el plano
Preparar la señalización
2 personas
Imprimir cartas del menú
Hacer tarjetas de identificación
Probar el terminal de pago
Inventariar el stock
2 personas
Comprobar vasos y vajilla
2 personas
Preparar el guion de la visita guiada
2 personas
Establecer el orden de la degustación
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recepción de bebidas
2 personas
Enfriar los productos perecederos
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Asegurar el área de producción
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar las estaciones de degustación
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el bufé de aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar carteles de visita guiada
2 personas
Colocar las barreras
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la caja y la entrada
2 personas
Preparar las etiquetas con nombres
Comprobar los baños
Dar la briefing a los guías
3 personas
Dar briefing al equipo de bar
4 personas
Dar briefing al equipo de caja
2 personas
Evento
Atender la entrada y el registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Servir las degustaciones
3 personas
Dar explicación de la degustación
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger los vasos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Reponer el stock detrás de la barra
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar el bar
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar vasos y vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar el área de producción
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Desechar los envases vacíos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesas altascant. 12
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de caja
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos de degustacióncant. 300
- Vasos para aguacant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 180
- Platos de postrecant. 120
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Neverascant. 2
- Cubiterascant. 4
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Linternas de manocant. 4
Cocina
- Jarras de servircant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Abrebotellascant. 6
- Sacacorchoscant. 4
- Cucharillas para heladocant. 4
Decoración
- Mantelescant. 16
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles del menúcant. 8
- Credencialescant. 60
- Pulserascant. 250
- Señales de rutacant. 12
- Conoscant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Faroles LEDcant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
Seguridad
- Extintorescant. 4
- Gafas de seguridadcant. 20
- Protectores auditivoscant. 20
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Oficina
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Papel de impresióncant. 2
- Caja para efectivo
- Cortador de pulserascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa al menos 4 semanas antes y limita cada visita guiada a un número de personas que el recorrido pueda absorber sin detener la producción. Reserva también un margen de 10 a 15 minutos entre grupos.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 7 días antes. Así puedes ajustar el catering, preparar alternativas y evitar compras de última hora.
- Prueba el orden de la degustación antes de imprimir las cartas: empieza por los productos más suaves y termina con los de mayor intensidad. Prepara vasos de degustación y vasos de agua para cada participante, más un 10 % de reposición.
- Haz una prueba completa de la caja y del terminal de pago como mínimo 48 horas antes. Comprueba también el stock, la máquina de sellado, los cables y las regletas; el día del evento deja una zona de cobro claramente señalizada.
- Escribe las instrucciones de seguridad y las normas de degustación en frases breves, y colócalas antes del acceso al recorrido. Asigna guías, personal de bar y caja por turnos, con una persona de respaldo para cubrir descansos o retrasos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una destilería?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar el programa, comprobar permisos y contratar el catering. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes, y confirma proveedores durante la última semana.
- ¿Cuántas personas puede atender una visita guiada a la destilería?
- Depende del recorrido y de las normas de seguridad, pero conviene trabajar con grupos manejables y programar turnos separados. Deja entre 10 y 15 minutos entre grupos para que el anterior termine la degustación y el siguiente pueda entrar sin cruzarse.
- ¿Cuánto alcohol se calcula para una degustación de destilería?
- Define las cantidades según el número de muestras y el tamaño de cada servicio, respetando la normativa aplicable. Prepara agua y comida durante toda la degustación y calcula al menos un 10 % de vasos adicionales por roturas o reposición.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de cobro y el sonido?
- Haz una prueba completa al menos 48 horas antes, con el terminal de pago, la caja registradora, el micrófono y el equipo de sonido. Repite una comprobación rápida al abrir el recinto, antes de que llegue el primer grupo.
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