Checklist para organizar el Día Mundial de la Diabetes

Organizar el Día Mundial de la Diabetes requiere coordinar divulgación, talleres, ponentes y atención a los asistentes sin dejar detalles para el último momento. Este plan reúne 76 tareas y 77 materiales, desde confirmar la fecha y distribuir las salas hasta preparar acreditaciones, presentaciones y equipos. Empieza por el programa y las inscripciones; después cierra catering, mobiliario, permisos y técnica. Así podrás confirmar a cada participante qué necesita saber y qué debe encontrar al llegar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Elaborar el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Distribuir las salas del taller
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recoger necesidades de accesibilidad
Enviar confirmación a los visitantes
Enviar información de los ponentes
Reservar el catering
2 personas
Reservar mobiliario
Reservar técnica
Comprobar permisos
Comprobar los datos del seguro
Definir el programa final
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar los paquetes de información
3 personas
Recopilar las presentaciones
Comprobar los materiales del taller
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puntos de información
4 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los paquetes de información
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Presentar la apertura
2 personas
Dar la charla sobre diabetes
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar el taller de estilo de vida saludable
3 personas
Dirigir el taller de ejercicio
3 personas
Servir una comida saludable
5 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Atender los puestos de información
6 personas
Reponer materiales en los stands
2 personas
Mantener limpia la zona de descanso
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Dirigir a los visitantes a los talleres
2 personas
Comprobar la asistencia de los ponentes
Anunciar cambios en el programa
Gestionar el cierre
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el área de comedor
3 personas
Desmontar los stands de información
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar los alimentos sobrantes
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 120
Mesas altascant. 6
Mostrador de registro
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Bridascant. 50

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas de servir con tapacant. 12
Termómetros para alimentoscant. 2
Tarjetas de alérgenoscant. 30

Decoración

Mantelescant. 14
Pósteres del Día de la Diabetescant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 130
Lanyardscant. 130
Globoscant. 80
Soportes para globoscant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Sets de tijerascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4
Soportes para lámparascant. 4

Material deportivo

Colchonetas de yoga o fitnesscant. 30
Gomas elásticascant. 30
Podómetroscant. 20

Material de cuidado

Glucómetroscant. 4
Tiras reactivascant. 100
Lancetas de seguridadcant. 100
Gasas con alcoholcant. 120
Guantes de nitrilocant. 200
Contenedores para objetos punzocortantescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Bolsas refrigerantes para insulinacant. 4

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 40
Papel de impresión A4cant. 500
Folletos informativoscant. 150
Sobrescant. 150
Portabadgescant. 130
Rotuladorescant. 20
Bloc de rotafoliocant. 4
Post-itscant. 12
Carpetas de presentacióncant. 20

Limpieza

Paños de limpieza reutilizablescant. 30
Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 2
Pinzas para residuoscant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de abrir las inscripciones. Indica desde el principio los horarios de los talleres, las salas y la información práctica para evitar cambios posteriores.
Incluye en el formulario las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad. Revísalas al actualizar la lista de participantes y traslada los datos al catering y a la distribución de las salas.
Pide las presentaciones a los ponentes con varios días de margen y pruébalas en el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos antes de la apertura. Comprueba también cables, regletas y el clic de presentación.
Prepara el registro con tarjetas de nombre, paquetes de información y un mostrador claramente visible. Ten la lista de participantes actualizada y envía la confirmación a los visitantes antes del evento.
No dejes la compra y el montaje del café para la misma mañana. Cuenta tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y pinzas, y comprueba que haya máquinas de café, teteras, termos y neveras portátiles disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día Mundial de la Diabetes?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, ponentes, permisos y programa. Reserva con antelación el catering, el mobiliario y la técnica, y deja los últimos 3 días para comprobaciones y cambios.
¿Qué debe incluir el formulario de inscripción?: Incluye los datos de contacto, la elección de talleres, las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad. Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes para actualizar la lista y preparar tarjetas y materiales.
¿Cuándo hay que confirmar la asistencia a los participantes?: Envía la confirmación cuando la inscripción esté validada y vuelve a compartir horarios, salas e indicaciones entre 5 y 7 días antes. Si el programa cambia, manda una actualización inmediata a las personas afectadas.
¿Qué material técnico hace falta para los talleres y ponencias?: Prepara un portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos inalámbricos, soportes, cables alargadores, regletas y un clic de presentación. Haz una prueba completa como mínimo 2 horas antes de recibir al público.

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