Tag der offenen Tür organisieren: der passende Ablauf
Ein Tag der offenen Tür wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. Danach folgen Anmeldung, Führungen, Infostände und Catering mit festen Zuständigkeiten. Plane am Veranstaltungstag genug Zeit für Aufbau, Registrierung und letzte Technikchecks ein. So vermeidest du volle Empfangstische, fehlende Wegweiser und Führungen, die gleichzeitig starten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume reservieren
- 3
Führungen planen
2 Personen
- 4
Infostände einteilen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Besucherliste aktualisieren
- 11
Bestätigungen versenden
2 Personen
- 12
Catering bestellen
- 13
Führer anweisen
2 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Lageplan drucken
- 16
Programm drucken
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Wegweiser erstellen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Material prüfen
2 Personen
- 22
Raumaufteilung markieren
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 26
Informationsstände aufbauen
6 Personen
- 27
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 28
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 31
Präsentationsmaterial bereitlegen
4 Personen
- 32
Technik testen
2 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 34
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 35
Mitarbeiter briefing geben
3 Personen
Event
- 36
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 37
Besucher empfangen
3 Personen
- 38
Programm verteilen
2 Personen
- 39
Fragen beantworten
4 Personen
- 40
Infostände betreuen
10 Personen
- 41
Führungen begleiten
4 Personen
- 42
Präsentationen halten
4 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Cateringtisch sauber halten
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 49
Besucherströme lenken
3 Personen
- 50
Fundsachen sammeln
- 51
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 52
Präsentationsmaterial ausschalten
2 Personen
- 53
Catering aufräumen
4 Personen
- 54
Geschirr sammeln
3 Personen
- 55
Abfall trennen
3 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Räume reinigen
4 Personen
- 59
Toiletten reinigen
2 Personen
- 60
Wegweiser entfernen
2 Personen
- 61
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 62
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 63
Restbestand einlagern
2 Personen
- 64
Dankeschön an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 120
- Registrierungstheke
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 20
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- LadestationenAnz. 3
- Wegweiser-SchilderAnz. 14
- HockerAnz. 24
Büro
- NamensschilderAnz. 80
- NamensschildhalterAnz. 80
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 20
- InformationsbroschürenAnz. 250
- ProgrammhefteAnz. 150
- PläneAnz. 150
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 6
- MarkerAnz. 12
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 12
- Roll-Up-BannerAnz. 6
- TischdekorationAnz. 20
Geschirr
- TellerAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TassenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 150
- ServierplattenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Raumplan mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane Führungen mit festen Startzeiten und begrenze die Gruppengröße, damit der Empfang weiß, wohin angemeldete Gäste gehen.
- Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab und aktualisiere die Besucherliste mindestens zweimal pro Woche.
- Teile Helfer nicht nur den Infoständen, sondern auch Registrierung, Führungen und Aufbau zu. Für den Empfang brauchst du mindestens eine Person, die Namensschilder ausgibt und Anmeldungen prüft.
- Drucke Programm, Lageplan und Wegweiser spätestens am Vortag. Kontrolliere, ob jeder Raum vom Eingang aus erkennbar ist; ein einzelnes Schild am Empfang reicht bei mehreren Etagen nicht aus.
- Baue Registrierungstheke, Tische, Stühle und Technik mindestens 90 Minuten vor dem Einlass auf. Prüfe Beamer, HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?
- Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldung bereits laufen, damit du Besucherzahlen und Catering abschätzen kannst.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für jeden Infostand und pro gleichzeitig laufender Führung eine Ansprechperson ein. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich jeweils 2 bis 3 Helfer einteilen.
- Wann sollte man Einladungen für den Tag der offenen Tür verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung einige Tage vor der Veranstaltung oder sobald die geplante Kapazität erreicht ist, damit du Namensschilder und Catering rechtzeitig vorbereiten kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Tag der offenen Tür?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Raumaufteilung, Tische, Stühle, Registrierung und Beschilderung. Für Beamer, Leinwände und Lautsprecher solltest du zusätzlich einen kurzen Funktionstest vor dem Einlass einplanen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!