Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del huerto comunitario

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando las visitas, los voluntarios y el espacio están coordinados desde el principio. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para recibir al público, explicar el proyecto y ofrecer un recorrido claro por el huerto. Empieza por fijar el programa y abrir las inscripciones; después confirma accesos, baños, agua y previsión meteorológica. En los últimos días, prepara la señalización, las bebidas, los aperitivos y el montaje del lugar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar el programa y las visitas guiadas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar mobiliario adicional
Asignar voluntarios
2 personas
Informar a los guías
2 personas
Coordinar el acceso y la llave
Comprobar caminos y accesos
2 personas
Comprobar los baños y el agua
Definir el escenario meteorológico
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Imprimir mapas y programa
2 personas
Preparar acreditaciones
Preparar los paneles informativos
2 personas
Marcar las entradas del jardín y los stands
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Probar luces y corriente
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar la comida y la bebida
3 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Responder a preguntas sobre el jardín
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los carteles de la ruta y la decoración
2 personas
Comprobar el mobiliario prestado
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Guardar material de limpieza
Registrar objetos perdidos
Dar seguimiento a la información de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 60
Punto de información
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cuencoscant. 50
Cubiertoscant. 80
Jarras para servircant. 8
Bandejas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Cucharones de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 4
Altavoz portátil

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banner de bienvenida
Guirnaldascant. 6
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 10
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80

Oficina

Carpetas portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Formularios de inscripcióncant. 100
Folletos del programacant. 100
Planoscant. 100
Cajita para efectivo

Limpieza

Papeleracant. 8
Bandejas de clasificacióncant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las visitas guiadas con al menos 3 semanas de antelación. Reserva un margen de 15 minutos entre grupos para evitar que las explicaciones se solapen.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y revisa la lista 5 días antes. Así puedes ajustar los aperitivos, la fruta y el servicio de café y té sin improvisar.
Asigna a cada voluntario una función concreta y entrega las acreditaciones antes de abrir. Como mínimo, deja una persona en el punto de información y otra pendiente del acceso y la llave.
Haz una prueba de luces, corriente, altavoz, regletas y enrollacables el día anterior. Comprueba también que las carpas, mesas y sillas caben en la zona prevista sin bloquear los caminos.
Coloca los carteles de ruta, el banner de bienvenida y los paneles informativos antes de que llegue el primer visitante. Deja mapas y programa impresos en el punto de información y prepara una alternativa si cambia el tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del huerto?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar el programa, coordinar las visitas guiadas, abrir las inscripciones y asignar voluntarios. Reserva los últimos 2 días para compras, impresión, comprobaciones y montaje.
¿Cuándo conviene cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Ese plazo permite confirmar el número de visitantes, revisar las preferencias dietéticas y ajustar mesas, sillas, bebidas y aperitivos.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deja listos los mapas, el programa, las acreditaciones, los paneles y las señales de ruta. También conviene enfriar las bebidas, probar la corriente y separar los materiales que se llevarán al huerto.
¿Cómo organizar las visitas guiadas del huerto comunitario?: Define una duración de 30 a 45 minutos por visita y limita el tamaño de cada grupo según los caminos y los puntos de explicación. Informa a los guías del recorrido, los horarios y el punto de encuentro al menos 2 días antes.

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