Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes réussie se construit d’abord autour d’un programme clair, puis d’un parcours simple pour les visiteurs. Fixez la date, réservez les espaces et planifiez les visites guidées avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’anticiper l’accueil, le catering et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, finaliser les supports et vérifier le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver des espaces
3
Planifier les visites guidées
2 personnes
4
Répartir les stands d’information
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Mettre à jour la liste des visiteurs
11
Envoyer les confirmations
2 personnes
12
Commander le catering
13
Briefer les guides
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Imprimer le plan
16
Imprimer le programme
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Créer les panneaux de direction
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Vérifier le matériel
2 personnes
22
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
26
Monter les stands d’information
6 personnes
27
Installer la table traiteur
3 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
31
Installer le matériel de présentation
4 personnes
32
Tester la technique
2 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
35
Briefer les collaborateurs
3 personnes

Événement

36
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Distribuer le programme
2 personnes
39
Répondre aux questions
4 personnes
40
Tenir les stands d'information
10 personnes
41
Accompagner les visites guidées
4 personnes
42
Assurer les présentations
4 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Maintenir la table de restauration propre
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
2 personnes
49
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

52
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
53
Ranger le service traiteur
4 personnes
54
Rassembler la vaisselle
3 personnes
55
Trier les déchets
3 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Nettoyer les salles
4 personnes
59
Nettoyer les toilettes
2 personnes
60
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
61
Rapporter le matériel
3 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Ranger le stock restant
2 personnes
64
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Stations de rechargeqté 3
Panneaux directionnelsqté 14
Tabouretsqté 24

Bureau

Badges nominatifsqté 80
Supports de badges nominatifsqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Blocs-notesqté 20
Brochures d’informationqté 250
Brochures du programmeqté 150
Plansqté 150
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Bannières enroulablesqté 6
Décoration de tableqté 20

Vaisselle

Assiettesqté 150
Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Tassesqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Bacs de rangementqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme et les espaces : prévoyez les créneaux de visites guidées, les stands d’information et le sens de circulation avant d’ouvrir les inscriptions.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que l’horaire est fixé. Demandez le nombre de visiteurs, les besoins alimentaires et une adresse pour envoyer la confirmation.
Ne gardez pas les badges, les plans et les panneaux directionnels pour le matin même. Imprimez-les quelques jours avant et préparez-les par zone ou par groupe de visiteurs.
Briefez les guides et les bénévoles au moins 24 heures à l’avance. Donnez à chacun un rôle précis : accueil, orientation, stand, visite ou gestion des questions.
Faites un test technique avant l’ouverture : vérifiez les ordinateurs, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les enceintes et les microphones.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée portes ouvertes ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver les espaces, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le catering.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, puis une confirmation 5 à 7 jours avant. Cette deuxième échéance permet aussi de mettre à jour la liste des visiteurs et les besoins alimentaires.
Comment organiser les visites guidées pendant une journée portes ouvertes ?: Définissez des créneaux de 30 à 45 minutes et indiquez clairement le point de départ sur le programme et les panneaux. Prévoyez un guide par groupe et gardez 10 à 15 minutes entre deux départs pour absorber les retards.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: Installez ou marquez la disposition des tables et des chaises, préparez le comptoir d’inscription et regroupez les badges, plans et brochures. Refroidissez les boissons et faites une dernière vérification du matériel au plus tard la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.