Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del Provinciehuis
Una jornada de puertas abiertas del Provinciehuis necesita más coordinación que una recepción convencional: hay que combinar visitas guiadas, control de inscripciones, información clara y circulación segura por el edificio. Empieza fijando la fecha y el programa, y después cierra la ruta, los guías y el sistema de registro. En las semanas previas, confirma accesibilidad, catering, materiales y equipos. El último día comprueba la entrada, la recepción y la técnica antes de que llegue el primer visitante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
- 2
Preparar las visitas guiadas
2 personas
- 3
Instruir a los guías
3 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar información a los visitantes
- 9
Reservar el catering
- 10
Imprimir el programa de visitas guiadas
- 11
Imprimir planos
- 12
Preparar acreditaciones
2 personas
- 13
Comprobar los paneles informativos
2 personas
- 14
Recopilar las presentaciones
2 personas
- 15
Probar la técnica
2 personas
- 16
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
- 17
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 18
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Marcar las comidas de dieta
2 personas
- 22
Preparar los materiales
3 personas
- 23
Despejar la entrada
3 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
6 personas
- 25
Montar el mostrador de recepción
3 personas
- 26
Montar los stands informativos
6 personas
- 27
Colgar la decoración
4 personas
- 28
Colocar señalizadores
3 personas
- 29
Montar las salas de la visita guiada
4 personas
- 30
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 31
Conectar las pantallas
2 personas
- 32
Montar el punto de café
3 personas
- 33
Preparar el buffet
4 personas
- 34
Comprobar los baños
2 personas
- 35
Registrar voluntarios
2 personas
- 36
Instruir a los voluntarios
3 personas
- 37
Hacer briefing al equipo
5 personas
Evento
- 38
Recibir a los visitantes
4 personas
- 39
Comprobar las inscripciones
3 personas
- 40
Repartir el programa
2 personas
- 41
Indicar a los visitantes las salas
3 personas
- 42
Guiar visitas
8 personas
- 43
Realizar presentaciones
4 personas
- 44
Atender los puestos de información
8 personas
- 45
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
- 46
Servir café y té
3 personas
- 47
Servir aperitivos
4 personas
- 48
Servir los platos de dieta
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
3 personas
- 50
Reponer el bufé
3 personas
- 51
Recoger la vajilla usada
3 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 54
Contar los grupos de la visita guiada
2 personas
- 55
Registrar objetos perdidos
- 56
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
- 57
Despejar las zonas públicas
6 personas
- 58
Desmontar los stands informativos
5 personas
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
4 personas
- 62
Vaciar las neveras
2 personas
- 63
Clasificar residuos
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
5 personas
- 65
Limpiar los baños
2 personas
- 66
Devolver los materiales
3 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Entregar los objetos perdidos
- 69
Guardar los restos refrigerados
2 personas
- 70
Archivar datos de inscripción
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de informacióncant. 4
- Mesas plegablescant. 18
- Sillascant. 180
- Taburetes de barcant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
Equipo
- Portátilescant. 6
- Pantallascant. 4
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Altavocescant. 4
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 240
- Platoscant. 240
- Cubiertoscant. 240
- Bandejas de servircant. 18
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Termoscant. 10
- Neveras portátilescant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 200
- Mantelescant. 24
- Pizarrascant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Portabadgescant. 80
- Carteles direccionalescant. 20
- Carteles del programacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
Catering
- Compras
Material de oficina
- Papel de impresióncant. 5
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Portapapelescant. 20
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
Limpieza
- Escobascant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Guantes de limpiezacant. 12
- Contenedores de separación de residuoscant. 6
Seguridad
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la ruta antes de abrir el formulario de inscripción. Así puedes indicar la duración de cada visita, los puntos de encuentro y el aforo de cada grupo desde el primer día.
- Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Envía la información práctica a los visitantes al menos 3 días antes, incluyendo horarios, acceso y normas de seguridad.
- Instruye a los guías con un recorrido completo y un guion común. Reserva una sesión de prueba de 60 minutos para comprobar explicaciones, tiempos de desplazamiento y posibles acumulaciones entre grupos.
- Haz una prueba técnica entre 24 y 48 horas antes: portátiles, pantallas, proyectores, micrófonos, altavoces, cables y regletas. Lleva también una alternativa preparada para continuar si falla una presentación o un micrófono.
- Monta la recepción y despeja la entrada antes de abrir las puertas. Coloca acreditaciones, planos y el programa de visitas en un mostrador visible, y enfría las bebidas con antelación para no bloquear la atención al público durante la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Abre las inscripciones cuando estén definidos el programa, la ruta, los horarios y el aforo de cada visita; deja los últimos 2 días para comprobaciones y montaje.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y la información a los visitantes?
- Envía las invitaciones cuando el formulario de inscripción esté preparado y el programa sea definitivo. Manda las instrucciones prácticas, los planos y el punto de encuentro entre 3 y 5 días antes de la jornada.
- ¿Cómo se organizan las visitas guiadas del Provinciehuis?
- Define una ruta única o varias rutas claramente separadas y asigna un guía a cada grupo. Programa las salidas con intervalos de 15 a 20 minutos para evitar que los visitantes se junten en la entrada o en los puntos estrechos.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica y preparar el catering?
- Prueba toda la técnica entre 24 y 48 horas antes, incluyendo sonido, proyección, alimentación eléctrica y presentaciones. Confirma el catering al menos una semana antes y marca las comidas de dieta antes de colocarlas en el buffet.
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