Zo organiseer je een provinciehuis open dag

Begin met de datum, het programma en de route door het provinciehuis. Werk daarna de rondleidingen uit, wijs rondleiders aan en open het aanmeldformulier. Verzamel dieetwensen en stuur bezoekersinformatie ruim voor de open dag. Reserveer catering, test presentaties en techniek en controleer toegankelijkheid en veiligheid. Op de dag zelf moeten entree, ontvangstbalie, bewegwijzering, materialen en catering klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Rondleidingen samenstellen
2 personen
3
Rondleiders instrueren
3 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekersinformatie versturen
9
Catering reserveren
10
Rondleidingsschema afdrukken
11
Plattegronden afdrukken
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Informatieborden controleren
2 personen
14
Presentaties verzamelen
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
18
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
22
Materialen klaarzetten
3 personen
23
Entree vrijmaken
3 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
25
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
26
Informatiestands opbouwen
6 personen
27
Versiering ophangen
4 personen
28
Wegwijzers plaatsen
3 personen
29
Rondleidingsruimtes inrichten
4 personen
30
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
31
Beeldschermen aansluiten
2 personen
32
Koffiepunt inrichten
3 personen
33
Buffet klaarzetten
4 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Vrijwilligers registreren
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
37
Teambriefing houden
5 personen

Event

38
Bezoekers ontvangen
4 personen
39
Aanmeldingen controleren
3 personen
40
Programma uitdelen
2 personen
41
Bezoekers naar ruimtes wijzen
3 personen
42
Rondleidingen begeleiden
8 personen
43
Presentaties verzorgen
4 personen
44
Informatiestands bemannen
8 personen
45
Vragen van bezoekers beantwoorden
4 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
54
Rondleidingsgroepen tellen
2 personen
55
Gevonden voorwerpen registreren
56
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

57
Publieksruimtes leegruimen
6 personen
58
Informatiestands afbreken
5 personen
59
Versiering verwijderen
3 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Koelers legen
2 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Locatie schoonmaken
5 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen overdragen
69
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
70
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beeldschermenaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 240
Bordenaantal 240
Besteksetsaantal 240
Serveerschalenaantal 18
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 10
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Tafelkledenaantal 24
Krijtbordenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 20
Programmabordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Catering

Boodschappen

Kantoorbenodigdheden

Printpapieraantal 5
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 20
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 20
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Tips

Leg het rondleidingsschema uiterlijk een week vooraf vast. Plan groepen met een duidelijke starttijd en geef rondleiders per route dezelfde instructies, zodat bezoekers niet op elkaar botsen.
Stuur bezoekersinformatie minstens 5 dagen vooraf. Vermeld de aanmeldbevestiging, route naar de entree, toegankelijkheidsinformatie en het tijdstip waarop iemand zich bij de ontvangstbalie meldt.
Test presentaties, projectoren, beeldschermen, draadloze microfoons en luidsprekers op locatie minimaal 2 dagen vooraf. Controleer meteen verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen laptops; die worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.
Maak dieetmaaltijden herkenbaar en houd de verzamelde dieetwensen bij de catering. Zet dranken vooraf koud en plaats koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen zo dat de ontvangstbalie en rondleidingen niet worden geblokkeerd.
Loop de bezoekersroute op de ochtend zelf één keer zonder publiek. Controleer of de entree vrij is, informatieborden en plattegronden zichtbaar zijn, stoelen en tafels goed staan en de route ook voor bezoekers met een beperking bruikbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een provinciehuis open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma en rondleidingen. Open het aanmeldformulier daarna zo snel mogelijk en reserveer catering zodra je een eerste bezoekersinschatting hebt.
Wanneer moet ik bezoekers uitnodigen voor een open dag in het provinciehuis?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur praktische bezoekersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de open dag, inclusief aanmeldbevestiging, route, tijdstip en toegankelijkheidsinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een provinciehuis open dag?: Plan minimaal 3 uur voor ontvangstbalie, tafels, stoelen, informatieborden, techniek en catering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van de bezoekersroute en veiligheidsinstructies.
Wanneer test je de techniek voor een open dag?: Test projectoren, beeldschermen, presentaties, microfoons en luidsprekers minimaal 2 dagen vooraf op de echte locatie. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van stroom, geluid en laptops voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.