Checklist para organizar la jornada de puertas abiertas del Provinciehuis

Una jornada de puertas abiertas del Provinciehuis necesita más que un programa y unas visitas guiadas. Hay que coordinar las inscripciones, preparar a los guías, comprobar la ruta y dejar lista la recepción antes de que llegue el primer visitante. Esta checklist reúne 70 tareas y 59 materiales para trabajar por orden, desde la fecha y el formulario hasta la técnica, el catering y la señalización. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los planos y las instrucciones de seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Preparar las visitas guiadas
2 personas
Instruir a los guías
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Reservar el catering
Imprimir el programa de visitas guiadas
Imprimir planos
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar los paneles informativos
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Despejar la entrada
3 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar el mostrador de recepción
3 personas
Montar los stands informativos
6 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar señalizadores
3 personas
Montar las salas de la visita guiada
4 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Conectar las pantallas
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar el buffet
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Registrar voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Hacer briefing al equipo
5 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las inscripciones
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes las salas
3 personas
Guiar visitas
8 personas
Realizar presentaciones
4 personas
Atender los puestos de información
8 personas
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir los platos de dieta
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Contar los grupos de la visita guiada
2 personas
Registrar objetos perdidos
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Despejar las zonas públicas
6 personas
Desmontar los stands informativos
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Vaciar las neveras
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar los objetos perdidos
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de informacióncant. 4
Mesas plegablescant. 18
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilescant. 6
Pantallascant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 240
Platoscant. 240
Cubiertoscant. 240
Bandejas de servircant. 18
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 10
Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 6
Pinzas de servircant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Mantelescant. 24
Pizarrascant. 10
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 80
Portabadgescant. 80
Carteles direccionalescant. 20
Carteles del programacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Catering

Compras

Material de oficina

Papel de impresióncant. 5
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Grapascant. 8

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Seguridad

Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Así podrás indicar horarios concretos, calcular los grupos de las visitas guiadas y preparar una ruta que no se solape con otras actividades.
Abre el formulario con suficiente antelación para recoger nombres, horarios y preferencias dietéticas. Envía la información práctica a los visitantes antes de la jornada y lleva una lista actualizada en recepción.
Haz una prueba técnica completa, no solo de las presentaciones. Comprueba portátiles, pantallas, proyectores, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables y regletas en los espacios donde se utilizarán.
Recorre la ruta como si fueras un visitante: desde la entrada hasta cada parada y el catering. Comprueba la accesibilidad, despeja la entrada, coloca planos visibles y deja preparadas las instrucciones de seguridad.
Organiza el montaje antes de la llegada del público. Monta el mostrador de recepción, coloca mesas, sillas y percheros, enfría las bebidas y marca por separado las comidas de dieta para evitar preguntas y errores durante el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Ábrelas cuando la fecha, el programa y los horarios de las visitas guiadas estén definidos. Como mínimo, deja varias semanas para recibir inscripciones, recoger preferencias dietéticas y enviar la información final.
¿Qué hay que preparar para las visitas guiadas del Provinciehuis?: Define la ruta, los horarios y el tamaño de los grupos, y prepara a los guías con antelación. Imprime el programa y los planos, revisa los paneles informativos y entrega instrucciones claras sobre seguridad y accesibilidad.
¿Cuándo hay que probar la técnica del evento?: Haz una prueba completa antes del día de puertas abiertas y repítela cuando el montaje esté colocado. Comprueba proyectores, pantallas, presentaciones, micrófonos, altavoces, cables, regletas y estaciones de carga en cada sala.
¿Qué se suele olvidar en la recepción de una jornada de puertas abiertas?: Suelen faltar acreditaciones impresas, listas de inscripción, planos visibles, señalización y un espacio despejado para recibir al público. Monta el mostrador con antelación y comprueba también percheros, papeleras y material de información.

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