Organiser une journée portes ouvertes au Provinciehuis

Une journée portes ouvertes au Provinciehuis se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un accueil du public. Commencez par fixer la date, le programme et les créneaux de visites guidées avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de visiteurs détermine ensuite les guides, les salles, le catering et le matériel technique. Les oublis les plus fréquents concernent l’accessibilité, les besoins alimentaires, les branchements et les informations envoyées aux visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Composer les visites guidées
2 personnes
3
Briefer les guides
3 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations aux visiteurs
9
Réserver le catering
10
Imprimer le planning des visites
11
Imprimer les plans
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Vérifier les panneaux d'information
2 personnes
14
Rassembler les présentations
2 personnes
15
Tester la technique
2 personnes
16
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
17
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
18
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Marquer les repas diététiques
2 personnes
22
Préparer le matériel
3 personnes
23
Dégager l’entrée
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
6 personnes
25
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
26
Monter les stands d’information
6 personnes
27
Suspendre la décoration
4 personnes
28
Installer des panneaux directionnels
3 personnes
29
Aménager les salles de visite
4 personnes
30
Installer le système son
2 personnes
31
Brancher les écrans
2 personnes
32
Mettre en place le point café
3 personnes
33
Mettre le buffet en place
4 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Enregistrer les bénévoles
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes
37
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
39
Vérifier les inscriptions
3 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Orienter les visiteurs vers les salles
3 personnes
42
Accompagner les visites guidées
8 personnes
43
Assurer les présentations
4 personnes
44
Tenir les stands d'information
8 personnes
45
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Servir les plats diététiques
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
54
Compter les groupes de visite
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Dégager les espaces publics
6 personnes
58
Démonter les stands d’information
5 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Faire la vaisselle
4 personnes
62
Vider les glacières
2 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
5 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Rapporter le matériel
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Remettre les objets trouvés
69
Stocker les restes au frais
2 personnes
70
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Écransqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 240
Assiettesqté 240
Couvertsqté 240
Plateaux de serviceqté 18
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 10
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Nappesqté 24
Panneaux en ardoiseqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux du programmeqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses

Fournitures de bureau

Papier d’impressionqté 5
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Bloquez le programme avant l’ouverture du formulaire d’inscription : prévoyez des créneaux de visite avec une capacité précise et gardez une marge pour les visiteurs qui arrivent en retard.
Traitez les inscriptions chaque semaine et demandez les besoins alimentaires dès le formulaire. Arrêtez les chiffres du catering au plus tard 7 jours avant l’événement pour pouvoir identifier les repas diététiques.
Faites tester les ordinateurs portables, écrans, projecteurs, microphones et haut-parleurs au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi chaque rallonge et multiprise sur le parcours réel.
Préparez les badges nominatifs, les plans et le planning des visites la veille. Installez le bureau d’accueil près de l’entrée, avec une entrée dégagée et des consignes immédiatement visibles.
Faites parcourir le bâtiment à un guide qui ne connaît pas l’organisation : il repérera plus facilement un passage inaccessible, un panneau manquant ou un changement de salle mal indiqué. Refroidissez les boissons et préparez les thermos avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le programme et les créneaux de visite sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez-le quelques jours avant pour traiter les listes, les besoins alimentaires et les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour les visites guidées ?: Prévoyez un créneau de 45 à 60 minutes par groupe, puis 10 à 15 minutes pour la circulation et la remise en place. Cette marge évite que les groupes se croisent à l’entrée ou arrivent en retard à une présentation.
Quand tester la technique pour les portes ouvertes ?: Effectuez un premier test complet 48 heures avant, puis un contrôle rapide le matin même. Testez chaque présentation, microphone, projecteur, écran, haut-parleur et branchement dans la salle où il sera utilisé.
Que faut-il envoyer aux visiteurs avant la journée portes ouvertes ?: Envoyez les informations pratiques 3 à 5 jours avant : adresse, heure d’arrivée, point d’accueil, durée de la visite, plan, accessibilité et consignes de sécurité. Rappelez aussi le créneau réservé afin de limiter les arrivées simultanées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.