Tag der offenen Tür im Provinzhaus organisieren
Bei einem Tag der offenen Tür im Provinzhaus müssen Besucher gleichzeitig Orientierung, Informationen und einen reibungslosen Ablauf bekommen. Beginnen Sie mit Datum, Programm und Führungszeiten, bevor Sie Einladungen und Anmeldungen starten. Danach folgen Besucherinformationen, Catering, Technik und die genaue Route durch das Gebäude. Am Veranstaltungstag entscheidet vor allem die Vorbereitung von Empfang, Beschilderung, Barrierefreiheit und Sicherheitsanweisungen darüber, ob sich Gruppen gut verteilen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
- 2
Führungen zusammenstellen
2 Personen
- 3
Führer anweisen
3 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Besucherinformationen versenden
- 9
Catering reservieren
- 10
Führungsplan ausdrucken
- 11
Lagepläne ausdrucken
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Infotafeln kontrollieren
2 Personen
- 14
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Route für Besucher festlegen
2 Personen
- 17
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 18
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 22
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 23
Eingang freimachen
3 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 25
Empfangstheke aufbauen
3 Personen
- 26
Informationsstände aufbauen
6 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 28
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 29
Führungsräume einrichten
4 Personen
- 30
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 31
Bildschirme anschließen
2 Personen
- 32
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 33
Buffet vorbereiten
4 Personen
- 34
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 35
Freiwillige registrieren
2 Personen
- 36
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 37
Teambriefing durchführen
5 Personen
Event
- 38
Besucher empfangen
4 Personen
- 39
Anmeldungen prüfen
3 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Besucher in die Räume weisen
3 Personen
- 42
Führungen begleiten
8 Personen
- 43
Präsentationen halten
4 Personen
- 44
Infostände betreuen
8 Personen
- 45
Besucherfragen beantworten
4 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 47
Snacks servieren
4 Personen
- 48
Diätgerichte servieren
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 50
Buffet auffüllen
3 Personen
- 51
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 54
Führungsgruppen zählen
2 Personen
- 55
Fundgegenstände registrieren
- 56
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Publikumsräume ausräumen
6 Personen
- 58
Infostände abbauen
5 Personen
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Geräte ausschalten
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 62
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 63
Abfall trennen
3 Personen
- 64
Location reinigen
5 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Fundsachen übergeben
- 69
Reste gekühlt lagern
2 Personen
- 70
Anmeldedaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationsschalterAnz. 4
- KlappischeAnz. 18
- StühleAnz. 180
- BarhockerAnz. 12
- BuffetischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- BildschirmeAnz. 4
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- LautsprecherAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- GläserAnz. 240
- TellerAnz. 240
- BestecksetsAnz. 240
- ServierschalenAnz. 18
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 10
- KühlboxenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 6
- BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 200
- TischdeckenAnz. 24
- KreidetafelnAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- WegweiserAnz. 20
- ProgrammschilderAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Büromaterial
- DruckpapierAnz. 5
- StifteAnz. 40
- MarkerAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 20
- KlebebandAnz. 8
- SchereAnz. 6
- TackerAnz. 4
- KlammernAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 4
- MüllgreiferAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- AbfalltrennbehälterAnz. 6
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 6
- SicherheitswestenAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 4
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Tipps
- Legen Sie die Führungen in feste Zeitfenster und planen Sie pro Gruppe einen klaren Treffpunkt am Empfang ein. Drucken Sie den Führungsplan spätestens am Vortag aus und geben Sie jeder Führungskraft eine eigene Version.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular erst, wenn Programm und maximale Gruppengröße feststehen. Erfassen Sie Ernährungswünsche bis mindestens 7 Tage vor dem Termin, damit Diätmahlzeiten gekennzeichnet und bestellt werden können.
- Testen Sie Präsentationen, Projektoren, Bildschirme, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Tage vorher im jeweiligen Raum. Prüfen Sie dabei auch Verlängerungskabel, Ladestationen und die Stromversorgung.
- Planen Sie die Besucherroute vom Eingang bis zum Ausgang und markieren Sie Engstellen frühzeitig. Kontrollieren Sie Barrierefreiheit, freie Wege und gut sichtbare Lagepläne, bevor Tische, Stühle und der Empfang aufgebaut werden.
- Kühlen Sie Getränke am Vorabend und stellen Sie Kaffee, Wasser und Geschirr nach erwarteten Besucherzahlen bereit. Reservieren Sie das Catering nicht erst nach Ende der Anmeldefrist, sondern sobald die geplante Teilnehmerzahl belastbar ist.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Provinzhaus planen?
- Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Führungen. Einladungen und Anmeldungen sollten idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
- Wann sollte das Catering für den Tag der offenen Tür bestellt werden?
- Reservieren Sie das Catering etwa 4 Wochen vorher und bestätigen Sie die Menge nach Ende der Anmeldefrist. Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung vorliegen.
- Wie viele Führungen braucht ein Tag der offenen Tür?
- Das hängt von der erwarteten Besucherzahl und der Gruppengröße ab. Planen Sie feste Startzeiten und halten Sie pro Führung 10 bis 15 Minuten Puffer ein, damit Verspätungen nicht den gesamten Ablauf verschieben.
- Wann muss die Technik für einen Tag der offenen Tür getestet werden?
- Testen Sie die komplette Technik mindestens 2 Tage vorher und wiederholen Sie den Kurzcheck am Veranstaltungsmorgen. Prüfen Sie jeden Präsentationsraum mit den tatsächlich verwendeten Laptops, Bildschirmen, Projektoren und Mikrofonen.
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