Checklist para organizar una formación y una sesión de networking
Una formación con networking necesita más coordinación que una reunión habitual: debes controlar las inscripciones, las preferencias alimentarias, el programa y la tecnología al mismo tiempo. Empieza reservando el espacio y cerrando el catering; después confirma el contenido y envía la información a los participantes. En los últimos días, prepara las acreditaciones, las hojas de trabajo y las actividades de networking. El día del evento, deja margen para ventilar, montar las mesas, probar el proyector y preparar el registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Cerrar acuerdos de catering
Confirmar el programa
Enviar información a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Preparar actividades de networking
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el catering
Recoger la llave del local
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
2 personas
Preparar el material de formación
2 personas
Conectar el proyector
Montar la mesa de registro
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Dar la introducción al entrenamiento
Coordinar la ronda de networking
2 personas
Organizar la pausa del café
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar los ejercicios
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir el bufé de cena
3 personas
Reponer el bufé y las mesas
2 personas
Facilitar el networking libre
2 personas
Gestionar el cierre
Repartir formularios de feedback
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar el equipo
Empaquetar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
Devolver los objetos prestados
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Entrenamiento
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Bloc de notascant. 50
- Bolígrafoscant. 50
- Tableros de trabajocant. 50
- Tarjetas de visitacant. 100
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Portabadgescant. 50
- Lista de registrocant. 2
- Formularios de feedbackcant. 50
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Bandejas de servir con tapacant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 6
- Jarroncitoscant. 6
Limpieza
- Lavavajillas
- Esponjascant. 6
- Paños de limpiezacant. 8
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escoba
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con esa cifra podrás confirmar el catering y evitar cambios de última hora en el buffet.
- Envía el programa, la hora de llegada y la información práctica entre 3 y 5 días antes. Así reduces preguntas en recepción y los participantes saben si deben llevar tarjetas de visita o material propio.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el cable HDMI como mínimo 60 minutos antes de empezar. Comprueba también los alargadores y las regletas: suelen faltar cuando el espacio tiene pocos enchufes.
- Prepara la mesa de registro con las tarjetas de nombre, los portabadges y la lista de participantes antes de abrir las puertas. Reserva al menos 15 minutos para registrar a quienes llegan juntos al inicio.
- Enfría las bebidas y prepara el café y el té antes de que termine la primera actividad. Coloca vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y pinzas junto al buffet para no interrumpir la formación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación con networking?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar el catering y confirmar el programa. Cierra las inscripciones y las necesidades dietéticas aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuándo envío la información a los participantes?
- Envía el programa y las indicaciones prácticas entre 3 y 5 días antes. Si hay cambios en el horario o el catering, manda una actualización como máximo 24 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Ese margen permite ventilar, montar mesas y sillas, preparar el material de formación, conectar el proyector y montar el registro.
- ¿Qué materiales necesito para la parte de networking?
- Prepara tarjetas de nombre, portabadges, tarjetas de visita y las actividades de networking. Ten también bolígrafos, blocs de notas y tableros de trabajo para que los participantes puedan tomar notas y trabajar en grupos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!