Cómo organizar una formación de formadores sin imprevistos
Una formación de formadores requiere coordinar personas, contenidos y logística con bastante antelación. Empieza cerrando la fecha, el programa y la sala; después controla inscripciones, necesidades dietéticas y disponibilidad de formadores. Durante la última semana, revisa presentaciones, materiales, acreditaciones y certificados. El día del evento, reserva tiempo para probar el proyector, el micrófono y el sonido, preparar la recepción y dejar listo el café, el almuerzo y la cena.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Confirmar el lugar de entrenamiento
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Llevar la lista de participantes
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar formadores y acompañantes
- 8
Enviar el programa a los participantes
- 9
Pedir el catering
- 10
Preparar materiales para los ejercicios
2 personas
- 11
Revisar las presentaciones
2 personas
- 12
Preparar los certificados
- 13
Preparar acreditaciones
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Comprobar la sala y la llave
2 personas
- 16
Cargar el equipo
- 17
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 19
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 20
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
- 21
Probar el micrófono y el altavoz
2 personas
- 22
Preparar las carpetas de trabajo
2 personas
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Preparar el almuerzo y la cena
2 personas
Evento
- 25
Atender la recepción
2 personas
- 26
Registrar a los participantes
2 personas
- 27
Repartir acreditaciones
- 28
Servir café de bienvenida
2 personas
- 29
Dar la apertura y las instrucciones de seguridad
- 30
Guiar el bloque teórico del entrenamiento
2 personas
- 31
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Guiar los ejercicios prácticos
3 personas
- 34
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
- 35
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
- 36
Coordinar el bloque formativo de didáctica
2 personas
- 37
Demostrar dinámicas de trabajo
2 personas
- 38
Servir la cena
3 personas
- 39
Reponer bebidas y café
- 40
Tratar las preguntas y los casos prácticos
2 personas
- 41
Entregar certificados
2 personas
- 42
Dar el cierre y las instrucciones de salida
Seguimiento
- 43
Recopilar la vajilla y el material de cocina
2 personas
- 44
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 45
Limpiar el espacio
3 personas
- 46
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
- 47
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
- 48
Cerrar el recinto
2 personas
- 49
Lavar la vajilla
2 personas
- 50
Archivar materiales y documentos
- 51
Guardar la catering sobrante
- 52
Devolver el material alquilado
2 personas
- 53
Enviar documentación para participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de entrenamientocant. 8
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavoz
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cuencoscant. 8
- Cucharonescant. 4
Decoración
- Portanombrescant. 36
- Manteles runnerscant. 8
- Paneles informativoscant. 4
Entrenamiento
- Pizarras de rotafoliocant. 3
- Bloc de rotafoliocant. 6
- Pizarra blancacant. 2
- Rotuladores para pizarra blancacant. 20
- Carpetas de trabajocant. 36
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladorescant. 24
- Notas adhesivascant. 12
- Juegos de tarjetas de prácticacant. 6
- Carpetas para certificadoscant. 36
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar horarios, dirección, sesiones y condiciones de asistencia desde el primer mensaje.
- Controla las inscripciones con una lista única y pide las preferencias dietéticas al registrarse. Cierra estos datos al menos 5 días antes para encargar el catering sin improvisaciones.
- Prepara las carpetas de trabajo y los materiales de los ejercicios durante la semana anterior. Revisa también las presentaciones en el mismo portátil que usarás durante la formación.
- Llega con al menos 90 minutos de margen para colocar mesas y sillas, preparar la recepción y comprobar la llave de la sala. Prueba el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz, los cables y el clic de presentación antes de que lleguen los participantes.
- Deja preparados por separado los certificados, las acreditaciones, los portanombres y el programa. La recepción avanza mucho más rápido si cada participante puede identificarse y recibir su carpeta sin buscar documentos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de formadores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, el programa, la sala y los formadores. Reserva la última semana para confirmar participantes, catering, materiales, acreditaciones y certificados.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las dietas?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes de la formación. Ese plazo permite ajustar las cantidades del catering y preparar la lista de participantes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Calcula al menos 90 minutos antes del inicio. Necesitarás tiempo para colocar mesas y sillas, montar la recepción, preparar la presentación y probar todos los equipos audiovisuales.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- El día anterior confirma la llave y el acceso a la sala, carga el equipo y revisa presentaciones, materiales, certificados y acreditaciones. También verifica que el catering y los horarios de formadores y acompañantes estén confirmados.
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