Checklist para organizar una formación de formadores
Organizar una formación de formadores exige coordinar participantes, ponentes, materiales y una sala preparada para trabajar desde el primer minuto. Esta checklist reúne 53 tareas y 46 artículos, desde fijar la fecha y gestionar las inscripciones hasta probar el proyector, preparar las carpetas y atender la recepción. Sigue el plan en orden para no dejar el catering, los certificados o los cables para el último momento. También encontrarás los puntos que suelen fallar justo antes de empezar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar el lugar de entrenamiento
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Llevar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar formadores y acompañantes
Enviar el programa a los participantes
Pedir el catering
Preparar materiales para los ejercicios
2 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Preparar los certificados
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Comprobar la sala y la llave
2 personas
Cargar el equipo
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el micrófono y el altavoz
2 personas
Preparar las carpetas de trabajo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el almuerzo y la cena
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir café de bienvenida
2 personas
Dar la apertura y las instrucciones de seguridad
Guiar el bloque teórico del entrenamiento
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar los ejercicios prácticos
3 personas
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
Recoger el buffet y las mesas
2 personas
Coordinar el bloque formativo de didáctica
2 personas
Demostrar dinámicas de trabajo
2 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer bebidas y café
Tratar las preguntas y los casos prácticos
2 personas
Entregar certificados
2 personas
Dar el cierre y las instrucciones de salida
Seguimiento
Recopilar la vajilla y el material de cocina
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Archivar materiales y documentos
Guardar la catering sobrante
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar documentación para participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de entrenamientocant. 8
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavoz
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cuencoscant. 8
- Cucharonescant. 4
Decoración
- Portanombrescant. 36
- Manteles runnerscant. 8
- Paneles informativoscant. 4
Entrenamiento
- Pizarras de rotafoliocant. 3
- Bloc de rotafoliocant. 6
- Pizarra blancacant. 2
- Rotuladores para pizarra blancacant. 20
- Carpetas de trabajocant. 36
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladorescant. 24
- Notas adhesivascant. 12
- Juegos de tarjetas de prácticacant. 6
- Carpetas para certificadoscant. 36
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones. Después, registra las inscripciones y las preferencias dietéticas en una sola lista para que el catering pueda confirmarse con tiempo.
- Envía el programa a los participantes antes de la formación y prepara las acreditaciones, los portanombres y las carpetas de trabajo por adelantado. Así la recepción no se convierte en una cola de 20 minutos.
- Haz una prueba técnica completa en la sala, no solo del portátil: comprueba proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, altavoz, cables HDMI, regletas y alargadores al menos un día antes.
- Calcula la disposición de las mesas de entrenamiento y las sillas según el número de participantes, dejando espacio para ejercicios y circulación. Comprueba también la llave de la sala antes de cargar el equipo.
- Prepara café, té, almuerzo y cena teniendo en cuenta el horario del programa. Deja listas las tazas, vasos, platos, cubiertos, termos, bandejas y pinzas antes de que lleguen los primeros asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de formadores?
- Empieza a fijar la fecha, el programa y el lugar al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones y abre las inscripciones después de confirmar esos tres elementos; reserva el catering cuando ya tengas las preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que comprobar en la sala el día anterior?
- Comprueba la llave, la disposición de mesas y sillas y todo el equipo de presentación. Haz una prueba de 30 minutos con el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz y los cables necesarios.
- ¿Cuándo se deben preparar los certificados y las acreditaciones?
- Prepara los certificados y las acreditaciones como mínimo 2 días antes. Revisa la lista de participantes justo antes de imprimirlos para evitar nombres incorrectos o acreditaciones que falten en la recepción.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la recepción?
- Deja montada la mesa de recepción 30 minutos antes de la llegada prevista. Coloca la lista de participantes, los portanombres, las acreditaciones y las carpetas de trabajo en el orden en que se entregarán.
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