Cómo organizar una feria del pueblo sin perder el control

Una feria del pueblo se organiza en un orden concreto: primero se fija la fecha y el recorrido, después se tramitan los permisos y se cierra la distribución de los puestos. Cuando el plano está decidido, puedes confirmar expositores, proveedores, voluntarios y necesidades de comida. La última semana sirve para comunicar cambios, revisar compras y comprobar el tiempo. Este plan te ayuda a llegar al día de la feria con cada puesto, pago y turno asignado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
4
Contactar a los proveedores
2 personas
5
Reclutar a los expositores
3 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
8
Enviar invitaciones
3 personas
9
Informar a los vecinos
2 personas
10
Publicar el plano
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar las reservas
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Registrar contacto de primeros auxilios
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Reservar puestos y material
18
Solicitar efectivo
19
Colgar carteles
3 personas
20
Informar a los vecinos de la zona
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Preparar las cajas de dinero
2 personas
25
Informar a los voluntarios
2 personas
26
Preparar medidas contra el clima
2 personas
27
Colocar las barreras
4 personas
28
Colocar señales de tráfico
3 personas
29
Descargar los puestos
6 personas
30
Montar las carpas
6 personas
31
Colocar mesas y sillas
5 personas
32
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Marcar las ubicaciones de los puestos
2 personas
35
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
36
Indicar a los responsables de los puestos su ubicación
3 personas
37
Montar los puestos de venta
12 personas
38
Montar el punto de información
2 personas
39
Montar el puesto de catering
4 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Montar aperitivos
3 personas
42
Colocar cubos de basura
2 personas
43
Comprobar los baños
2 personas
44
Realizar el control de seguridad
3 personas

Evento

45
Atender el punto de información
2 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Vigilar los pasos de tráfico
2 personas
48
Servir el catering
5 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer aperitivos
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Limpiar los baños
2 personas
54
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
55
Registrar objetos perdidos
56
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

57
Desmontar los puestos de venta
8 personas
58
Desmontar las carpas
6 personas
59
Recoger mesas y sillas
5 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Desconectar la corriente de forma segura
2 personas
62
Recoger la basura
5 personas
63
Limpiar el recinto
5 personas
64
Retirar señales de tráfico
3 personas
65
Retirar las barreras
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Inventariar el material
2 personas
68
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
69
Guardar la comida sobrante
2 personas
70
Devolver el material de alquiler
3 personas
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
72
Cerrar las cajas de dinero
2 personas
73
Recoger el punto de información
2 personas
74
Retirar los carteles
2 personas
75
Entregar el recinto
2 personas
76
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 48
Taburetes de barcant. 8
Mesas plegablescant. 4
Paredes del standcant. 12
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejascant. 20
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 12
Terminales de pagocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de servircant. 10
Recipientes herméticoscant. 20
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Jardinerascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 16
Bateríascant. 32

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 24
Señales de tráficocant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Punto de información

Mostrador de información
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 24
Bloc de notascant. 6
Planoscant. 300
Pulserascant. 300
Cajas de dinerocant. 4
Cajitas para cambiocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija la fecha y la ruta, solicita el permiso y prepara el plan de tráfico antes de invitar a expositores o vecinos.
Cierra la distribución de los puestos al menos 3 semanas antes. Publica el plano y deja pasillos claros para el público, los puestos y el acceso de primeros auxilios.
Pide las preferencias dietéticas al confirmar las reservas, no el día anterior. Calcula las compras con esas respuestas y prepara los aperitivos en recipientes herméticos para transportarlos y servirlos con orden.
Asigna los turnos de voluntarios con una semana de margen y entrega instrucciones concretas: quién abre cada puesto, quién controla las cajas de dinero y quién contacta con primeros auxilios.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisar carpas, iluminación y conexiones eléctricas. Enfría las bebidas con antelación y carga los terminales de pago antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del pueblo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, fijar el recorrido, reclutar expositores y contratar proveedores sin tener que improvisar durante la última semana.
¿Cuándo se debe publicar el plano de los puestos?: Publícalo aproximadamente 3 semanas antes, cuando la distribución ya esté confirmada. Así los expositores pueden preparar su material y los vecinos reciben información fiable sobre accesos y circulación.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria del pueblo?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por cada 5 puestos, además de una persona coordinadora. Prevé turnos de 2 a 3 horas para cubrir descansos, pagos, consultas y cambios durante el día.
¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?: Haz la compra entre 1 y 2 días antes, según los productos, y prepara los aperitivos el mismo día. Pon las bebidas a enfriar varias horas antes de la apertura y revisa las reservas y las necesidades dietéticas antes de cocinar.

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