Dorfjahrmarkt organisieren: Schritt für Schritt zum guten Ablauf

Bei einem Dorfjahrmarkt entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum und Route fest, kläre Genehmigungen und Verkehrsführung und gewinne danach Standbetreiber und Helfer. Anmeldungen, Standaufteilung und Anwohnerinformationen brauchen feste Fristen. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Einkäufe, Kühlung, Kassen und die Ausgabe von Bechern, Geschirr und Material.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
4
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
5
Standbetreiber anwerben
3 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Standaufteilung erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
3 Personen
9
Anwohner informieren
2 Personen
10
Lageplan veröffentlichen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Reservierungen bestätigen
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
15
Wettervorhersage prüfen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Stände und Material reservieren
18
Bargeld bestellen
19
Plakate aufhängen
3 Personen
20
Bewohner der Straße informieren
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Geldkassetten vorbereiten
2 Personen
25
Freiwillige informieren
2 Personen
26
Wettermaßnahmen bereitstellen
2 Personen
27
Absperrungen aufstellen
4 Personen
28
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
29
Stände ausladen
6 Personen
30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
32
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Standorte markieren
2 Personen
35
Standbetreiber empfangen
3 Personen
36
Standbetreiber zum Platz weisen
3 Personen
37
Verkaufsstände einrichten
12 Personen
38
Infopunkt einrichten
2 Personen
39
Cateringstand einrichten
4 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Snacks auslegen
3 Personen
42
Mülleimer aufstellen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
44
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen

Event

45
Infostand besetzen
2 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Verkehrswege überwachen
2 Personen
48
Catering servieren
5 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks nachfüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten reinigen
2 Personen
54
Tische abräumen
2 Personen
55
Fundgegenstände registrieren
56
Standbetreiber verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

57
Verkaufsstände abbauen
8 Personen
58
Partyzelte abbauen
6 Personen
59
Tische und Stühle einsammeln
5 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Strom sicher trennen
2 Personen
62
Abfall sammeln
5 Personen
63
Gelände reinigen
5 Personen
64
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
65
Absperrungen entfernen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Material inventarisieren
2 Personen
68
Kühlboxen leeren
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
70
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
72
Geldkisten abschließen
2 Personen
73
Infopunkt aufräumen
2 Personen
74
Plakate entfernen
2 Personen
75
Gelände übergeben
2 Personen
76
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 24
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 48
BarhockerAnz. 8
KlappischeAnz. 4
StandwändeAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
SchüsselnAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare LampenAnz. 12
KartenterminalsAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
FrischhaltedosenAnz. 20
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
TischdeckenAnz. 20
KreidetafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 10
PflanzkübelAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 16
BatterienAnz. 32

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 24
VerkehrsschilderAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 12

Infopunkt

Infostand
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 24
NotizblöckeAnz. 6
PläneAnz. 300
ArmbänderAnz. 300
GeldkistenAnz. 4
WechselgeldkassenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Route und Genehmigungsantrag. Plane für die behördliche Rückmeldung mindestens 6 bis 8 Wochen ein, bevor du Standbetreiber verbindlich einlädst.
Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend vorliegen. Lass zwischen Marktständen, Zelten und Sitzbereichen mindestens 1,5 Meter für Wege und Lieferungen frei.
Informiere Anwohner und betroffene Straßen spätestens 14 Tage vorher schriftlich über Route, Sperrzeiten und Zufahrten. Eine veröffentlichte Lageplan-Version verhindert Rückfragen am Veranstaltungstag.
Teile Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und hinterlege den Erste-Hilfe-Kontakt gut sichtbar. Bestätige die Einteilung spätestens 7 Tage vor dem Jahrmarkt, damit Ausfälle noch ersetzt werden können.
Kläre Verpflegung und Technik nicht erst am Vorabend: Getränke brauchen Kühlboxen und Kühlelemente, Kaffeemaschinen Wasser und Verlängerungskabel. Bereite Geldkassetten, Kartenterminals und wiederverwendbare Becher am Vortag gesammelt vor.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Dorfjahrmarkt anmelden?: Beantrage die nötigen Genehmigungen möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für Verkehrsplanung, Route und mögliche Auflagen bleibt dann noch ausreichend Zeit.
Wann sollte man die Standbetreiber für einen Dorfjahrmarkt anfragen?: Starte die Anwerbung etwa 8 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen vor dem Jahrmarkt. Danach kannst du die Standaufteilung belastbar erstellen.
Wann müssen die Anwohner über den Dorfjahrmarkt informiert werden?: Verschicke die Information spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung. Nenne Route, Sperrzeiten, Zufahrtsbeschränkungen und einen Kontakt für Rückfragen.
Was muss man am Tag vor dem Dorfjahrmarkt vorbereiten?: Prüfe Einkaufsliste und Wettervorhersage, kühle Getränke, bereite Snacks und Geldkassetten vor und lade Material wie Tische, Marktstände und Lampen zusammen. Diese Kontrolle sollte am Vorabend in einer festen Checkliste abgeschlossen sein.

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