Checklist para organizar una Feria del Pueblo

Una Feria del Pueblo necesita más coordinación de la que parece: fecha y recorrido, permisos, tráfico, expositores, puestos, comida y voluntarios deben encajar. Esta checklist reúne 76 tareas y 62 materiales para avanzar desde la planificación inicial hasta el desmontaje. Empieza por los trámites y la distribución del espacio, confirma después a proveedores y participantes, y deja las compras, bebidas y cajas de dinero para los últimos días.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Contactar a los proveedores
2 personas
Reclutar a los expositores
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Publicar el plano
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Reservar puestos y material
Solicitar efectivo
Colgar carteles
3 personas
Informar a los vecinos de la zona
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar las cajas de dinero
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Preparar medidas contra el clima
2 personas
Colocar las barreras
4 personas
Colocar señales de tráfico
3 personas
Descargar los puestos
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Marcar las ubicaciones de los puestos
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Indicar a los responsables de los puestos su ubicación
3 personas
Montar los puestos de venta
12 personas
Montar el punto de información
2 personas
Montar el puesto de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas

Evento

Atender el punto de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Vigilar los pasos de tráfico
2 personas
Servir el catering
5 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Registrar objetos perdidos
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos de venta
8 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar la corriente de forma segura
2 personas
Recoger la basura
5 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar señales de tráfico
3 personas
Retirar las barreras
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar el material
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Devolver el material de alquiler
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Cerrar las cajas de dinero
2 personas
Recoger el punto de información
2 personas
Retirar los carteles
2 personas
Entregar el recinto
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 48
Taburetes de barcant. 8
Mesas plegablescant. 4
Paredes del standcant. 12
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejascant. 20
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 12
Terminales de pagocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de servircant. 10
Recipientes herméticoscant. 20
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Jardinerascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 16
Bateríascant. 32

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 24
Señales de tráficocant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Punto de información

Mostrador de información
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 24
Bloc de notascant. 6
Planoscant. 300
Pulserascant. 300
Cajas de dinerocant. 4
Cajitas para cambiocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso y prepara el plan de tráfico con varias semanas de margen. La ruta, los accesos y las posibles restricciones afectan a los puestos, las carpas y la información que recibirán los vecinos.
Cierra pronto el mapa de la feria: asigna cada puesto, reserva mesas, sillas, carpas y paredes, y publica el plano cuando las ubicaciones estén confirmadas. Así los expositores saben dónde colocarse y evitas cambios el mismo día.
Confirma las inscripciones, reservas y preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Usa esa cifra para ajustar aperitivos, platos, vasos, cubiertos, jarras y recipientes herméticos.
Asigna voluntarios por turnos y entrega instrucciones concretas antes de abrir. Incluye quién controla los puestos, quién repone bebidas, quién prepara las cajas de dinero y quién tiene el contacto de primeros auxilios.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la víspera. Enfría las bebidas, carga las lámparas recargables y los terminales de pago, y verifica cables, regletas, termos y acumuladores de frío antes de transportar el material.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Feria del Pueblo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la fecha y la ruta, solicitar permisos, preparar el tráfico y contactar con proveedores. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar expositores, voluntarios, compras y material.
¿Cuándo hay que solicitar el permiso para una feria del pueblo?: Solicítalo en cuanto estén decididas la fecha, la ruta y el horario, idealmente entre 8 y 12 semanas antes. El plazo exacto depende de la administración, así que compruébalo antes de anunciar la feria.
¿Cuándo se debe cerrar la distribución de los puestos?: Procura tenerla cerrada 10-14 días antes. Así puedes enviar el plano a los expositores, informar a los vecinos y corregir necesidades de mesas, carpas, paredes o conexiones eléctricas.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria?: El día anterior comprueba la lista de la compra, enfría las bebidas, prepara los aperitivos, carga los equipos y organiza las cajas de dinero. Deja también confirmados los turnos de voluntarios y el contacto de primeros auxilios.

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