Organiser une foire du village sans rien laisser au dernier moment

Une foire du village se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, obtenir l’autorisation et dessiner le plan de circulation avant de contacter les exposants. Ensuite, répartissez les stands, confirmez les réservations et attribuez les bénévoles par créneau. Les oublis les plus fréquents concernent les riverains, les branchements électriques, la petite monnaie, les besoins alimentaires et le refroidissement des boissons.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Recruter des tenanciers de stand
3 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Établir la répartition des stands
2 personnes
8
Envoyer les invitations
3 personnes
9
Informer les riverains
2 personnes
10
Publier le plan du site
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les réservations
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Consigner le contact de premiers secours
15
Vérifier les prévisions météo
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Réserver les stands et le matériel
18
Commander de l’argent liquide
19
Accrocher les affiches
3 personnes
20
Informer les riverains
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer les caisses à argent
2 personnes
25
Informer les bénévoles
2 personnes
26
Prévoir les mesures en cas de météo
2 personnes
27
Installer les barrières
4 personnes
28
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
29
Décharger les stands
6 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
5 personnes
32
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
35
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
36
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
37
Aménager les stands de vente
12 personnes
38
Aménager le point d’information
2 personnes
39
Installer le stand de restauration
4 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
42
Installer les poubelles
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

45
Tenir le point d'information
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Surveiller les passages de circulation
2 personnes
48
Assurer le service traiteur
5 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Nettoyer les toilettes
2 personnes
54
Dégager les tables
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

57
Démonter les stands de vente
8 personnes
58
Démonter les tentes de fête
6 personnes
59
Rassembler les tables et les chaises
5 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Débrancher l'alimentation en toute sécurité
2 personnes
62
Rassembler les déchets
5 personnes
63
Nettoyer le site
5 personnes
64
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
65
Retirer les barrières
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Stocker les restes
2 personnes
70
Retourner le matériel loué
3 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Verrouiller les caisses
2 personnes
73
Ranger le point d’information
2 personnes
74
Retirer les affiches
2 personnes
75
Rendre le site
2 personnes
76
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 48
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 4
Parois de standqté 12
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Saladiersqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Terminaux de paiementqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 10
Boîtes de conservationqté 20
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Bacs à plantesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Pilesqté 32

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Panneaux de signalisationqté 8
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 12

Point d'information

Bureau d’information
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 24
Blocs-notesqté 6
Plansqté 300
Braceletsqté 300
Caisses à monnaieqté 4
Bacs à monnaieqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date au moins 8 à 12 semaines à l’avance. L’autorisation, le plan de circulation et l’information des riverains doivent être réglés avant de publier les invitations.
Dessinez le plan du site avec les tentes, les stands, les tables et les zones de passage. Prévoyez les rallonges et multiprises avant l’installation, pas lorsque les exposants arrivent.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez chaque réservation 7 à 10 jours avant la foire. Cela évite de découvrir trop tard qu’il manque une table, une chaise ou une prise.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et transmettez-leur les contacts utiles, notamment celui des premiers secours. Une personne doit aussi suivre les caisses et les terminaux de paiement.
La veille, faites les courses, refroidissez les boissons et préparez les encas, les thermos et les carafes d’eau. Commandez l’argent liquide plusieurs jours à l’avance et vérifiez la météo 48 heures avant pour ajuster les tentes et le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une foire du village ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de recruter les tenanciers de stand, d’informer les riverains et de réserver le matériel.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une foire du village ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, de préférence au moins 6 à 8 semaines avant. Attendez la validation avant de finaliser la communication publique.
Comment répartir les stands d’une foire du village ?: Établissez un plan 2 à 3 semaines avant l’événement, en séparant les stands alimentaires, les zones de circulation et les espaces de repos. Confirmez ensuite l’emplacement de chaque exposant 7 à 10 jours avant.
Que faut-il préparer la veille d’une foire du village ?: Faites les courses, préparez les encas, vérifiez la liste du matériel et refroidissez les boissons la veille. Contrôlez aussi les prévisions météo 48 heures avant et préparez les caisses à argent ainsi que les moyens de paiement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.