Checklist para organizar una feria informativa sin imprevistos
Una feria informativa necesita mucho más que mesas y expositores. Primero hay que cerrar la fecha y el lugar, comprobar permisos y confirmar quién participa; después vienen las inscripciones, el plano, los horarios y la comunicación. En los días previos conviene dejar por escrito la ruta, el aparcamiento, las necesidades dietéticas y el reparto de voluntarios. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a detectar lo que suele quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Redactar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Crear el programa y los horarios de apertura
2 personas
Enviar confirmación a los expositores
Preparar la información de aparcamiento y ruta
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
Recopilar información para los expositores
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar los carteles del vecindario
2 personas
Encargar material impreso
Preparar la señalización
2 personas
Crear tarjetas con nombre para los expositores
Imprimir formularios de inscripción
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Enviar la última información a los expositores
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios y el suelo
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Colocar números de stand
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar el material de presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Dirigir a los expositores a sus stands
2 personas
Repartir folletos y materiales
2 personas
Atender el mostrador de visitantes
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Anunciar el programa de la noche
Coordinar las sesiones informativas
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Reunir materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos y archivos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Punto de información
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas con mantelcant. 18
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Cargadorescant. 4
- Memorias USBcant. 3
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
Cocina
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Cuencoscant. 12
- Jarras medidorascant. 2
- Cubetas para lavarcant. 6
Decoración
- Mantelescant. 18
- Cartel de bienvenida
- Carteles con número de standcant. 20
- Portanombrescant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Banderascant. 8
- Postes para banderascant. 8
- Plantascant. 8
- Tableros de corchocant. 10
- Portapósterscant. 12
- Guirnaldascant. 10
- Tiras adhesivascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 6
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 200
- Encuestascant. 150
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Bloc de notascant. 30
- Notas adhesivascant. 500
- Papel de copiacant. 2
- Sobrescant. 100
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 80
- Rotuladores permanentescant. 24
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Lápicescant. 30
- Goma de borrarcant. 10
- Tijerascant. 10
- Cinta adhesivacant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Clipscant. 4
- Portapapelescant. 10
- Carpetas de archivocant. 12
- Carpetas archivadorascant. 6
- Etiquetascant. 4
- Calculadorascant. 2
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Cinta de balizamientocant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
- Linternascant. 4
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Transporte
- Carros de manocant. 2
- Contenedores rodantescant. 4
- Cajonescant. 20
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para contactar con organizaciones, preparar el formulario y enviar invitaciones.
- Pide en el formulario la información que necesitarás el día del evento: nombre para la tarjeta, necesidades dietéticas, requisitos de mesa y datos de contacto. Envía una confirmación final a cada expositor 7 días antes.
- Dibuja el plano del mercado cuando conozcas los participantes y numera los puestos. Comparte junto con el programa la ruta, el aparcamiento, los horarios de apertura y el punto de información.
- Asigna los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y nombra a una persona responsable de cada franja. Incluye tareas concretas como orientar a los visitantes, reponer el café y té y resolver dudas de los expositores.
- Comprueba el material técnico y de servicio al menos 48 horas antes: proyector, pantalla, altavoces, micrófono, alargadores, regletas, cargadores, termos, tazas y vasos. Lleva cables y adaptadores de repuesto si el equipo depende de ellos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar y los permisos, contactar con las organizaciones, gestionar inscripciones y preparar la promoción sin hacerlo todo en la última semana.
- ¿Cuándo debo enviar la información final a los expositores?
- Envíala 7 días antes de la feria. Incluye el plano del mercado, el puesto asignado, los horarios de apertura, la ruta, el aparcamiento, el punto de información y cualquier instrucción de montaje.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria informativa?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada 25 visitantes previstos durante las horas de mayor actividad, además de una persona coordinadora. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir recepción, orientación y apoyo a los expositores.
- ¿Cuándo hay que comprobar el material de la feria?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes y una revisión rápida el mismo día. Verifica especialmente el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono, los cables, las regletas y el material para café y té.
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