Checklist para organizar una feria de empleo verde
Una feria de empleo verde necesita más que puestos y empresas invitadas. Hay que coordinar empleadores, talleres, inscripciones, horarios, materiales y la circulación de los participantes. Este plan reúne 71 tareas y 85 materiales para avanzar en el orden correcto, desde reservar el lugar hasta preparar el registro y probar la parte técnica. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: datos incompletos de las vacantes, presentaciones, preferencias alimentarias y responsables sin confirmar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Contactar a los empleadores
3 personas
Recopilar datos de la vacante
2 personas
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los empleadores
2 personas
Reunir los materiales del taller
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Pedir bebidas
Probar la técnica
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir la lista de participantes
Compartir la ruta y el acceso
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar los letreros del stand
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar las salas del taller
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Desembalar el catering
3 personas
Probar el sonido y la proyección
2 personas
Atender la mesa de bienvenida
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Presentar la apertura
2 personas
Atender a los expositores
2 personas
Informar a los visitantes
3 personas
Supervisar la revisión de CV
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Anunciar a los ponentes
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Separar residuos
2 personas
Comprobar los baños
Tomar fotos
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
3 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Retirar el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
2 personas
Enviar un agradecimiento a los empleadores
2 personas
Archivar fotos y archivos
Reenviar solicitudes de contacto
2 personas
Recopilar gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 120
- Sillas plegablescant. 20
- Mesa de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 6
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavoces para portátilcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Memorias USBcant. 6
- Puntos de acceso WiFicant. 2
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 150
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 150
- Cubiertos reutilizablescant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Teterascant. 3
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Toallascant. 12
Decoración
- Carteles de standcant. 30
- Pósteres del programacant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Banderas verdescant. 8
- Sets de mantelescant. 24
- Portatarjetas de nombrecant. 40
- Decoraciones vegetalescant. 12
- Pizarrascant. 8
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Credenciales de participantescant. 300
- Credenciales de empleadorescant. 60
- Credenciales de voluntarioscant. 20
- Folletos del programacant. 400
- Planoscant. 350
- Bloc de notascant. 250
- Bolígrafoscant. 300
- Tarjetas de evaluacióncant. 250
- Papel A4cant. 5
- Sobrescant. 100
- Lanyards sin plásticocant. 350
- Pegatinas con nombrecant. 400
- Carpetas portapapelescant. 20
- Carpetas archivadorascant. 20
- Tarjetas informativascant. 500
- Rotuladores de colorescant. 12
- Rotuladores para pizarra blancacant. 24
- Cinta de papelcant. 12
- Cinta americanacant. 6
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Clipscant. 4
- Tableros con pinzacant. 20
Limpieza
- Escobascant. 4
- Recogedores de polvocant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de gomacant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas de pie LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Transporte
- Cajas de transportecant. 20
- Carros de manocant. 2
- Contenedores rodantescant. 4
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y el perfil de los participantes. Con esa información puedes contactar a los empleadores adecuados y preparar una convocatoria que no prometa puestos o talleres todavía sin confirmar.
- Pide a cada empleador los datos de la vacante con antelación y establece una fecha límite única. Así podrás preparar la información de los puestos, las etiquetas y el plano sin corregirlo todo el día anterior.
- Confirma el programa de talleres y recopila las presentaciones antes de la prueba técnica. Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono, cable HDMI y regleta al menos un día antes.
- Diseña el plano después de saber cuántos puestos y talleres habrá. Reserva espacio para la mesa de registro, sillas, percheros, papeleras y zonas de paso; un puesto demasiado cerca de la entrada puede bloquear la circulación.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Calcula también tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras de café, termos y jarras de agua para no depender de compras de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo verde?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, contactar a los empleadores y confirmar los talleres. Deja la última semana para cerrar inscripciones, preparar materiales, imprimir listas y probar la técnica.
- ¿Cuándo debo confirmar a los empleadores de una feria de empleo?
- Confirma su participación al menos 10 días antes del evento y solicita los datos definitivos de cada vacante en ese momento. Así tendrás tiempo para actualizar el programa, el plano y la información de los puestos.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de participantes?
- Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes, según el aforo y el catering. Ese margen permite imprimir la lista de participantes, preparar las etiquetas con nombres y comunicar la ruta y el acceso.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior a una feria de empleo verde?
- Revisa durante una prueba completa los portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, cables HDMI, regletas y puntos de carga. También verifica el plano, los materiales de los talleres, el registro y la distribución de mesas y sillas.
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