Checklist para tu torneo de balón prisionero

Organizar un torneo de balón prisionero requiere coordinar participantes, equipos, partidos y voluntarios sin dejar el material para el último momento. Esta checklist reúne 69 tareas y 94 artículos para que puedas avanzar en el orden adecuado. Primero cierra las inscripciones y las reservas; después prepara el calendario, los árbitros y la información para los equipos. En los días previos, revisa el suelo, el material deportivo, los formularios, las bebidas y los premios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Llevar las listas de participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Asignar árbitros
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar las reservas
Enviar información a los participantes
Recopilar formularios de consentimiento
2 personas
Encargar premios y medallas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Imprimir formularios del partido
Imprimir las tarjetas de equipo
Imprimir señales de ruta
Comprobar el material deportivo
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Ordenar los premios
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los materiales
2 personas
Comprobar el suelo deportivo
2 personas
Delimitar los campos de juego
4 personas
Colocar porterías y líneas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Instruir a los árbitros
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir tarjetas del equipo
2 personas
Explicar el torneo
2 personas
Guiar el calentamiento
3 personas
Dirigir los primeros partidos
6 personas
Llevar el control de la clasificación
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar la pausa de descanso
3 personas
Coordinar los partidos de la tarde
6 personas
Reponer el buffet del almuerzo
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar a los finalistas
Acompañar las finales
6 personas
Informar al público
Preparar la entrega de premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Archivar los resultados de los partidos

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Desmontar los campos de juego
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 4
Fundas para mantelescant. 10
Papeleracant. 8

Material deportivo

Balones de balón prisionerocant. 18
Pelotas de repuestocant. 4
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Cintas para equiposcant. 80
Silbatoscant. 8
Marcadorescant. 6
Portapapelescant. 8
Cronómetroscant. 8
Bomba para balonescant. 2
Agujas para globoscant. 6
Silbatos de repuestocant. 4
Petos de equipocant. 80
Cinta deportivacant. 6
Colchonetascant. 8
Toallascant. 20
Cajas de aguacant. 8

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Cargadores de bateríascant. 4
Portátil
Impresora
Pantalla de presentación

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 60
Cucharonescant. 8
Pinzas para servircant. 8
Cuencoscant. 16
Jarrascant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartas de número de equipocant. 24
Cintas del podiocant. 3
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4

Catering

Compras

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 2
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Rollos de toallacant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Guantes desechablescant. 2
Chalecos reflectantescant. 10
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Artículos de papel

Formularios de competicióncant. 120
Listas de participantescant. 20
Tarjetas de equipocant. 30
Bloc de puntuacióncant. 12
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 20
Rotuladores permanentescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150
Notas adhesivascant. 12
Certificados de premiocant. 30

Premios deportivos

Medallascant. 30
Vasoscant. 3
Premio Fairplay
Mesa de premios

Transporte

Contenedores rodantescant. 4
Carros de manocant. 2
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de materialcant. 4

Consejos

Cierra las inscripciones antes de formar los equipos. Así puedes repartir a los participantes con datos definitivos y preparar un calendario sin rehacerlo varias veces.
Envía a cada participante la información del torneo con al menos 7 días de antelación. Incluye horarios, recorrido, formularios de consentimiento y cualquier indicación sobre preferencias dietéticas.
Prepara un árbitro y un voluntario para cada pista o función prevista, y deja sustitutos asignados. Los silbatos de repuesto, cronómetros y marcadores deben estar juntos en una mesa de control, no repartidos por el recinto.
Revisa el material deportivo el día anterior: balones, pelotas de repuesto, conos, discos de marcaje, cintas, petos, bomba y colchonetas. Infla los balones entonces y lleva una bomba con agujas para corregir pérdidas durante el torneo.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que empiecen los partidos. Coloca mesas de buffet, cajas de agua y papeleras en un punto accesible, pero separado de la zona de juego para evitar derrames sobre el suelo deportivo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de balón prisionero?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si esperas varios equipos. Abre las inscripciones al principio, confirma la reserva cuando tengas una previsión realista y deja la última semana para calendario, árbitros, compras e información a los participantes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del torneo?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Ese margen permite hacer la distribución definitiva de los equipos, elaborar el calendario, asignar árbitros y preparar las tarjetas y formularios del partido.
¿Qué material hace falta para un torneo de balón prisionero?: Calcula al menos un balón por pista y lleva varias pelotas de repuesto. También necesitarás conos, discos de marcaje, cintas o petos de equipo, silbatos, cronómetros, marcadores, una bomba con agujas, cinta deportiva y material de primeros auxilios.
¿Cuándo se prepara el calendario de competición?: Elabora una primera versión cuando conozcas el número de equipos y ciérrala entre 5 y 7 días antes. Comprueba después que los árbitros y voluntarios estén disponibles para todos los turnos y envía el horario definitivo a los participantes.

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Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.