Cómo organizar un escenario abierto sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 2 semanas para confirmar horarios, aforo y condiciones técnicas.
• Pide a cada artista sus necesidades técnicas al inscribirse y confirma esos datos una semana antes. Así puedes preparar la mesa de mezclas, los micrófonos, las cajas DI y los cables adecuados.
• No publiques solo el programa: envía a los artistas su hora de llegada, duración de la actuación, orden y punto de contacto. Imprime también un plan de trabajo para el equipo.
• Haz una prueba completa del equipo el mismo día, con los puntos de electricidad, regletas, alargadores, monitores y focos conectados. Comprueba cada micrófono y deja baterías de repuesto a mano.
• Calcula la comida y la bebida según las inscripciones confirmadas y revisa las preferencias dietéticas antes de comprar. Llena las neveras portátiles y prepara los aperitivos con tiempo para no hacerlo durante las actuaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?

Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos, contactar con artistas y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para cerrar el orden de actuación, imprimir documentos y probar el equipo.

¿Cuándo se debe cerrar el orden de actuación?

Ciérralo entre 5 y 7 días antes, cuando las inscripciones y las necesidades técnicas estén confirmadas. Deja una copia impresa para coordinación, artistas y voluntarios.

¿Qué hay que comprobar del sonido antes de un escenario abierto?

Prueba todos los micrófonos, soportes, altavoces, monitor, mesa de mezclas, caja DI y cables el mismo día. Comprueba también al menos 2 puntos de electricidad y ten baterías de repuesto disponibles.

¿Cuándo hay que preparar la información de los artistas?

Envía la información definitiva entre 3 y 5 días antes, con el horario, el orden de actuación, la hora de llegada y las indicaciones técnicas. Confirma de nuevo a cada artista como máximo 24 horas antes.

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