Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control
Una feria de empleo se organiza en un orden muy concreto: primero se define a quién quieres atraer y qué empresas participarán; después se cierra el programa, el espacio y las inscripciones. La parte que más se retrasa suele ser la coordinación de stands, ponentes, acreditaciones y necesidades técnicas. Este plan te ayuda a llegar con cifras definitivas, un plano claro y tareas asignadas para el día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Definir el perfil de los participantes
2 personas
- 3
Invitar a los empleadores
2 personas
- 4
Invitar a los ponentes
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Publicar el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar en redes sociales
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Asignar los stands de empleadores
2 personas
- 12
Fijar los soportes de los puestos
- 13
Reservar el catering
- 14
Encargar material impreso
- 15
Diseñar acreditaciones
- 16
Hacer el plano
- 17
Reclutar voluntarios
- 18
Asignar voluntarios
- 19
Reservar técnica
- 20
Recopilar las presentaciones
- 21
Enviar la información de aparcamiento
- 22
Comprobar las inscripciones
2 personas
- 23
Comunicar los números definitivos
- 24
Imprimir acreditaciones
2 personas
- 25
Imprimir listas de participantes
- 26
Preparar el paquete para expositores
2 personas
- 27
Comprobar los materiales
2 personas
- 28
Hacer la compra
2 personas
- 29
Enfriar bebidas
2 personas
- 30
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 31
Preparar el material del stand
3 personas
- 32
Montar mesas
3 personas
- 33
Colocar las sillas
3 personas
- 34
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 35
Conectar la técnica
2 personas
- 36
Colgar señalización
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los expositores
3 personas
- 38
Registrar a los expositores
2 personas
- 39
Coordinar el montaje del stand
3 personas
- 40
Preparar la restauración
3 personas
- 41
Atender la mesa de registro
2 personas
- 42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 43
Repartir acreditaciones
2 personas
- 44
Presentar el programa
- 45
Presentar la apertura
2 personas
- 46
Atender los stands de empleadores
3 personas
- 47
Coordinar presentaciones
2 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Recoger la vajilla
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Servir comidas especiales
2 personas
- 54
Reponer el bufé
3 personas
- 55
Coordinar el momento de networking
2 personas
- 56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 57
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 58
Reunir materiales del stand
3 personas
- 59
Desmontar el mobiliario
3 personas
- 60
Apagar la técnica
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Clasificar residuos
2 personas
- 63
Limpiar el espacio
3 personas
- 64
Inventariar materiales
2 personas
- 65
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 66
Retirar el catering sobrante
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
- 68
Dar seguimiento a los datos de contacto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 2
- Mesas de cervezacant. 12
- Mesas altascant. 10
- Sillascant. 120
- Faldones para mesascant. 12
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas de servircant. 20
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Placas de induccióncant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 10
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 6
- Contenedores frigoríficoscant. 4
Decoración
- Banderas de mesa de la empresacant. 20
- Banner de bienvenida
- Decoración vegetalcant. 12
- Decoración de mesacant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles del programacant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Portanombrescant. 150
- Porta-servilletascant. 12
- Dispensadores de aguacant. 4
- Jarras para servir cafécant. 4
- Soportes para buffetcant. 12
- Etiquetas de dietacant. 30
- Portamenúscant. 12
- Compras
Limpieza
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
Oficina
- Portapapelescant. 12
- Bolígrafoscant. 100
- Marcadorescant. 24
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Bloc de notascant. 100
- Carpetas A4cant. 20
- Grapadorascant. 4
- Tijerascant. 6
- Bridascant. 100
- Cinta americanacant. 4
- Etiquetascant. 200
- Tarjetas con números de mesacant. 20
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el perfil de los participantes antes de invitar a empresas o ponentes. Así puedes explicar el público esperado, el formato y los horarios desde el primer contacto.
- Publica el formulario de inscripción con suficiente antelación y pregunta también por preferencias dietéticas. Usa una fecha límite concreta para poder comunicar los números definitivos al catering y preparar las listas de participantes.
- Asigna los stands con un plano antes de fijar los soportes de los puestos. Deja señalizadas la recepción, las mesas de cerveza, las mesas altas, las sillas y los percheros para evitar cambios durante el montaje.
- Recopila las presentaciones y las necesidades audiovisuales al menos 7 días antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables alargadores, regletas y estaciones de carga.
- Recluta y asigna voluntarios por zonas, no solo por turnos. Reserva al menos una persona para recepción, otra para orientar a los participantes y otra para resolver incidencias técnicas durante el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas cierra fecha, ubicación y perfil de participantes; después invita a empleadores y ponentes, y deja las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, imprimir acreditaciones y revisar el plano.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de empleo?
- Fija el cierre entre 5 y 7 días antes del evento. Ese margen permite comprobar las inscripciones, comunicar las cifras definitivas, ajustar el catering e imprimir acreditaciones y listas de participantes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de empleo?
- Calcula 1 voluntario por cada zona operativa: recepción, orientación, stands, sala de ponencias y apoyo técnico. Para una feria pequeña, empieza con 5 personas y añade una por cada 50 participantes previstos.
- ¿Cuándo hay que preparar la técnica y las presentaciones?
- Pide las presentaciones y confirma la reserva técnica al menos 7 días antes. Haz una prueba completa el día anterior y comprueba también los micrófonos, altavoces, soportes, pulsadores de presentación y conexiones eléctricas.
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