Organiser un salon du recrutement sans rien laisser au dernier moment
Commencez par fixer la date, le lieu et le profil des participants avant de contacter les employeurs et les intervenants. Ensuite, construisez un programme simple, ouvrez les inscriptions et suivez séparément les besoins des recruteurs, des candidats et des intervenants. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les exposants, répartir les stands, finaliser les chiffres et préparer l’accueil. Gardez les badges, le plan, les listes imprimées et la technique pour une vérification finale, mais ne les découvrez pas le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Définir le profil des participants
2 personnes
- 3
Inviter les employeurs
2 personnes
- 4
Inviter les intervenants
- 5
Établir le programme
2 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier un message sur les réseaux sociaux
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Répartir les stands des employeurs
2 personnes
- 12
Confirmer les exposants
- 13
Réserver le catering
- 14
Commander les imprimés
- 15
Créer les badges nominatifs
- 16
Créer le plan
- 17
Recruter des bénévoles
- 18
Répartir les bénévoles
- 19
Réserver la technique
- 20
Rassembler les présentations
- 21
Envoyer les infos de parking
- 22
Vérifier les inscriptions
2 personnes
- 23
Communiquer les chiffres définitifs
- 24
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 25
Imprimer les listes de participants
- 26
Préparer le kit des exposants
2 personnes
- 27
Vérifier le matériel
2 personnes
- 28
Faire les courses
2 personnes
- 29
Refroidir les boissons
2 personnes
- 30
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 31
Préparer le matériel du stand
3 personnes
- 32
Installer les tables
3 personnes
- 33
Installer les chaises
3 personnes
- 34
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
- 35
Brancher la technique
2 personnes
- 36
Installer la signalétique
2 personnes
Événement
- 37
Accueillir les exposants
3 personnes
- 38
Enregistrer les exposants
2 personnes
- 39
Encadrer le montage du stand
3 personnes
- 40
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 41
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
- 44
Présenter le programme
- 45
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
- 46
Guider les stands des employeurs
3 personnes
- 47
Animer les présentations
2 personnes
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 52
Vider les poubelles
2 personnes
- 53
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 55
Animer le moment de networking
2 personnes
- 56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 57
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
- 58
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
- 59
Démonter le mobilier
3 personnes
- 60
Éteindre la technique
2 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Trier les déchets
2 personnes
- 63
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 64
Inventorier le matériel
2 personnes
- 65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 66
Évacuer la restauration restante
- 67
Envoyer un message de remerciement
- 68
Relancer les coordonnées
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de réceptionqté 2
- Tables de bièreqté 12
- Tables hautesqté 10
- Chaisesqté 120
- Jupes de tableqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 180
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 20
- Plateaux de serviceqté 20
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Plaques à inductionqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 10
- Pincesqté 8
- Verres doseursqté 2
- Thermosqté 6
- Conteneurs réfrigérésqté 4
Décoration
- Bannières de table d’entrepriseqté 20
- Bannière de bienvenue
- Décoration végétaleqté 12
- Décoration de tableqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux du programmeqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampadairesqté 4
Catering
- Supports de badges nominatifsqté 150
- Porte-serviettesqté 12
- Distributeurs d'eauqté 4
- Pichets à caféqté 4
- Rehausses de buffetqté 12
- Étiquettes alimentairesqté 30
- Porte-menusqté 12
- Courses
Nettoyage
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettesqté 6
Bureau
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 100
- Marqueursqté 24
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Bloc-notesqté 100
- Classeurs A4qté 20
- Agrafeusesqté 4
- Ciseauxqté 6
- Serre-câblesqté 100
- Ruban adhésifqté 4
- Étiquettesqté 200
- Cartes de numéros de tableqté 20
Conseils
- Bloquez d’abord les contraintes du lieu : accès, parking, nombre de stands, espaces de circulation et emplacement de la projection. Faites un plan dès que les employeurs commencent à confirmer, puis envoyez-le avec les informations pratiques.
- Invitez les employeurs et les intervenants avant de publier le programme définitif. Prévoyez au moins deux relances et fixez une date limite de réponse afin de ne pas promettre un contenu ou un nombre de stands encore incertain.
- Dans le formulaire d’inscription, demandez les besoins alimentaires et les informations utiles à l’accueil. Vérifiez les inscriptions une semaine avant le salon, puis communiquez les chiffres définitifs au traiteur et à l’équipe d’organisation.
- Préparez les badges nominatifs et les listes de participants à partir d’un fichier gelé, idéalement 24 à 48 heures avant l’ouverture. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les changements de dernière minute.
- Testez la technique dans la configuration réelle : ordinateur, projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Faites un essai complet avant l’arrivée du public et désignez une personne responsable des présentations pendant le salon.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du recrutement ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour inviter les employeurs, construire le programme et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les chiffres définitifs, les badges et les tests techniques.
- Quand faut-il inviter les employeurs pour un salon du recrutement ?
- Contactez-les 8 à 10 semaines avant la date prévue, avec le profil des participants et les informations sur les stands. Fixez une première date limite de réponse après 2 semaines, puis relancez les non-répondants.
- Quand fermer les inscriptions à un salon du recrutement ?
- Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement si le traiteur, les badges et la capacité de la salle dépendent du nombre de participants. Vous pourrez ensuite imprimer les listes et communiquer un chiffre fiable aux prestataires.
- Que faut-il vérifier la veille d’un salon du recrutement ?
- Vérifiez le plan des stands, les badges, les listes, le parking, le catering et la présence des bénévoles. Testez aussi chaque présentation et le matériel audio-vidéo au moins 2 heures avant l’ouverture si l’installation est déjà accessible.
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