Recruiting-Messe Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Teilnehmerprofil fest, bevor du Arbeitgeber einlädst. Für Studierende, Berufserfahrene oder bestimmte Fachrichtungen brauchst du jeweils andere Aussteller und ein passendes Programm.
• Versende die Einladungen nicht erst nach der Standplanung. Reserviere Arbeitgeberstände früh und bestätige die Standbetreiber spätestens zwei bis drei Wochen vor der Messe schriftlich.
• Sammle Ernährungswünsche bereits im Anmeldeformular und gib die endgültige Teilnehmerzahl rechtzeitig an das Catering weiter. So lassen sich Getränke, Geschirr und Sitzplätze für Empfang und Pausen realistisch planen.
• Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ladestationen und den Präsentationsklicker – fehlende Adapter oder leere Akkus fallen sonst erst beim Einlass auf.
• Drucke Namensschilder und Teilnehmerlisten erst nach der letzten Anmeldeprüfung, aber nicht am Veranstaltungsmorgen. Plane dafür mindestens einen Arbeitstag ein und verschicke Parkinformationen vorher, damit der Empfang nicht mit Wegfragen belastet wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Recruiting-Messe organisieren?

Beginne mindestens drei bis vier Monate vorher mit Termin, Ort und Teilnehmerprofil. Arbeitgeber, Redner und Technik sollten spätestens sechs bis acht Wochen vor der Messe angefragt oder reserviert sein.

Wann sollte man Arbeitgeber zu einer Recruiting-Messe einladen?

Lade die ersten Arbeitgeber etwa drei Monate vor dem Termin ein. Bestätige Standbetreiber und Standzuweisungen zwei bis drei Wochen vorher, damit Lageplan und Programm rechtzeitig fertig werden.

Wann muss das Catering für eine Recruiting-Messe bestellt werden?

Reserviere das Catering etwa sechs Wochen vorher und übermittle die endgültige Teilnehmerzahl fünf bis sieben Tage vor der Messe. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.

Was muss man am Tag vor einer Recruiting-Messe prüfen?

Prüfe am Vortag Technik, Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerlisten und den Lageplan. Kontrolliere außerdem Empfangstische, Sitzmöbel, Stehtische, Abfallbehälter sowie Kaffee- und Wasserversorgung.

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