Zo organiseer je een recruitmentbeurs

Begin met het deelnemersprofiel en de datum, en bouw daarna de beurs stap voor stap op. Werkgevers en sprekers moeten vroeg worden bevestigd, omdat hun aanwezigheid het programma en de indeling bepaalt. Regel vervolgens aanmeldingen, stands, techniek, catering en communicatie in één planning. In de laatste week controleer je de aantallen, druk je badges en deelnemerslijsten af en stuur je praktische informatie over parkeren en het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Deelnemersprofiel vaststellen
2 personen
3
Werkgevers uitnodigen
2 personen
4
Sprekers uitnodigen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediabericht plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Werkgeversstands toewijzen
2 personen
12
Standhouders bevestigen
13
Catering reserveren
14
Drukwerk bestellen
15
Naambadges ontwerpen
16
Plattegrond maken
17
Vrijwilligers werven
18
Vrijwilligers indelen
19
Techniek reserveren
20
Presentaties verzamelen
21
Parkeerinformatie versturen
22
Aanmeldingen controleren
2 personen
23
Definitieve aantallen doorgeven
24
Naambadges afdrukken
2 personen
25
Deelnemerslijsten afdrukken
26
Standhouderspakket samenstellen
2 personen
27
Materialen controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Registratietafel voorbereiden
2 personen
31
Standmaterialen klaarzetten
3 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Presentatieruimte inrichten
2 personen
35
Techniek aansluiten
2 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

37
Standhouders ontvangen
3 personen
38
Standhouders registreren
2 personen
39
Standopbouw begeleiden
3 personen
40
Catering klaarzetten
3 personen
41
Registratiebalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Naambadges uitdelen
2 personen
44
Programma toelichten
45
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
46
Werkgeversstands begeleiden
3 personen
47
Presentaties begeleiden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Standmaterialen verzamelen
3 personen
59
Meubilair afbreken
3 personen
60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval sorteren
2 personen
63
Ruimte schoonmaken
3 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven catering afvoeren
67
Bedankbericht versturen
68
Contactgegevens opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Biertafelsaantal 12
Statafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Tafelrokkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerschotelsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Inductieplatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 10
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Bedrijfstafelbannersaantal 20
Welkomstbanner
Plantdecoratieaantal 12
Tafeldecoratieaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Staande lampenaantal 4

Catering

Naambadgehoudersaantal 150
Servettenhoudersaantal 12
Waterdispensersaantal 4
Koffieschenkkannenaantal 4
Buffetverhogersaantal 12
Dieetlabelsaantal 30
Menuhoudersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Kantoor

Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 100
Markersaantal 24
Plakbandrollenaantal 8
Schrijfblokkenaantal 100
A4-mappenaantal 20
Nietmachinesaantal 4
Scharenaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 4
Etikettenaantal 200
Tafelnummerkaartenaantal 20

Tips

Bepaal eerst voor wie de beurs bedoeld is en leg vast hoeveel werkgevers, bezoekers en sprekers je verwacht. Gebruik die aantallen voor de locatie, het aantal werkgeversstands, stoelen en catering.
Nodig werkgevers en sprekers vroeg uit en geef een duidelijke bevestigingstermijn. Pas nadat de deelnemers vaststaan, kun je het programma, de stands en de plattegrond betrouwbaar indelen.
Publiceer het aanmeldformulier tegelijk met de eerste uitnodigingen en houd aanmeldingen wekelijks bij. Verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier, zodat je niet vlak voor de beurs apart achter ontbrekende informatie aan moet.
Test techniek niet pas op de beursdag. Controleer vooraf laptop, projector, projectiescherm, draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen en verzamel presentaties uiterlijk enkele dagen eerder.
Geef definitieve aantallen pas door nadat je de aanmeldingen hebt gecontroleerd. Plan daarna het afdrukken van naambadges en deelnemerslijsten en stuur parkeerinformatie en het programma uiterlijk 2 dagen voor de beurs.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een recruitmentbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Werkgevers, sprekers en locatie leggen het programma vast; catering, drukwerk en techniek regel je daarna, met een laatste controle in de week voor het evenement.
Hoeveel werkgevers nodig je uit voor een recruitmentbeurs?: Dat hangt af van je deelnemersprofiel en de beschikbare ruimte. Maak eerst een doel voor het aantal bezoekers en reserveer per werkgever één stand; bevestig het definitieve aantal stands zodra de werkgevers uiterlijk enkele weken voor de beurs hebben gereageerd.
Wanneer moet je de catering voor een recruitmentbeurs definitief doorgeven?: Geef de catering definitief door nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt gecontroleerd. Plan dit ongeveer 5 tot 7 dagen voor de beurs, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende gegevens na te vragen.
Wanneer druk je naambadges en deelnemerslijsten voor een recruitmentbeurs?: Druk ze pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en de definitieve aantallen zijn doorgegeven. Doe dat meestal 1 tot 2 werkdagen voor de beurs, zodat late wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.