Cómo organizar una feria de consumo sin perder el control
Una feria de consumo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el horario, reserva la sede y dibuja un plano que permita ubicar a los expositores, el registro, el buffet y las zonas de paso. Después capta participantes, confirma sus necesidades y comunica horarios, montaje y normas. En la última semana se cierran el catering, el mobiliario, los materiales impresos y los turnos del equipo; el día anterior se revisan existencias, acreditaciones y equipos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha de la feria y los horarios de apertura
2 personas
- 2
Reservar la sede y la sala
- 3
Crear el plano de la feria
2 personas
- 4
Captar expositores
3 personas
- 5
Crear formulario de inscripción para expositores
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la promoción online
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar definitivamente a los expositores
2 personas
- 11
Enviar información a los expositores
- 12
Pedir el catering
- 13
Reservar mobiliario
- 14
Reservar recogida de residuos
- 15
Encargar material impreso
- 16
Programar voluntarios
2 personas
- 17
Crear una lista de contactos para el equipo
- 18
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
- 19
Imprimir planos
- 20
Hacer tarjetas de identificación para expositores
2 personas
- 21
Comprobar el material de presentación
2 personas
- 22
Comprobar el stock de comestibles
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 27
Abrir la sala
2 personas
- 28
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
6 personas
- 30
Montar los stands de expositores
6 personas
- 31
Poner nombres a los stands
2 personas
- 32
Colgar señalización
2 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Montar la mesa de registro
2 personas
- 35
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Probar la técnica y la electricidad
2 personas
- 38
Comprobar los baños
- 39
Hacer briefing al equipo
5 personas
Evento
- 40
Recibir a los expositores
3 personas
- 41
Registrar a los visitantes
3 personas
- 42
Informar a los visitantes
2 personas
- 43
Revisar el acceso y los recorridos
2 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Recoger el buffet
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Reponer suministros sanitarios
- 50
Apoyar a los expositores
2 personas
- 51
Registrar objetos perdidos
- 52
Guiar la salida de visitantes
3 personas
Seguimiento
- 53
Desmontar los stands de los expositores
6 personas
- 54
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
- 55
Retirar la decoración
3 personas
- 56
Apagar el equipo
2 personas
- 57
Recoger la vajilla
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 60
Limpiar la sala
4 personas
- 61
Limpiar los baños
2 personas
- 62
Recoger el material prestado
2 personas
- 63
Devolver los materiales
2 personas
- 64
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 65
Gestionar objetos perdidos
- 66
Informar a los expositores sobre la salida
- 67
Enviar agradecimiento a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 30
- Sillas plegablescant. 80
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 35
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenajecant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Bandejas para servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 2
- Pantallas de presentacióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Micrófonos de manocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cajeros automáticoscant. 2
- Impresoras de etiquetascant. 2
Decoración
- Banners de la feriacant. 8
- Guirnaldascant. 10
- Plantascant. 12
- Globoscant. 100
- Decoración de mesacant. 20
- Carteles direccionalescant. 16
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Guantes de cocinacant. 6
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 20
- Botellas de spray para manoscant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de bateríacant. 8
Registro
- Credenciales para visitantescant. 400
- Credenciales de expositorcant. 60
- Portabadgescant. 460
- Pulserascant. 400
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Formularios de registrocant. 450
- Tarjetas de nombrecant. 80
Artículos de papel
- Planoscant. 450
- Programascant. 400
- Papel de impresión A4cant. 2
- Bloc de notascant. 30
- Cinta adhesivacant. 12
- Cinta americanacant. 8
- Portadocumentoscant. 10
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 10
- Linternascant. 4
- Señales pictográficascant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el plano antes de asignar definitivamente los puestos. Deja pasillos despejados y reserva espacio para la mesa de registro, las mesas de buffet y las cajas de almacenaje; cambiar la distribución el día del montaje suele retrasarlo todo.
- No esperes a tener todas las inscripciones para contactar con los expositores. Envía una primera invitación con fecha y horario, y pide después preferencias dietéticas, necesidades eléctricas y material de presentación antes de confirmar cada puesto.
- Reserva el mobiliario y la recogida de residuos con antelación, no durante la última semana. Cuenta las mesas de feria, sillas plegables, manteles y percheros según el plano definitivo, y comprueba quién los entrega y quién los retira.
- Prepara la información que el visitante necesitará al llegar. Imprime los planos y las acreditaciones, coloca una mesa de registro visible y crea una lista de contactos del equipo para resolver incidencias sin buscar números en distintos teléfonos.
- Haz una revisión física el día anterior. Comprueba el stock de comestibles, enfría las bebidas, prueba las máquinas de café, pantallas, micrófonos, altavoces, cables alargadores y regletas, y prepara los aperitivos antes de que empiece el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de consumo?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la sede, captar expositores y publicar la promoción. Deja la última semana para cerrar el plano, el catering, el mobiliario, los voluntarios y los materiales impresos.
- ¿Cuándo se debe confirmar a los expositores de una feria?
- Confirma la asignación definitiva entre 2 y 3 semanas antes del evento. Envía entonces el horario, el puesto, las instrucciones de montaje, las necesidades eléctricas y el contacto del equipo.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de consumo?
- Para una feria pequeña, programa al menos 1 persona en el registro, 1 coordinador y 1 o 2 personas para montaje, atención y reposición. Organiza turnos de 2 a 3 horas para que siempre haya cobertura durante la apertura.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una feria?
- Revisa el plano, las acreditaciones, los planos impresos, el material de presentación y las existencias de comida y bebida. También prueba los equipos eléctricos y de sonido, enfría las bebidas y confirma las entregas de catering, mobiliario y residuos.
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