Checklist para organizar una feria de defensa sin olvidos

Organizar una feria de defensa exige coordinar expositores, visitantes, demostraciones y controles de acceso en un mismo plan. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después trabaja hacia las inscripciones, los stands y la programación. Las acreditaciones, la seguridad y las pruebas técnicas suelen llegar tarde si no tienen responsables y plazos propios. Usa esta checklist para ordenar las 79 tareas y comprobar los 71 artículos necesarios antes del montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Actualizar el sitio web de la feria
Publicar el programa de la feria
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar seguridad
Enviar información a los expositores
Confirmar la distribución del stand
2 personas
Recopilar datos de las acreditaciones
Diseñar acreditaciones
Imprimir acreditaciones
2 personas
Imprimir la señalización
Recopilar las presentaciones
Revisar las demostraciones
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Preparar la lista de acceso
Preparar la lista de prensa
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Descargar los materiales del stand
4 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar los stands
6 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar el material de demostración de forma segura
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Controlar el acceso
2 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Anunciar presentaciones
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener libres los pasillos de los stands
2 personas
Coordinar a la prensa y los fotógrafos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Guiar la salida de visitantes
2 personas

Seguimiento

Reunir materiales del stand
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar el excedente
2 personas
Exportar los datos de los visitantes
Enviar correo de agradecimiento
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 3
Mesascant. 18
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Paredes para standscant. 24
Expositores para folletoscant. 8
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallascant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 14
Cables HDMIcant. 6
Memorias USBcant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2

Registro

Portanombrescant. 350
Ganchos para acreditacionescant. 350
Formularios de inscripcióncant. 350
Bolígrafoscant. 40
Carpetas portapapelescant. 6
Pulserascant. 350

Artículos de papel

Folletos del programacant. 350
Tarjetas con número de standcant. 30
Papel A4cant. 2
Notas adhesivascant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12
Platos de cartóncant. 30

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Mantelescant. 18
Cartelescant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Cables de luzcant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Señales de advertenciacant. 8
Pegatinas de precintocant. 100

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Paños de microfibracant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Define primero la distribución de la feria: reserva espacio para mostradores, paredes de stands, mesas, sillas y zonas de paso antes de confirmar a los expositores. Envía después a cada participante la ubicación exacta de su stand.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger datos de visitantes y preferencias dietéticas. Cierra la lista de asistentes al menos 7 días antes para preparar acreditaciones, catering y lista de acceso.
Recopila las presentaciones y revisa las demostraciones antes del evento, no durante el montaje. Prueba portátiles, pantallas, proyector, altavoces, micrófonos inalámbricos, cables HDMI y regletas con al menos 24 horas de margen.
Prepara las instrucciones de seguridad junto con la reserva de seguridad y la lista de acceso. Delimita las zonas necesarias con postes separadores y cinta de balizamiento, especialmente alrededor de demostraciones y equipos.
Haz la compra final después de confirmar el número de inscritos y del personal. Además de vasos, tazas, platos y cubiertos, comprueba termos, máquinas de café, teteras, neveras portátiles, pilas AA y AAA.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de defensa?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva desde el inicio el lugar, la seguridad y el catering; deja las 2 últimas semanas para acreditaciones, señalización, presentaciones y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de defensa?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes confirmar el catering, recoger las preferencias dietéticas y preparar la lista de acceso y las acreditaciones.
¿Cuándo se prueban los equipos de una feria de defensa?: Haz una prueba completa 24 horas antes y repite una comprobación breve durante el montaje. Conecta todos los portátiles, pantallas, proyectores, micrófonos, altavoces, cables HDMI y regletas que se usarán.
¿Qué hay que preparar para los expositores antes de la feria?: Envía la información del evento y la distribución definitiva de los stands al menos 7 días antes. Incluye horarios, ubicación, requisitos técnicos, normas de seguridad y la fecha límite para entregar presentaciones y datos de acreditación.

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