Checklist para organizar una feria de consumo sin olvidos
Una feria de consumo necesita más que reunir expositores y abrir las puertas. Hay que cerrar la sede, distribuir los puestos, gestionar inscripciones, coordinar catering y preparar acreditaciones, planos y equipos. Esta checklist reúne 67 tareas y 74 materiales para seguir el trabajo en orden. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: la información final para expositores, las conexiones eléctricas, las bebidas frías y la recogida de residuos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha de la feria y los horarios de apertura
2 personas
Reservar la sede y la sala
Crear el plano de la feria
2 personas
Captar expositores
3 personas
Crear formulario de inscripción para expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción online
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar definitivamente a los expositores
2 personas
Enviar información a los expositores
Pedir el catering
Reservar mobiliario
Reservar recogida de residuos
Encargar material impreso
Programar voluntarios
2 personas
Crear una lista de contactos para el equipo
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
Imprimir planos
Hacer tarjetas de identificación para expositores
2 personas
Comprobar el material de presentación
2 personas
Comprobar el stock de comestibles
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar los stands de expositores
6 personas
Poner nombres a los stands
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la técnica y la electricidad
2 personas
Comprobar los baños
Hacer briefing al equipo
5 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Revisar el acceso y los recorridos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer suministros sanitarios
Apoyar a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guiar la salida de visitantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar los stands de los expositores
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Informar a los expositores sobre la salida
Enviar agradecimiento a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 30
- Sillas plegablescant. 80
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 35
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenajecant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Bandejas para servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 2
- Pantallas de presentacióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Micrófonos de manocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cajeros automáticoscant. 2
- Impresoras de etiquetascant. 2
Decoración
- Banners de la feriacant. 8
- Guirnaldascant. 10
- Plantascant. 12
- Globoscant. 100
- Decoración de mesacant. 20
- Carteles direccionalescant. 16
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Guantes de cocinacant. 6
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 20
- Botellas de spray para manoscant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de bateríacant. 8
Registro
- Credenciales para visitantescant. 400
- Credenciales de expositorcant. 60
- Portabadgescant. 460
- Pulserascant. 400
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Formularios de registrocant. 450
- Tarjetas de nombrecant. 80
Artículos de papel
- Planoscant. 450
- Programascant. 400
- Papel de impresión A4cant. 2
- Bloc de notascant. 30
- Cinta adhesivacant. 12
- Cinta americanacant. 8
- Portadocumentoscant. 10
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 10
- Linternascant. 4
- Señales pictográficascant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y la sala antes de abrir las inscripciones. El plano depende de las medidas reales del espacio, de las mesas de feria y de las zonas de registro, buffet y presentación.
- Envía a cada expositor su ubicación y las instrucciones definitivas después de asignar los puestos. Incluye horarios de montaje, preferencias dietéticas registradas, identificación y necesidades de enchufes o pantallas.
- No dejes el material impreso para la última semana. Prepara con varios días de margen las acreditaciones de visitantes, las tarjetas de expositores y suficientes planos para la entrada y los puntos de información.
- Calcula por separado el material de servicio y el equipo técnico. Además de tazas, vasos, platos y cubiertos, comprueba máquinas de café, hervidores, neveras portátiles, alargadores, regletas, micrófonos y altavoces.
- Programa a los voluntarios por franjas y entrega al equipo una lista única de contactos. Reserva también con antelación el mobiliario, el catering y la recogida de residuos: son servicios difíciles de sustituir cuando faltan pocos días.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de consumo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si necesitas captar expositores y reservar una sala. Deja los últimos 7 días para confirmar asistentes, imprimir cambios y revisar materiales.
- ¿Cuándo hay que enviar la información definitiva a los expositores?
- Envíala entre 10 y 14 días antes de la feria, cuando las ubicaciones ya estén asignadas. Incluye plano, horario de montaje, identificación, contacto del equipo y requisitos técnicos.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de consumo?
- El día anterior conviene montar o comprobar la señalización, enfriar las bebidas, revisar el stock de comestibles y agrupar acreditaciones, planos y tarjetas. Haz una prueba de pantallas, portátiles, micrófonos y altavoces al menos 2 horas antes de abrir.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de consumo?
- Como referencia, asigna 1 persona para el registro por cada 50 visitantes previstos y al menos 2 personas para resolver incidencias y apoyar a los expositores. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir apertura, funcionamiento y desmontaje.
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