Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una sala de conciertos

Una jornada de puertas abiertas combina visitas guiadas, actuaciones y circulación constante de público. Para que la sala funcione sin atascos, necesitas cerrar primero la fecha y el programa, y después coordinar inscripciones, voluntariado, proveedores y técnica. El plan incluye 83 tareas y 70 materiales, desde acreditaciones y señalización hasta micrófonos, vasos reutilizables y mesas de información. Usa la checklist en orden y deja las comprobaciones finales para la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Preparar las visitas guiadas
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar recorridos en línea
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar el programa en línea
Hacer el mapa de la ruta de visitantes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir a los guías
2 personas
Coordinar técnicamente las actuaciones
3 personas
Realizar el pedido de catering
Comprobar el stock de bebidas
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir programas
2 personas
imprimir señalización
Imprimir listas de visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
Compartir el resumen de dietas
Recoger el catering y las compras
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de recepción
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Instalar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Comprobar las salas de presentación
3 personas
Probar el equipo de sonido
3 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Comprobar el escenario y el backstage
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Dirigir a los visitantes a las actividades
3 personas
Guiar visitas
4 personas
Guiar las presentaciones de instrumentos
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Anunciar las actuaciones
Acompañar a los artistas
2 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Responder preguntas del público
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Coordinar la última actuación
3 personas
Indicar a los visitantes la salida
3 personas
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
3 personas
Apagar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Punto de información
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 10

Equipo

Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Atrilescant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátil
Pantalla de presentación
Bridascant. 50
Cinta gaffercant. 4
Neveras portátilescant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Soportes decorativoscant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Dispensadores de aguacant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 6
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Cestos para la ropacant. 4

Comunicación

Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Folletos del programacant. 500
Carteles de señalizacióncant. 20
Pegatinas de flechascant. 50
Folletos informativoscant. 300
Listas de registrocant. 10
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6

Seguridad

Linternascant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Marcaje de suelocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Paños de cocinacant. 12
Cuchillos de cocinacant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones: incluye horarios de visitas, actuaciones, aforo por recorrido y duración aproximada. Así podrás publicar una información coherente y evitar cambios de última hora.
Calcula el recorrido de visitantes antes de asignar voluntarios. Marca entrada, punto de información, vestuario, zonas de espera y salida; como referencia, prevé al menos una persona por punto de decisión y un guía por grupo.
Haz una prueba técnica completa entre 7 y 3 días antes. Comprueba micrófonos, soportes, altavoces, portátil, pantalla, cables alargadores y regletas en el mismo espacio donde se utilizarán.
Cierra el catering y las preferencias dietéticas al procesar las últimas inscripciones. Separa las jarras de agua y café, la vajilla y las bandejas de servir para que el servicio no interfiera con las visitas.
Prepara acreditaciones, programas, listas de visitantes y señalización como mínimo 48 horas antes. Revisa también el pronóstico del tiempo y decide dónde colocar percheros, mesas y cualquier material exterior.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Ábrelas cuando la fecha, el programa y los horarios de las visitas estén confirmados, idealmente entre 3 y 6 semanas antes. Deja cerradas las últimas inscripciones entre 48 y 72 horas antes para actualizar listas, catering y preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula un guía por grupo y añade al menos una persona para el punto de información, otra para controlar el acceso y una reserva por cada 10 voluntarios. Confirma las asignaciones y da las instrucciones entre 3 y 7 días antes.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica de las actuaciones?: Haz una prueba completa entre 7 y 3 días antes, con micrófonos, soportes, altavoces, atriles, cables y portátil. Si el programa cambia, repite una comprobación breve el mismo día, antes de recibir al público.
¿Cuándo preparo la señalización y las listas de visitantes?: Imprime la señalización, los programas, las acreditaciones y las listas al menos 48 horas antes. Reserva una copia adicional de cada lista y coloca la señalización definitiva después de montar mesas, vestuario y punto de información.

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