Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas en un centro de congresos necesita más que un programa y una mesa de registro. Hay que coordinar recorridos, visitas guiadas, demostraciones, ponentes, inscripciones, catering y equipos técnicos sin bloquear la circulación. Esta checklist reúne 66 tareas y 57 elementos para avanzar en orden, desde fijar la fecha hasta comprobar baños, refrigeradoras y señalización. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: planos, acreditaciones, preferencias dietéticas y pruebas de sonido e imagen.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Determinar los espacios y recorridos
2 personas
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Seleccionar demostraciones
2 personas
Confirmar ponentes y demostradores
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Exportar la lista de visitantes
Enviar la confirmación a los visitantes
Pedir el catering
2 personas
Hacer reservas
Publicar información de estacionamiento
Imprimir planos
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los paquetes de información
3 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Comprobar las refrigeradoras
Comprobar los baños
Preparar la señalización
2 personas
Evento
Montar el mostrador de registro
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar las salas de presentación
3 personas
Montar los stands de demostración
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar los paquetes de información sobre las mesas
2 personas
Hacer la reunión informativa del personal
4 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Coordinar presentaciones
3 personas
Coordinar demostraciones
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar el inventario
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar el catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Recopilar comentarios de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 10
- Mostrador de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 150
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Proyectorcant. 3
- Pantallas de proyeccióncant. 3
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 5
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 4
- Soportes de micrófonocant. 3
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
Cocina
- Termoscant. 8
- Jarras para servir cafécant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Manteles individualescant. 18
- Globoscant. 150
- Bomba de globoscant. 2
- Cartel de bienvenida
- Plantascant. 12
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas de piecant. 6
Registro
- Portanombrescant. 150
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 10
- Formularios de visitantescant. 180
- Pulserascant. 180
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 8
- Planoscant. 180
- Folletos del programacant. 180
- Bolsas informativascant. 180
- Carteles direccionalescant. 20
- Rotuladores permanentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 3
- Aspiradorascant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 8
- Dispensadores de toallascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los recorridos antes de publicar el formulario de inscripción. Así puedes indicar la duración de cada visita guiada, los espacios incluidos y el aforo de cada grupo.
- Exporta la lista de visitantes con antelación y separa las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Prepara también una lista de reserva para cubrir cancelaciones y cambios de última hora.
- Haz una prueba técnica completa, no solo del proyector: conecta portátiles, cables HDMI, regletas, micrófonos inalámbricos, altavoces y pulsadores de presentación en la sala donde se usarán.
- Prepara planos, acreditaciones y paquetes de información al menos un día antes. En la entrada, coloca el mostrador de registro y deja visibles las indicaciones hacia visitas, demostraciones, baños y salidas.
- Revisa el día anterior las refrigeradoras, los baños y la señalización. El catering no perecedero puede quedar preparado, pero las bebidas, el café y los elementos de servicio deben estar listos para la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá invitaciones, inscripciones, ponentes y demostraciones. Reserva el catering y confirma a los participantes al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Mantén abierto el formulario de inscripción durante unas 2 o 3 semanas y envía la confirmación final entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo hacer la prueba técnica del centro de congresos?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, usando el mismo proyector, pantallas, portátiles, micrófonos y altavoces del evento. Repite una comprobación rápida 60 minutos antes de recibir al primer visitante.
- ¿Cuánto catering calcular para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula las raciones según el número confirmado de visitantes y añade un margen del 10 %. Para una recepción de dos horas, prevé aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y revisa aparte las necesidades dietéticas.
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