Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del puerto

Una jornada de puertas abiertas del puerto combina visitas guiadas, demostraciones, empresas participantes y circulación de público en un mismo espacio. La organización empieza por fijar la fecha y el programa, pero los permisos, el seguro y el plan de seguridad deben avanzar desde el principio. También tendrás que coordinar inscripciones, aparcamiento, señalización, catering, baños y voluntarios. Esta checklist reúne 88 tareas y 70 materiales para controlar el montaje, la jornada y el desmontaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con las empresas participantes
2 personas
Preparar las visitas guiadas
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Comprobar el permiso para la jornada de puertas abiertas
Comprobar el seguro y la responsabilidad
Informar a primeros auxilios y a los servicios de emergencia
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
Determinar la ruta del tráfico
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Procesar las inscripciones para la visita guiada
2 personas
Reservar el catering
Reservar recogida de residuos
Comprobar los baños
2 personas
Trazar la ruta para los visitantes
2 personas
Acordonar las zonas de riesgo
2 personas
Hacer el plano
Redactar los textos de los carteles
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir a los guías
3 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa alternativo para la lluvia
2 personas
Encargar banners e impresos
Comprobar el inventario de material
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Congelar los refrigerantes
Imprimir listas de visitas guiadas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colocar carteles y flechas de ruta
3 personas
Colocar vallas de seguridad
3 personas
Colocar cinta de balizamiento
2 personas
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Abastecer los baños
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Briefings de seguridad para voluntarios
3 personas
Reunir a los guías
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Guiar visitas
6 personas
Mostrar las actividades del puerto
5 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir el catering
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Acompañar al parking
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Comprobar la iluminación nocturna
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar carteles y flechas de ruta
3 personas
Retirar las vallas de seguridad
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Guardar los materiales en seco
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver los envases con depósito y retorno
Anotar los materiales dañados
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 8
Mesas de buffetcant. 6
Mesas informativascant. 4
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2
Mantelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 100
Pinzas de servircant. 10
Cucharones para sopacant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Seguridad

Vallas de seguridadcant. 20
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Guantes de trabajocant. 12

Decoración

Banderas del puertocant. 6
Banderascant. 20
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 6

Comunicación

Folletos del programacant. 500
Planoscant. 400
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Flechas de rutacant. 30
Paneles informativoscant. 12
Papel de impresión A4cant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Sprays de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel toallacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 3
Placas refrigerantescant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y confirma a las empresas participantes con varias semanas de margen. Pide a cada una el nombre del responsable, la duración de la demostración y las necesidades de electricidad, sonido o espacio.
No dejes los permisos, el seguro y el plan de seguridad para la última semana. Define antes las zonas de riesgo, las vallas, la ruta de evacuación y el contacto de primeros auxilios y servicios de emergencia.
Separa el recorrido de visitantes del tráfico operativo y del aparcamiento. Dibuja un plano con entradas, salidas, baños, puntos de información, zonas acordonadas y paradas de las visitas guiadas.
Gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Para las visitas guiadas, prepara grupos con horario concreto y deja una persona encargada de registrar cambios y ausencias.
Haz una reunión de instrucciones con guías y voluntarios como mínimo 24 horas antes. Repasa el plano, los horarios, el protocolo ante incidentes y quién controla los micrófonos, altavoces, cables y material de señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del puerto?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la fecha, confirmar empresas, revisar permisos y contratar servicios. Reserva las visitas guiadas, el catering y la recogida de residuos al menos 3 semanas antes.
¿Qué permisos hacen falta para una jornada de puertas abiertas del puerto?: Depende de la autoridad portuaria y de las actividades previstas, pero debes comprobar el permiso específico del evento, el seguro y la responsabilidad civil. Haz esta verificación como mínimo 6 semanas antes y guarda las confirmaciones por escrito.
¿Cómo organizar las visitas guiadas del puerto?: Define una ruta, una duración y un aforo por grupo; como referencia práctica, programa salidas cada 30 o 45 minutos. Procesa las inscripciones por horario y asigna un guía y un punto de encuentro claramente señalizado a cada grupo.
¿Qué hay que preparar para la seguridad del evento?: Prepara un plano, vallas de seguridad, postes separadores y cinta de balizamiento para acordonar las zonas de riesgo. Comparte el plan con voluntarios, guías y primeros auxilios al menos 24 horas antes, incluyendo las rutas de evacuación y los teléfonos de contacto.

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