Día de la Sostenibilidad: checklist de organización

Organizar un Día de la Sostenibilidad requiere coordinar programa, espacios, talleres, participantes y catering sin dejar los detalles para el último día. Empieza fijando la fecha, el horario y el lugar; después confirma permisos, monitores y proveedores. Las inscripciones te permitirán calcular materiales, raciones y preferencias dietéticas. La checklist reúne 69 tareas y 74 artículos para avanzar en orden y llegar al evento con la señalización, los talleres y la separación de residuos preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar el lugar y los espacios
Comprobar permisos y notificaciones
Publicar el programa en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Confirmar talleres y monitores
2 personas
Hacer reservas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Revisar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Clasificar materiales del taller
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir folletos del programa
Crear señales de ruta
2 personas
Colgar el plan de separación de residuos
Enfriar las bebidas
2 personas
Lavar y cortar las verduras
4 personas
Preparar sopa
3 personas
Preparar bocadillos y wraps
4 personas
Montar el bufé
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir folletos del programa
Presentar la apertura
2 personas
Guiar talleres
6 personas
Atender las mesas de información
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Ordenar las mesas de trabajo entre tareas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la comida
4 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Ajustar el nivel de iluminación
Preparar la última ronda de bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Enfriar la comida sobrante
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Reunir los materiales del taller
3 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Guardar los materiales secos y limpios
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Donar los materiales sobrantes
2 personas
Archivar material fotográfico y del programa

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Sofás loungecant. 4
Mesas plegablescant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Taburetescant. 20
Mantelescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 140
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 140
Tenedorescant. 140
Cucharascant. 140
Cucharillascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tazones para sopacant. 8
Ollas para sopacant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 4
Neverascant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Altavoz portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas LEDcant. 6
Lámparas de escritoriocant. 4

Decoración

Guirnaldas reutilizablescant. 6
Plantascant. 12
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Decoración de mesacant. 12

Comunicación

Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 10
Folletos informativoscant. 150
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 50

Material deportivo

Mesas de trabajo para tallerescant. 8
Guantes de jardineríacant. 30
Pala de manocant. 20
Regaderacant. 6
Máquinas de cosercant. 4
Tijeras de costuracant. 12
Martillocant. 6
Destornilladorescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores para compostcant. 4
Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Pinzas para residuoscant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 30
Fregaderoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los espacios con varias semanas de margen. Comprueba entonces si necesitas permisos o notificaciones, porque este trámite suele retrasar la publicación del programa.
Abre las inscripciones antes de encargar comida y materiales. Actualiza la lista de participantes y recoge las preferencias dietéticas para calcular las raciones sin comprar de más.
Confirma talleres, monitores y reservas antes de imprimir folletos o preparar acreditaciones. Pide a cada monitor los materiales exactos y clasifícalos por taller para evitar búsquedas durante el montaje.
Haz una revisión física de los materiales y del menaje antes del evento: mesas, sillas, vajilla reutilizable, utensilios de cocina y recipientes para bebidas. Lo que falte debe detectarse antes de la compra final, no durante la preparación.
Prepara la señalización de las rutas y coloca el plan de separación de residuos antes de que llegue el público. En la víspera, enfría las bebidas y deja listas las verduras, la sopa y los bocadillos o wraps según el horario de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de la Sostenibilidad?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, programa y permisos. Reserva más tiempo si habrá varios talleres, proveedores externos o un número elevado de participantes.
¿Cuándo conviene abrir las inscripciones?: Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Cierra el recuento definitivo al menos 5 días antes para ajustar catering, acreditaciones y materiales.
¿Cómo calcular la comida para un Día de la Sostenibilidad?: Usa el número de inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen para cambios de última hora. Separa las raciones según las preferencias dietéticas recogidas durante la inscripción.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior comprueba materiales, acreditaciones, folletos, señales y menaje; coloca también el plan de residuos. Enfría las bebidas y adelanta la preparación de verduras, sopa y rellenos siempre que la conservación sea segura.

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