Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del teatro

Una jornada de puertas abiertas del teatro combina visitas guiadas, actuaciones, talleres y atención continua al público. Esta checklist reúne las 76 tareas y 72 materiales del plan, ordenados para que puedas avanzar desde la fecha y el programa hasta el montaje y la recepción. Reserva las salas y prueba los equipos con antelación: los retrasos suelen aparecer al coordinar horarios, voluntarios, catering y recorridos. También encontrarás los detalles que se suelen dejar para el último momento, como las preferencias dietéticas, las acreditaciones y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
Reservar salas de teatro
Definir el programa y las visitas guiadas
2 personas
Programar actuaciones y talleres
2 personas
Recorrer la ruta de seguridad
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Publicar el evento en línea
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar los horarios de la visita guiada
Programar voluntarios
2 personas
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
Encargar catering y materiales
Probar los equipos técnicos
2 personas
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
Preparar los carteles informativos
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir folletos del programa
Imprimir señalización
Recoger el catering
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar los mostradores de información
3 personas
Preparar folletos del programa
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar los niveles de iluminación
2 personas
Montar las salas del taller
3 personas
Instruir a los guías
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Preparar la información de primeros auxilios y emergencias
Recorrer las zonas públicas
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Guiar talleres
4 personas
Anunciar las actuaciones
Recibir a los artistas
2 personas
Guiar a los invitados a las salas
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Registrar objetos perdidos
Finalizar el último elemento del programa
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

Enfriar los restos del catering
2 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar las zonas de público
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material del taller
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
Archivar datos de inscripción
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos y materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 150
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 4
Mesas de vestuariocant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas de audio
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Walkie-talkiescant. 6

Decoración

Pósteres de teatrocant. 20
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Photowall
Máscaras teatrales decorativascant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces decorativascant. 10

Catering

Dispensadores de aguacant. 3
Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 8
Cajas isotérmicascant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Tijerascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 3
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Registro

Mesas de inscripcióncant. 2
Carteles de mostradorcant. 4
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 180
Folletos del programacant. 200
Pulserascant. 200

Señalización

Carteles direccionalescant. 20
Soportescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Material del taller

Bloques de prácticacant. 40
Lápicescant. 50
Rotuladorescant. 40
Papel para manualidadescant. 300
Kits de maquillajecant. 4
Espejoscant. 6
Títeres de manocant. 12

Seguridad

Linternascant. 6
Señales de salida de emergenciacant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 8

Compras

Cafécant. 6

Consejos

Cierra la fecha, las salas y el horario antes de publicar la invitación. Deja al menos 4 semanas para abrir las inscripciones y recoger preferencias dietéticas.
Define cada visita guiada con una hora de inicio, un punto de encuentro y una duración concreta. Marca el recorrido y comprueba la ruta de seguridad antes del día del evento.
Programa a los voluntarios por franjas horarias, no solo por función. Calcula quién recibe al público, quién acompaña cada grupo y quién controla las comunicaciones por walkie-talkie.
Haz una prueba técnica completa al menos 3 días antes: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, focos LED, cables y regletas.
Encarga el catering y los materiales después de cerrar el número de inscritos. Recoge el catering el mismo día, enfría las bebidas con tiempo y coloca folletos, carteles, tarjetas de nombre y señalización antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del teatro?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar las salas, cerrar el programa, publicar el formulario, gestionar inscripciones, confirmar voluntarios y encargar el catering y los materiales.
¿Cuándo debo probar los equipos técnicos del teatro?: Haz una prueba completa al menos 3 días antes y una comprobación rápida el mismo día. Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, focos, cables y regletas en las posiciones reales.
¿Cuándo se confirma el horario de las visitas guiadas?: Confírmalo entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una previsión fiable de inscritos y voluntarios. Envía después los horarios definitivos y coloca el punto de encuentro en la señalización.
¿Cuándo hay que preparar el catering para una jornada de puertas abiertas?: Calcula las cantidades cuando cierres las inscripciones y encárgalo con al menos 5 días de margen. Recógelo el mismo día, enfría las bebidas antes de recibir al público y separa las opciones según las preferencias dietéticas.

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