Checklist para organizar un mercadillo del barrio

Un mercadillo del barrio necesita más coordinación de la que parece: permisos, vendedores, puestos, circulación, electricidad y atención al público deben encajar. Empieza por fijar la fecha y el área, y deja cerradas las condiciones de venta antes de abrir las inscripciones. Después podrás distribuir los puestos, preparar el plano y reservar el material. Esta checklist también ayuda a controlar los últimos días, cuando suelen olvidarse el cambio, la señalización, los cables y la información para los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el área del mercado
2 personas
Comprobar permiso y notificación
Elaborar el plan de tráfico y seguridad
2 personas
Comprobar los datos del seguro
Redactar las condiciones de venta
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Abrir inscripciones
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar el mercado en el barrio
2 personas
Repartir flyers
4 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar puestos de venta
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Recopilar necesidades dietéticas para el catering
Crear un plano del mercado
2 personas
Definir los puntos de corriente y el recorrido de cables
2 personas
Preparar el menú de catering
2 personas
Hacer reservas de material
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la última información a los participantes
Hacer la compra
3 personas
Recoger el material
3 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Hacer tarjetas con nombres para los participantes
2 personas
Imprimir plano y señalización

Evento

Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Delimitar los puestos de venta
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar la señalización
3 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Guiar a los participantes a sus asientos
4 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre el cierre
2 personas
Vaciar los puestos de venta
4 personas
Cerrar la caja
2 personas
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Barrer el recinto
3 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas
Guardar el material en seco
3 personas
Lavar el material de catering
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados
Realizar la inspección del recinto
2 personas
Gestionar los pagos pendientes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de mercadocant. 30
Sillas plegablescant. 24
Mesas de cateringcant. 3
Mesa de información
Mesas altascant. 4
Mantelcant. 8
Percheroscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12
Walkie-talkiescant. 6
Teléfonos móvilescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Señalización

Carteles de puestos de mercadocant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Seguridad

Vallas de separacióncant. 10
Conos de tráficocant. 12
Chalecos reflectantescant. 10
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Guantes de trabajocant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de café reutilizablescant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 6
Jarras de servircant. 4
Pinzas para carnecant. 4

Catering

Termoscant. 4
Porta-servilletascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 20
Cajas de cajacant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Señalización de pagocant. 4
Carteles del menúcant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Decoración de mesacant. 12

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papelelerascant. 12
Etiquetas para papelerascant. 36
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Fregaderoscant. 4
Escobas de manocant. 4
Escurridorescant. 2

Oficina

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 24
Tarjetas de nombrecant. 40
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Bloc de notascant. 6
Rollos de cuerdacant. 4
Carpetas de anillascant. 6
Talonarios de reciboscant. 4
Cajones para dinerocant. 2
Tableros de corchocant. 2
chinchetascant. 2
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el área y los permisos antes de promocionar el mercadillo. Reserva al menos 4 semanas para comprobar la notificación, el seguro y el plan de tráfico y seguridad.
No abras las inscripciones sin condiciones de venta claras. Incluye el tamaño del puesto, el horario de llegada, las normas de circulación y la fecha límite para confirmar la participación.
Haz el plano cuando conozcas los puestos, no el día del montaje. Marca la mesa de información, las carpas, las salidas, las vallas y el recorrido de los cables para evitar bloqueos.
Calcula la electricidad por zonas y prueba todo antes de abrir. Los alargadores, regletas y alfombrillas para cables deben quedar protegidos; lleva baterías y linternas por si falla la iluminación.
Envía la última información a los participantes entre 3 y 5 días antes. Repite la hora de montaje, el número de puesto, las necesidades de catering y qué deben traer, y prepara el cambio de caja la víspera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo del barrio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos y seguro, abrir inscripciones, promocionar el evento, asignar puestos y reservar carpas, mesas y equipos.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, crear el plano, asignar voluntarios y enviar las instrucciones finales.
¿Qué hay que enviar a los participantes antes del mercadillo?: Envía un mensaje final entre 3 y 5 días antes con la hora de llegada, el número de puesto, las condiciones de venta, el plano, el acceso y cualquier información sobre catering o necesidades dietéticas.
¿Cuándo preparar el material y la caja del mercadillo?: Recoge o comprueba el material el día anterior y prepara la caja registradora y el cambio la víspera. El día del evento reserva al menos 2 horas para montar puestos, señalización, electricidad y seguridad.

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