Checklist para organizar un mercado de voluntariado
Un mercado de voluntariado reúne a organizaciones, expositores y personas interesadas en colaborar, así que la coordinación empieza mucho antes del montaje. Esta checklist te ayuda a ordenar las tareas: primero fija la fecha, el lugar y los permisos; después gestiona inscripciones, puestos y comunicación; por último, prepara equipos, catering y turnos. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, el plano de mesas, las acreditaciones y la información sobre aparcamiento y ruta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Contactar con las organizaciones participantes
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el texto promocional
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Entregar el programa al presentador
Reservar el catering
Determinar el stock de bebidas y snacks
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Reservar mesas y sillas
Reservar técnica
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar el paquete para expositores
2 personas
Imprimir el plano
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Crear etiquetas de alérgenos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a su lugar
4 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Dar información sobre el voluntariado
3 personas
Anotar las inscripciones de los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Tomar fotos
Organizar los descansos de los voluntarios
Anunciar el último punto del programa
Despedir a los visitantes
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
6 personas
Apagar la técnica
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar fotos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Reenviar las inscripciones
Recopilar gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 90
- Mesas de cervezacant. 6
- Punto de información
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 24
- Mesas altascant. 8
Equipo
- Portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Ventiladorescant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Telones de vestuariocant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
- Decoración de mesacant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 18
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Abrebotellascant. 4
- Jarras de aguacant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
Oficina
- Credencialescant. 120
- Portabadgescant. 120
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de notascant. 30
- Portapapelescant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 3
- Stock de papelcant. 1000
Presentación
- Paneles de presentacióncant. 20
- Pizarras de hojascant. 3
- Bloc de rotafoliocant. 6
- Pizarras blancascant. 3
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Pizarrascant. 8
- Tizacant. 4
- Paneles informativoscant. 12
Señalización
- Carteles direccionalescant. 12
- Soportescant. 12
- Conoscant. 12
- Chalecoscant. 12
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar organizaciones y resolver requisitos del espacio.
- Pide a cada organización sus datos, necesidades del puesto y preferencias dietéticas al inscribirse. Actualiza la lista de participantes una vez por semana y fija una fecha límite de 10 días antes del mercado.
- Haz el plano de puestos cuando conozcas el número definitivo de participantes. Reserva mesas, sillas, mesas altas y soportes con margen para que el montaje no dependa de entregas de última hora.
- Asigna los turnos de voluntariado por franjas horarias y entrega una lista de contactos impresa. Calcula al menos 2 personas para el punto de información durante las horas de mayor afluencia.
- Prepara el paquete para expositores, las acreditaciones, el programa del presentador y las indicaciones de ruta y aparcamiento como mínimo 3 días antes. Comprueba también cables, regletas, altavoces, micrófono, proyector, pantalla y equipos de café antes de cargar el material.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de voluntariado?
- Empieza unas 6 semanas antes. Ese plazo permite reservar el lugar, comprobar permisos, contactar con organizaciones, abrir inscripciones y contratar catering o equipos sin depender de la disponibilidad de última hora.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de las organizaciones?
- Ciérralas aproximadamente 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para actualizar la lista, diseñar el plano de puestos, recoger preferencias dietéticas y preparar acreditaciones y paquetes para expositores.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para el mercado?
- Como punto de partida, asigna 2 personas al punto de información en las horas de mayor afluencia y añade responsables para montaje, apoyo técnico y desmontaje. Define los turnos por franjas y confirma la distribución al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que enviar la información sobre la ruta y el aparcamiento?
- Envíala entre 3 y 5 días antes, cuando el programa y la ubicación estén confirmados. Incluye también la hora de llegada, el punto de información y cualquier indicación necesaria para el montaje de los puestos.
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