Checklist para organizar tu jornada de inspiración

Una jornada de inspiración necesita más coordinación que una simple reunión: hay ponentes, sesiones, participantes, catering y equipos que deben encajar en el mismo horario. Empieza cerrando la fecha, el programa y la sala; después confirma a las personas y abre las inscripciones. Durante las semanas previas, reúne las presentaciones, prepara las dinámicas y controla las preferencias dietéticas. Esta checklist te ayuda a llegar al día del evento con los materiales clasificados, la tecnología comprobada y la logística resuelta.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Contactar a ponentes y coordinadores
2 personas
Hacer reservas para la ubicación
Cerrar acuerdos de catering
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Enviar el programa a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Recopilar las presentaciones
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Preparar las dinámicas
3 personas
Imprimir folletos
2 personas
Imprimir formularios de evaluación
Clasificar los materiales por sesión
2 personas
Comprobar las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Colocar los rotafolios y las mesas de trabajo
3 personas
Colgar la decoración y la señalización
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar el bufé y la mesa de aperitivos
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Guiar las salas de talleres
4 personas
Repartir el material para los talleres
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Gestionar la técnica durante las sesiones
2 personas
Recoger preguntas del público
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Reponer platos y cubiertos
2 personas
Servir café y postre
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Reponer bebidas y aperitivos
3 personas
Encargarse de las palabras de agradecimiento y del cierre
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Retirar la vajilla y los vasos
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
Compartir fotos y presentaciones
Procesar formularios de evaluación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesas altascant. 8
Taburetescant. 16
Perchero

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentacióncant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 60
Copas de cervezacant. 60
Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Cubiertoscant. 70
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10
Cucharonescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 8

Decoración

Portatarjetas de nombrecant. 60
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 12
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Masilla adhesivacant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4
Lámparas de emergenciacant. 2

Material de presentación

Paneles de papelcant. 6
Blocs de rotafoliocant. 8
Pizarras blancascant. 4
Rotuladores para pizarra blancacant. 24
Post-itscant. 20
Bolígrafoscant. 70
Bloc de notascant. 60
Portapapelescant. 30
Sets de pegatinascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y la distribución de la sala. Reserva tiempo para definir dónde estarán el registro, las mesas de buffet, las sillas y el espacio de cada sesión.
Contacta a ponentes y coordinadores con varias semanas de margen y fija una fecha límite para recibir sus presentaciones. Comprueba cada archivo en el proyector, la pantalla, el portátil y los cables HDMI antes del evento.
Abre el formulario de inscripción en cuanto estén confirmados el programa y el lugar. Pide las preferencias dietéticas y envía la información de aparcamiento y el programa a los participantes al menos 3 días antes.
Clasifica los materiales por sesión, no solo por tipo. Prepara las tarjetas de nombre, los folletos y los formularios de evaluación en paquetes separados para que cada coordinador pueda recogerlos rápidamente.
Haz el último control logístico el día anterior: cantidades de catering, lista de la compra, bebidas enfriadas y llaves del recinto. Cuenta también tazas, vasos, platos, cubiertos y equipos de sonido según el número final de inscritos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de inspiración?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, confirmar ponentes y cerrar el catering. Deja la última semana para inscripciones, presentaciones, materiales y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones y abrir las inscripciones?: Envía las invitaciones y abre el formulario en cuanto estén confirmados la fecha, el programa y la ubicación, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa el número de inscritos entre 3 y 5 días antes para ajustar el catering.
¿Cuándo hay que comprobar las presentaciones y el equipo?: Recopila las presentaciones al menos 5 días antes y haz una prueba técnica completa 1 o 2 días antes. Comprueba el proyector, la pantalla, los portátiles, los cables HDMI, el micrófono, los altavoces y el clic de presentación.
¿Cuánto catering necesito para una jornada de inspiración?: Calcula las cantidades con el número final de inscritos y añade un margen del 5 al 10 % para bebidas, café y piezas individuales. Confirma las dietas 3 días antes y revisa la compra, el enfriado de bebidas y la preparación el día anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.