Checklist para organizar un taller de oratoria
Organizar un taller de oratoria requiere más que reservar una sala y confirmar al formador. Hay que coordinar inscripciones, programa, materiales de trabajo, recepción, pausas y una prueba técnica completa. Esta checklist reúne 45 tareas y 47 artículos para avanzar en el orden adecuado, desde la planificación hasta los ejercicios del taller. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: los nombres, los adaptadores, los cables y la preparación del café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar al formador
Desarrollar el programa
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el catering
Probar la técnica
2 personas
Preparar la presentación
Evento
Abrir el espacio
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar el rincón de presentación
2 personas
Preparar el material de trabajo
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar la mesa de recepción
Registrar a los participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir el taller
Guiar los ejercicios
2 personas
Reponer las bebidas del descanso
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Coordinar ensayos de presentación
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar ejercicios avanzados
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar las presentaciones finales
2 personas
Repartir formularios de feedback
Hacer el check-out de participantes
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Llevar la basura
Devolver los materiales
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de recepción
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Kit de adaptadores HDMI
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Regletascant. 3
- Cables alargadorescant. 3
Material de presentación
- Pizarras de hojascant. 3
- Papel para rotafoliocant. 3
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 45
- Tableros de trabajocant. 50
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Cubetas para rotuladorescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Platos de cenacant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Platos de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 3
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 8
Decoración
- Mantelescant. 8
- Carteles de mesacant. 8
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Fregona
Consejos
- Reserva la sala y confirma al formador antes de cerrar el programa. Después, define la duración de cada bloque y deja al menos 15 minutos para la recepción y otros 15 para una pausa.
- Envía las invitaciones con la fecha límite de inscripción claramente indicada y recopila las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes comprobar el catering con datos reales, no con una estimación.
- Haz la prueba técnica entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptadores, altavoz, micrófono, regletas y alargadores. No des por hecho que la sala incluye conexiones compatibles.
- Prepara las hojas de trabajo, tarjetas con nombres, bolígrafos y blocs como mínimo el día anterior. Calcula un juego completo por participante y lleva algunos ejemplares adicionales para cubrir pérdidas o inscripciones de última hora.
- Llega al menos 60 minutos antes para abrir el espacio, montar mesas y sillas, preparar el rincón de presentación, colocar la recepción y organizar el punto de café. Enfría las bebidas y deja listas las tazas, vasos y jarras antes de registrar a los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de oratoria?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al formador y preparar el programa. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes; deja la prueba técnica para las últimas 24-48 horas.
- ¿Cuánto material necesito por participante en un taller de oratoria?
- Prepara un bloc, un bolígrafo, las hojas de trabajo y una tarjeta con el nombre por persona. Añade entre un 5 % y un 10 % de unidades extra, especialmente si esperas inscripciones el mismo día.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba también el cable HDMI, el kit de adaptadores, el altavoz, las regletas y los cables alargadores.
- ¿A qué hora hay que llegar para preparar el taller?
- Llega 60 minutos antes del inicio si la sala está vacía y necesitas montar mesas, sillas, recepción y café. Reserva 90 minutos si también debes organizar el material de trabajo y comprobar toda la presentación.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!