Checklist para organizar una formación para entrevistas de trabajo
Una formación para entrevistas de trabajo necesita más que preparar una presentación. Hay que cerrar las inscripciones, conocer las preferencias dietéticas, contratar a los entrenadores y convertir el contenido en ejercicios prácticos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero participantes y programa, después materiales, espacio y catering, y al final las pruebas técnicas y el montaje. También contempla detalles que suelen olvidarse, como imprimir las hojas de trabajo, preparar las acreditaciones y probar cada conexión antes de recibir al grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Contratar entrenadores
Desarrollar el programa de formación
2 personas
Seleccionar casos prácticos
2 personas
Preparar preguntas de entrevista
2 personas
Organizar los juegos de rol
Enviar información a los participantes
Reservar el lugar
Pedir el catering
Finalizar la presentación
Revisar las hojas de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Preparar acreditaciones
Crear la lista de asistencia
Probar la técnica
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
2 personas
Preparar el material de formación
2 personas
Preparar la restauración
2 personas
Iniciar la presentación
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Presentar el programa
Presentar la teoría
Servir bebidas del descanso
2 personas
Practicar entrevistas de trabajo
3 personas
Coordinar las rondas de feedback
3 personas
Servir la comida de pan
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar ejercicios de networking
2 personas
Practicar los pitches personales
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Repartir formularios de evaluación
Despedirse
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Apagar la técnica
Refrigerar la comida sobrante
Agradecer a los participantes
Enviar certificados
Procesar formularios de evaluación
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mantelcant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cable alargadorcant. 2
- Regletacant. 4
- Presentador inalámbrico
- Temporizadorcant. 2
Material de presentación
- Pizarra de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Artículos de oficina
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 24
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Notas adhesivascant. 10
- Clips
- Grapadora
- Grapas
Registro
- Portanombrescant. 24
- Pulserascant. 24
- Carpetas para documentoscant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasoscant. 24
- Platoscant. 24
- Cubiertoscant. 24
Cocina
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Cestas de pancant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Guantes de limpiezacant. 4
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de microfibracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y confirma a cada participante al menos 7 días antes. Aprovecha ese contacto para recoger las preferencias dietéticas y enviar la información práctica de la jornada.
- Termina el programa con varios días de margen. Selecciona los casos prácticos, prepara las preguntas de entrevista y deja definidos los juegos de rol antes de finalizar la presentación y las hojas de trabajo.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargador, regleta y presentador inalámbrico. No des por hecho que el cable disponible en la sala es compatible.
- Calcula el material por participante y lleva algunas unidades extra: bolígrafos, blocs de notas, carpetas, portanombres y hojas de trabajo impresas. Preparar un 10 % adicional evita parar la sesión por falta de material.
- Reserva tiempo para el montaje antes de la llegada del grupo. Coloca mesas y sillas, prepara la pizarra de hojas, la pizarra blanca, los rotuladores y la restauración; deja también lista la hoja de asistencia para registrar las entradas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar una formación para entrevistas de trabajo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, contratar a los entrenadores y desarrollar el programa. Cierra las confirmaciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes, y prueba la técnica el día anterior.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?
- Envíala entre 5 y 7 días antes de la formación, cuando ya tengas confirmados el horario, el lugar y el programa. Si hay cambios, manda una actualización como mínimo 24 horas antes.
- ¿Cuánto material de formación necesito por persona?
- Prepara una carpeta, un bloc de notas, un bolígrafo y una copia de cada hoja de trabajo por participante. Añade un 10 % extra de material y lleva suficientes acreditaciones para cubrir incorporaciones de última hora.
- ¿Cuándo se prepara el catering de una formación?
- Confirma el pedido con el número final de participantes entre 3 y 5 días antes, incluyendo las preferencias dietéticas. El día del evento, coloca tazas, vasos, platos, cubiertos y termos antes de iniciar la presentación.
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