Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más que un programa y algunas sillas. Esta lista reúne lo que debes comprar, reservar o llevar para recibir visitantes, servir bebidas y organizar visitas, presentaciones y actividades. Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen para las llegadas sin reserva. Revisa también con tiempo el material técnico, la señalización y los elementos de recepción: son los artículos que más fácilmente se quedan para el último día.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 180
- Mesas altascant. 8
- Mostrador de recepción
- Percheros para vestuarioscant. 4
- Mantelescant. 24
- Postes separadorescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 120
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Pinzas de servircant. 12
- Bolsas neveracant. 4
Equipo
- Portátilescant. 6
- Proyectorescant. 4
- Pantallas de proyeccióncant. 4
- Altavocescant. 4
- Micrófonoscant. 3
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cables HDMIcant. 8
- Memorias USBcant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
- Routers sin contraseñacant. 2
Decoración
- Globoscant. 200
- Guirnaldascant. 12
- Pizarrascant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Carteles direccionalescant. 20
- Portaindicioscant. 20
- Portatarjetas de nombrecant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 6
- Lámparas de emergenciacant. 4
Catering
- Compras
- Café - 8 paquetes
- Té - 12 cajas
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Azúcar - 4 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza - 6 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Bitterballen - 400 unidades
- Mini frikandellen - 300 unidades
- Aperitivos vegetarianos - 200 unidades
- Snacks veganos - 100 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 6 bolsas
- Palomitas saladas - 6 bolsas
- Mini muffins - 200 unidades
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Manzanas - 10 kilogramos
- Plátanos - 8 kilogramos
- Uvas - 6 kilogramo
- Pepinos - 12 unidades
- Zanahorias - 6 kilogramos
- Tomates cherry - 5 kilogramos
- Hummus - 12 envases
- Queso crema con hierbas - 10 envases
- Barras de pan - 20 unidades
- Crackers - 12 paquetes
- Queso joven - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogramos
- Hummus natural - 8 tarrinas
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogram
- Pesto - 8 tarros
- Mayonesa - 4 botellas
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Salsa de ajo - 3 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta - 2 botes
- Pimentón - 2 botes
- Servilletas - 12 paquetes
- Vasos de papel - 500 unidades
- Platos de papel - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Filtros de café - 300 unidades
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Acumuladores de frío - 30 piezas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Esponjas de limpieza - 12 unidades
- Paños de microfibra - 24 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 envases
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Tiritas - 4 cajas
- Pilas AA - 24 unidades
Limpieza
- Papeleracant. 18
- Contenedores de basura exteriorescant. 8
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradorascant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobillas de bañocant. 8
- Guantes de gomacant. 12
- Cestos para la ropacant. 4
Papeleo
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 250
- Formularios de inscripcióncant. 300
- Credencialescant. 250
- Papel A4cant. 2000
- Bolígrafoscant. 60
- Rotuladorescant. 48
- Portapapelescant. 20
- Cinta adhesivacant. 12
- Bloc de notascant. 30
Actividades
- Materiales de experimentocant. 8
- Kits de manualidadescant. 12
- Lápices de colorescant. 24
- Libros para colorearcant. 24
- Construccionescant. 8
- Materiales de juegocant. 10
- Pelotas deportivascant. 12
- Conoscant. 24
- Cronómetroscant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Extintorescant. 4
- Vallas de cuerdacant. 8
Guardarropa
- Perchascant. 200
- Percheroscant. 4
- Números para guardarropacant. 250
Presentación
- Paneles de presentacióncant. 16
- Pizarras de hojascant. 6
- Papel para rotafoliocant. 12
- Sets de imanescant. 12
- Expositores para folletoscant. 12
Consejos
- Calcula el mobiliario por sala, no solo por el aforo total: prepara al menos una mesa de recepción, sillas para cada presentación y mesas altas si habrá circulación y conversaciones breves.
- Para el café, té y agua, cuenta una taza o vaso por persona por cada ronda de servicio y añade un 15 % de margen. Las cucharillas, pinzas y bandejas suelen olvidarse aunque las bebidas estén encargadas.
- Comprueba el equipo técnico al menos 48 horas antes: cada portátil y proyector debe tener su cable HDMI, y reserva un cable alargador y una regleta por cada punto de conexión.
- Prepara la recepción con acreditaciones, programa impreso y señalización antes de abrir las puertas. Coloca postes separadores si las visitas guiadas salen en grupos y evita que la cola bloquee la entrada.
- Separa los materiales de las actividades y las presentaciones por sala, en bandejas o cajas identificadas. Haz una prueba completa el día anterior, incluidos micrófonos, altavoces, pantallas y conexiones eléctricas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula una silla por cada visitante previsto en las sesiones sentadas y añade un 10 % de reserva. Si hay varias salas, distribúyelas según el programa en lugar de concentrarlas todas en la recepción.
- ¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?
- Prepara al menos dos vasos o tazas por persona si habrá una pausa de bebidas, y añade un 15 % adicional. Para una jornada de varias horas, usa tres por persona o prevé reposición y lavado.
- ¿Con cuánta antelación debo reservar el catering y el equipo técnico?
- Reserva el catering y la técnica al menos 7 días antes, cuando ya tengas una previsión de asistentes. Confirma cantidades, conexiones y horarios 48 horas antes del evento.
- ¿Qué material técnico necesito para las presentaciones?
- Por cada sala con presentación, prevé un portátil, un proyector, una pantalla, altavoces y un micrófono si se necesita amplificación. Lleva además un cable HDMI, un alargador y una regleta por puesto, y prueba todo el día anterior.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!