Cómo organizar una noche de presentación sin contratiempos

Una noche de presentación funciona mejor cuando el recorrido del público está decidido antes de enviar las invitaciones. Empieza fijando la fecha, el programa y las aulas; después coordina inscripciones, presentaciones y necesidades dietéticas. Durante la última semana, comprueba la técnica, el acceso y el catering, y deja preparado el material de cada espacio. El día del evento, monta primero las mesas y sillas, prueba cada proyector y micrófono y coloca las etiquetas antes de recibir a los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar aulas y espacios
3
Hacer el plano de la noche
2 personas
4
Enviar el programa al personal
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar inscripciones
11
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
12
Recopilar las presentaciones
13
Revisar las presentaciones
2 personas
14
Definir la ruta del recorrido
2 personas
15
Definir actividades por aula
3 personas
16
Pedir el catering
17
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
18
Probar la técnica
2 personas
19
Gestionar llaves y acceso
20
Hacer la compra
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Preparar los paquetes informativos
3 personas
24
Ordenar etiquetas con nombres
2 personas
25
Montar mesas y sillas
4 personas
26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
27
Montar el punto de café
2 personas
28
Preparar el buffet
3 personas
29
Colocar el material informativo
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colocar señales de ruta
2 personas
32
Preparar las actividades del aula
6 personas
33
Preparar el espacio de presentación
3 personas
34
Montar el guardarropa
2 personas
35
Comprobar los baños
2 personas
36
Realizar rondas de seguridad
2 personas
37
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
38
Dar la briefing a los guías
4 personas
39
Dar briefing al equipo de actividades
6 personas

Evento

40
Recibir a los invitados
4 personas
41
Marcar las inscripciones
2 personas
42
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
43
Servir café y té
3 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Presentar la apertura
2 personas
46
Guiar visitas
6 personas
47
Atender los puntos de información
8 personas
48
Guiar las clases de prueba
6 personas
49
Responder a las preguntas de los padres
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el bufé
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños periódicamente
54
Coordinar el momento de fotos
2 personas
55
Anunciar el cierre
56
Despedir a los invitados
4 personas

Seguimiento

57
Recoger la vajilla
3 personas
58
Recoger comida y bebida
3 personas
59
Apagar el equipo
2 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Separar y desechar los residuos
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar los locales
4 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Vaciar la recepción
2 personas
67
Recoger objetos perdidos
68
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
69
Devolver las llaves
70
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Enviar mensaje de agradecimiento
73
Responder las preguntas pendientes
2 personas
74
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 3
Taburetescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 12
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Portátilescant. 4
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables HDMIcant. 4
Mandos a distancia para presentacionescant. 3
Cables de cargacant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Cartas del menúcant. 12
Photowall
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 3

Catering

Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Contenedores isotérmicoscant. 6
Termoscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de cocinacant. 8
Guantes de hornocant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 12
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesacant. 8

Presentación

Pizarras blancascant. 4
Pizarras de hojascant. 4
Papel para rotafoliocant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 24
Bolígrafoscant. 50
Carpetas informativascant. 120
Etiquetas con nombrescant. 140
Portabadgescant. 120
Papel de impresión A4cant. 2
Señales de rutacant. 20
Pegatinas de flechascant. 40
Portapapelescant. 12
Sobrescant. 150

Actividades

Puzlescant. 6
Materiales de juegocant. 6
Kits de manualidadescant. 8
Delantalescant. 12
Cintas métricascant. 4
Pelotascant. 12

Seguridad

Linternascant. 4
Cinta de advertenciacant. 2
Carros de plataformacant. 2

Guardarropa

Perchascant. 150
Números para el guardarropacant. 150
Bolsas para el guardarropacant. 4

Consejos

Cierra el programa y el plano de la noche antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar en la invitación cuánto dura el recorrido y en qué aula empieza cada grupo.
Recoge las preferencias dietéticas en el formulario y confirma las inscripciones varios días antes. No esperes al pedido del catering: calcula las raciones con la lista confirmada y separa las opciones especiales.
Pide las presentaciones con antelación y revísalas antes del evento. Comprueba que los portátiles, proyectores, pantallas, cables HDMI, mandos y micrófonos funcionan juntos en cada aula.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Lleva cables de carga, alargadores y regletas de repuesto, y confirma quién tiene las llaves y puede abrir cada espacio.
Monta el recorrido antes de preparar los aperitivos y enfriar las bebidas. Deja listas las etiquetas con nombres, los paquetes informativos y las mesas de recepción para evitar que el registro bloquee la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de presentación?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar aulas y espacios, cerrar el programa y enviar las invitaciones. Deja la revisión técnica, el catering y el montaje final para la última semana.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas aproximadamente 3 semanas antes, cuando ya estén definidos el programa, el recorrido y los espacios. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para confirmar asistentes, etiquetas y necesidades dietéticas.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes del inicio y comprueba cada aula por separado. Verifica imagen, sonido, presentaciones, cables HDMI, alimentación y micrófonos, no solo que los equipos se enciendan.
¿Qué se suele olvidar en una noche de presentación?: Lo que más se retrasa es confirmar el acceso, revisar las presentaciones y preparar las etiquetas con nombres. Comprueba llaves, paquetes informativos y material técnico como mínimo el día anterior; el mismo día solo deberías hacer el montaje y la prueba final.

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