Checklist para organizar una formación en gestión del tiempo
Organizar una formación en gestión del tiempo requiere coordinar participantes, entrenador, sala y materiales sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 68 tareas y 54 elementos, desde confirmar la fecha y preparar el programa hasta montar las mesas y probar la presentación. También contempla inscripciones, preferencias dietéticas, accesibilidad, catering y equipo técnico. Sigue el orden del plan para detectar a tiempo lo que suele olvidarse: adaptadores, cables, acreditaciones, hojas de trabajo y bebidas frías.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha del entrenamiento
Reservar ubicación de entrenamiento
Confirmar al entrenador
Elaborar el programa
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Revisar el formulario de inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la accesibilidad
Actualizar la lista de participantes
Enviar recordatorio
Pedir el catering
Comprobar el material de entrenamiento
Imprimir hojas de trabajo
Preparar acreditaciones
Revisar la presentación
Preparar ejercicios
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar las cantidades de catering
Confirmar el lugar y el acceso
Cargar el equipo técnico
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar la pantalla de presentación
Conectar el portátil y el proyector
Probar la técnica
2 personas
Montar la mesa de recepción
Montar el punto de café
Preparar las encimeras
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Dar la bienvenida a los participantes
Abrir el entrenamiento
Explicar los objetivos de aprendizaje
Guiar el ejercicio de cronometraje
Guiar el ejercicio de prioridades
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Explicar las técnicas de planificación
Hacer la planificación personal
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Practicar delegar y poner límites
Tratar cómo limitar las distracciones
Elaborar un plan de acción personal
Tratar preguntas y casos
Repartir formularios de evaluación
Recoger los formularios de evaluación
Repartir certificados
Cerrar el entrenamiento
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
2 personas
Retirar la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar la técnica
Cerrar el recinto
Inventariar los restos
Devolver los materiales
2 personas
Agradecer a los participantes
Enviar certificados digitalmente
Compartir planes de acción digitalmente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 35
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
- Altavoz inalámbrico
- Micrófono
- Cables de cargacant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Cucharones de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Tijerascant. 3
- Bandejascant. 4
Catering
- Compras
Entrenamiento
- Tableros de trabajocant. 40
- Tarjetas del plan de accióncant. 40
- Formularios de evaluacióncant. 40
- Certificadoscant. 40
- Carpetas de formacióncant. 40
- Bolígrafoscant. 50
- Lápicescant. 40
- Goma de borrarcant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 20
- Post-itscant. 20
- Papel A4cant. 500
- Bloc de rotafoliocant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Credencialescant. 40
- Portabadgescant. 40
- Cinta adhesivacant. 3
- Cinta de pintorcant. 2
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
- Borradorescant. 2
Limpieza
- Recogedor y escobacant. 2
- Papelelerascant. 4
- Paños de microfibracant. 8
- Fregona
- Cubo
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y el entrenador antes de enviar invitaciones. Después, deja un plazo concreto para las inscripciones y actualiza la lista de participantes al menos una vez por semana.
- Revisa el formulario de inscripción con tiempo para recoger preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. No esperes al pedido del catering: esas respuestas pueden cambiar cantidades y distribución de la sala.
- Prepara la presentación, los ejercicios y las hojas de trabajo antes de cargar el equipo técnico. Lleva un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptadores, alargadores y regletas; que falte un adaptador puede impedir toda la sesión.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y comprueba las cantidades cuando llegue. Enfría las bebidas con antelación y deja listas tazas, vasos, platos, cubiertos, cafetera, termos y utensilios de servicio.
- Reserva tiempo de montaje el mismo día para abrir y ventilar la sala, confirmar el acceso, montar mesas y probar sonido e imagen. Coloca la mesa de recepción, acreditaciones, papeleras y tableros de trabajo antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en gestión del tiempo?
- Empieza al menos 4 semanas antes para cerrar fecha, sala y entrenador. Deja la última semana para confirmar inscripciones, catering, materiales y necesidades de accesibilidad.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones y cerrar las inscripciones?
- Envía las invitaciones cuando estén confirmados la fecha, el lugar y el programa inicial, idealmente 3 o 4 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para ajustar catering, acreditaciones y materiales.
- ¿Qué equipo técnico necesito para esta formación?
- Prepara un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptadores, alargadores, regletas y clic de presentación. Si habrá intervenciones para todo el grupo, añade altavoz inalámbrico y micrófono, y prueba todo el equipo el día anterior.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del grupo. Ese margen permite ventilar, montar mesas y sillas, colocar la recepción, conectar la tecnología, distribuir los tableros de trabajo y comprobar el acceso.
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