Checklist pour organiser une formation à la gestion du temps

Une formation à la gestion du temps demande plus qu’un programme et un formateur. Il faut verrouiller la date et la salle, suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires et l’accessibilité, puis tester chaque élément technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’ouverture de la salle. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : badges, feuilles de travail, adaptateurs, boissons et installation des exercices.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de l’entraînement
Réserver le lieu de formation
Réserver le formateur
Élaborer le programme
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Vérifier le formulaire d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel
Commander le catering
Vérifier le matériel de formation
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Relire la présentation
Installer les exercices
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier les quantités de catering
Confirmer le lieu et l’accès
Charger le matériel technique

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer l'écran de présentation
Brancher l’ordinateur portable et le projecteur
Tester la technique
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Mettre en place le point café
Préparer les plans de travail
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Accueillir les participants
Ouvrir l'entraînement
Expliquer les objectifs d’apprentissage
Encadrer l’exercice de pointage du temps
Animer l’exercice de priorisation
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Expliquer les techniques de planification
Élaborer un planning personnel
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
S’entraîner à déléguer et à poser des limites
Discuter de la limitation des distractions
Établir un plan d'action personnel
Traiter les questions et les cas
Distribuer les formulaires d’évaluation
Récupérer les formulaires d’évaluation
Remettre les certificats
Clore la formation
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre la technique
Fermer le lieu
Inventorier les restes
Retourner les matériels
2 personnes
Remercier les participants
Envoyer les certificats par voie numérique
Partager les plans d’action en numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation
Enceinte sans fil
Microphone
Câbles de rechargeqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Cuillères de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 3
Plateauxqté 4

Catering

Courses

Formation

Feuilles de travailqté 40
Cartes du plan d'actionqté 40
Formulaires d’évaluationqté 40
Certificatsqté 40
Dossiers de formationqté 40
Stylosqté 50
Crayonsqté 40
Gommeqté 40
Marqueursqté 20
Post-itqté 20
Papier A4qté 500
Blocs pour chevaletqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Ruban adhésifqté 3
Ruban de masquageqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Lisseursqté 2

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 4
Chiffons microfibresqté 8
Serpillière
Seau

Conseils

Réservez la salle et le formateur avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et mettre à jour la liste des participants.
Demandez les informations alimentaires et les besoins d’accessibilité dès l’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 5 jours avant la formation.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et l’adaptateur ensemble, et non séparément. Chargez aussi les câbles de recharge et prévoyez les rallonges et multiprises avant le jour J.
Imprimez les feuilles de travail et préparez les badges nominatifs au moins 24 heures à l’avance. Relisez la présentation et installez les exercices avant l’arrivée des participants.
Le jour J, arrivez au moins 90 minutes avant le début. Ouvrez et aérez la salle, installez les tables, vérifiez les quantités du catering et mettez les boissons au frais avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation à la gestion du temps ?: Envoyez-les dès que la date, la salle et le formateur sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la session. Gardez les 7 derniers jours pour les relances et la liste définitive des participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle de formation ?: Prévoyez au moins 90 minutes sur place avant le début. Ce délai permet d’aérer la salle, installer les tables, tester la projection, placer les feuilles de travail et vérifier le catering.
Quand commander le catering pour une formation ?: Passez la commande après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires, généralement 5 à 7 jours avant la formation. Confirmez les quantités la veille, en fonction de la liste actualisée.
Que faut-il vérifier pour le matériel audiovisuel ?: Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur, le cliqueur et les enceintes au moins 24 heures avant. Le jour J, chargez le matériel et gardez une rallonge ainsi qu’une multiprise disponibles.

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