Checklist voor een timemanagementtraining organiseren

Een timemanagementtraining staat of valt met een strak voorbereidingsschema. Leg eerst de trainingsdatum, locatie, trainer en het programma vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en praktische inventarisatie. In de laatste week controleer je deelnemers, dieetwensen, toegankelijkheid, werkbladen en presentatie. Op de trainingsdag zelf draait het om een werkende ruimte, opgeladen techniek, klaargezette oefeningen en een ontvangst zonder zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingsdatum bevestigen
Trainingslocatie reserveren
Trainer vastleggen
Programma opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldformulier controleren
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering versturen
Catering bestellen
Trainingsmateriaal controleren
Werkbladen printen
Naambadges voorbereiden
Presentatie nalopen
Oefeningen klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Cateringhoeveelheden controleren
Locatie en toegang bevestigen
Techniek opladen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Presentatiescherm plaatsen
Laptop en projector aansluiten
Techniek testen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Koffiepunt inrichten
Werkbladen klaarleggen
Deelnemers registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Deelnemers verwelkomen
Training openen
Leerdoelen toelichten
Tijdregistratie-oefening begeleiden
Prioriteitenoefening begeleiden
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Planningstechnieken uitleggen
Persoonlijke planning maken
Lunchbuffet klaarzetten
2 personen
Diner serveren
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Delegeren en grenzen stellen oefenen
Afleidingen beperken bespreken
Persoonlijk actieplan opstellen
Vragen en casussen behandelen
Evaluatieformulieren uitdelen
Evaluatieformulieren innemen
Certificaten uitdelen
Training afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
2 personen
Afval verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek uitschakelen
Locatie afsluiten
Restanten inventariseren
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Certificaten digitaal versturen
Actieplannen digitaal delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker
Draadloze speaker
Microfoon
Oplaadkabelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 3
Dienbladenaantal 4

Catering

Boodschappen

Training

Werkbladenaantal 40
Actieplankaartenaantal 40
Evaluatieformulierenaantal 40
Certificatenaantal 40
Trainingsmappenaantal 40
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gumaantal 40
Markeerstiftenaantal 20
Post-itsaantal 20
A4-papieraantal 500
Flip-overblokkenaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Plakbandaantal 3
Schilderstapeaantal 2
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Wissertjesaantal 2

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 8
Dweilmop
Emmer

Tips

Plan de hoofdonderdelen vroeg: bevestig de trainingsdatum, reserveer de locatie, leg de trainer vast en werk het programma uit voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kunnen deelnemers zich aanmelden met de juiste tijden en praktische informatie.
Sluit de inschrijving niet pas op de laatste dag. Werk de deelnemerslijst bij, controleer het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uiterlijk enkele dagen voor de training.
Controleer de techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aansluiting: test laptop, projector, scherm, HDMI-kabel, adapter, verlengkabels en stekkerdozen samen. Laad laptop, presentatieklikker, speaker en microfoon vooraf op.
Maak de ruimte klaar voor oefeningen én pauzes. Zet tafels en stoelen op, plaats de ontvangsttafel en afvalbakken, ventileer de ruimte en leg werkbladen, naambadges en schrijfmateriaal klaar voordat deelnemers binnenkomen.
Regel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers. Controleer koffie, thee, water, gekoelde dranken, kopjes, glazen, borden en bestek; zet koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen zo neer dat de ontvangst niet blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een timemanagementtraining organiseren?: Leg datum, locatie en trainer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodiging en plan een herinnering ongeveer 1 week voor de training.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een timemanagementtraining sluiten?: Sluit de inschrijving idealiter 3 tot 5 werkdagen vooraf. Dan kun je cateringhoeveelheden, dieetwensen, naambadges en werkbladen nog aanpassen.
Hoe controleer ik de techniek voor een timemanagementtraining?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 werkdag vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer laptop, projector, scherm, HDMI-aansluiting, adapter, voeding, presentatieklikker, speaker en microfoon.
Wanneer zet ik de trainingsruimte klaar?: Open de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang. Gebruik die tijd voor ventileren, tafels en stoelen opstellen, werkbladen en oefeningen klaarleggen, techniek aansluiten en de ontvangsttafel inrichten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.