Checklist para organizar una formación y sesión de feedback

Organizar una jornada de formación y feedback requiere coordinar contenido, participantes, sala, técnica y comidas en el orden correcto. Empieza por confirmar la fecha y el espacio, definir los objetivos y cerrar la lista de asistentes. Después prepara el programa, los casos prácticos y los materiales de trabajo, mientras gestionas inscripciones, dietas y catering. Esta checklist también incluye las comprobaciones que suelen hacerse tarde: probar el proyector, preparar la recepción y dejar listo el café antes de que llegue el primer participante.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Definir los objetivos del entrenamiento
2 personas
Desarrollar el programa de formación
2 personas
Preparar casos prácticos
2 personas
Crear presentación y hojas de trabajo
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Enviar información a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Desembalar la compra
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el material de formación
2 personas
Conectar la presentación
2 personas
Montar el buffet de descanso y cena
3 personas
Montar la mesa de recepción

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Servir café y té
2 personas
Explicar los objetivos del entrenamiento
Explicar los principios del feedback
Guiar la primera sesión de feedback
2 personas
Reponer las bebidas del descanso
Servir snacks del descanso
2 personas
Guiar el segundo ejercicio de feedback
2 personas
Comentar los ejercicios
2 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
2 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Coordinar juegos de rol
2 personas
Rellenar las bebidas
Elaborar puntos de acción personales
Moderar la ronda de preguntas
Agradecer a los participantes
Completar la entrega de materiales

Seguimiento

Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar la técnica
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Enviar agradecimiento a los participantes
Compartir el material de formación digitalmente
Enviar los puntos de acción por correo a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 24
Mesa del bufécant. 2
Mesa de recepción

Vajilla

Platos de cenacant. 24
Platos de desayunocant. 24
Tazas de cafécant. 24
Vasos para aguacant. 30
Copas de vinocant. 24
Cuchilloscant. 24
Tenedorescant. 24
Cucharascant. 24

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Neveras portátilescant. 3

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Altavoz portátil

Entrenamiento

Bloques de trabajocant. 24
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Pizarra de hojas
Papel para rotafoliocant. 2
Notas adhesivascant. 12
Cinta adhesivacant. 3
Tarjetas de nombrecant. 24
Sobrescant. 24
Formularios de feedbackcant. 24

Limpieza

Papeleracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 5 días antes para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades de catering. Envía después un único mensaje con horario, ubicación y lo que deben llevar.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas entre 24 y 48 horas antes. Lleva también una alternativa para mostrar la presentación si falla la conexión.
Prepara un bloque de trabajo, un bolígrafo y varios rotuladores fosforescentes por persona, y añade un pequeño margen para quienes se incorporen sin material. Deja los casos prácticos y las hojas de trabajo separados por sesión.
Calcula las bebidas por momento: para la primera hora, prevé 2 o 3 bebidas por persona; después, ajusta agua, café y té a la duración y a las pausas previstas. Enfría las bebidas y prepara los termos antes de abrir la recepción.
Monta la sala al menos 60 minutos antes de la llegada: coloca mesas y sillas, conecta la presentación, prepara la mesa de recepción y deja listo el buffet. Comprueba que haya vajilla suficiente para desayuno, comida, agua y vino, además de cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación y sesión de feedback?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, objetivos y participantes. Deja cerrados el programa, el catering y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes, y prueba la técnica entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una formación?: Envía la primera invitación entre 2 y 3 semanas antes de la sesión, con fecha, ubicación y horario. Manda la información definitiva 3 días antes, cuando ya puedas confirmar inscripciones, dietas y cualquier indicación práctica.
¿Cuánto material de trabajo necesito por participante?: Prepara un bloque de trabajo y un bolígrafo por persona, además de rotuladores fosforescentes para las actividades. Añade entre un 5 y un 10 % de unidades extra para sustituciones o asistentes no previstos.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala y el catering?: Reserva al menos 60 minutos antes de la recepción para colocar mesas, sillas, material, presentación y buffet. El café y el té pueden prepararse durante los últimos 20 o 30 minutos; enfría las bebidas con varias horas de antelación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.