Checklist para organizar una formación de orientación al cliente
Organizar una formación de orientación al cliente requiere coordinar personas, contenidos y logística en un orden concreto. Primero fija la fecha, el programa y el formador; después gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas. Durante los días previos, comprueba el material, imprime los folletos, prepara las tarjetas con nombres y prueba la presentación. El día de la formación, reserva al menos una hora para abrir la sala, montar las mesas, conectar la técnica y preparar el registro y el punto de café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
Reservar ubicación de entrenamiento
Confirmar al formador
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Comprobar el material de entrenamiento
Imprimir folletos
Hacer tarjetas con nombres
Confirmar el catering
Probar la técnica
Hacer la compra
2 personas
Preparar los materiales
2 personas
Abrir el espacio
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar sillas
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Preparar los rotafolios
Montar el punto de café
2 personas
Montar la mesa de registro
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Servir café y té
2 personas
Abrir el entrenamiento
Guiar el bloque de formación sobre la experiencia del cliente
Preparar snacks para la pausa
Rellenar las bebidas
Ejercicios para guiar conversaciones con clientes
Repartir materiales de trabajo
2 personas
Recoger resultados en rotafolio
Preparar el bufé de cena
2 personas
Servir la cena
2 personas
Retirar la vajilla y los residuos
2 personas
Guiar el bloque de formación sobre gestión de quejas
Reponer bebidas y snacks
Finalizar los planes de acción personales
Cerrar el entrenamiento
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar la técnica
Cerrar el recinto
Devolver materiales sobrantes
Enviar el material de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de registro
- Taburetescant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono inalámbrico
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasoscant. 24
- Platos de cenacant. 24
- Platos de postrecant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Bandejas de servircant. 6
- Cucharonescant. 6
- Jarras de aguacant. 4
Entrenamiento
- Pizarras de rotafoliocant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Bloc de notascant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Notas adhesivascant. 8
- Papel A4cant. 2
- Folletoscant. 24
- Formularios de evaluacióncant. 24
- Tarjetas de tarea de serviciocant. 30
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba
- Papelera
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el formador antes de enviar las invitaciones; deja al menos 10 días para recibir inscripciones y actualizar la lista de participantes.
- Pide las preferencias dietéticas al registrarse y confirma el número final con el catering entre 3 y 5 días antes. Así evitas preparar un menú incorrecto o quedarte corto.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores, el micrófono y las regletas el día anterior, no cuando llegue el primer participante.
- Prepara los materiales por puesto: bloc de notas, bolígrafo, papel A4, notas adhesivas y tarjeta con el nombre. Coloca también los rotafolios y sus rotuladores antes de abrir la sala.
- Llega al menos 60 minutos antes para montar mesas y sillas, conectar la presentación, preparar el café y dejar lista la mesa de registro. Reserva 15 minutos adicionales si la sala o la técnica no te resultan familiares.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de orientación al cliente?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sala y confirmar al formador. Envía las invitaciones con al menos 10 días de margen y confirma asistentes, catering y materiales durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de una formación?
- Confirma el catering entre 3 y 5 días antes, cuando la lista de participantes esté casi cerrada. En ese momento comunica también las preferencias dietéticas y calcula las cantidades de café, té, agua y comida.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala de formación?
- Reserva como mínimo 60 minutos antes del inicio para abrir el espacio, comprobarlo, montar mesas y sillas, preparar los rotafolios y conectar el equipo de presentación. Añade 15 minutos si necesitas probar un micrófono o un adaptador.
- ¿Qué material necesita cada participante en una formación?
- Prepara como mínimo un bloc de notas, un bolígrafo, papel A4, notas adhesivas y una tarjeta con el nombre por persona. Añade los folletos impresos y deja algunos juegos extra: calcula un 10 % adicional para cubrir pérdidas o asistentes sin confirmar.
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